Auto Attendants

Mit Hilfe des Auto Attendants lassen sich Anrufe einfach und automatisiert weiterleiten, ohne dass beispielsweise der Empfang durch eine Person besetzt sein muss. Gerade für Anrufer auf der Zentrale ist ein Auto Attendant von Vorteil, da sie direkter zum gewünschten Ziel gelangen. Außerdem müssen sich Mitarbeiter nicht mehr zwingend mit Firmennamen melden, da dieser schon in der Ansage vor dem Melden klar und deutlich angesagt wurde.

Es müssen keine speziellen Benutzer oder Leitungen konfiguriert werden. Sie können hier ein Regelwerk einsetzen, das anhand von Datum, Uhrzeit und/oder Anrufernummer auswertet, welche Ansagen für den Anrufer abgespielt werden. Sie benötigen lediglich eine XPhone Connect Auto Attendant Lizenz, entsprechende Ansagen sowie einen Auto Attendant.

Hinweis

Pro XPhone Connect - Auto Attendant Lizenz dürfen Sie bis zu 20 Auto Attendants verwenden.

Beispielszenarien

  • Szenario 1

    Die Zentrale wird umgeleitet auf den Auto Attendant, mit einem Menü für den Anrufer. Ruft der Anrufer an Feiertagen, Wochenenden oder Außerhalb der Geschäftszeiten an, so wird die Ansage Zentrale-Außerhalb der Geschäftszeiten abgespielt, die darauf hinweist, dass keiner erreichbar ist. Ansonsten bekommt der Anrufer die Ansage Zentrale -Menü vor dem Melden zu hören, in dem ihm die Optionen für die Weitervermittlung angeboten werden, z. B. Vertrieb (1), Support (2), Zentrale (3, keine Auswahl). Je nachdem, welche Taste der Anrufer nun drückt, wird er mit der entsprechenden Abteilung verbunden.

  • Szenario 2

    Die Vertriebshotline wird umgeleitet auf eine ACD (Autmoatic Call Distribution). Sind alle Mitarbeiter besetzt, so wird umgeleitet auf einen Auto Attendant. Dieser spielt eine entsprechende Ansage ab und gibt dem Anrufer die Möglichkeit, eine Voicemail zu hinterlassen. Diese Voicemail wird an die zentrale Vertriebsmailbox sales@company.com gesendet, auf die alle Vertriebsmitarbeiter Zugriff haben.

Zugriff auf das XPhone Connect Directory

Damit Auto Attendants serverseitig bereits die Anrufer identifizieren können (Anzeige der Anruferdaten bereits in der E-Mail), ist es ggf. erforderlich, Ihnen spezielle Berechtigungen in den jeweiligen Datenquellen zu geben. Dies kann z.B. dann erforderlich sein, wenn der Zugriff auf eine Datenquelle nur einer bestimmten Sicherheitsgruppe gestattet ist. Da für die Auto Attendants keine Benutzer angelegt werden müssen, reicht es, in der Administrationsoberfläche des XPhone Connect Directory in den jeweiligen Datenquellen die Berechtigungen zusätzlich für Auto Attendants zu setzen. Kapitel: XPhone Connect Directory.

Erstellen / bearbeiten

Um einen Auto Attendant hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Auto Attendant. Der Neuen Auto Attendant erstellen-Dialog öffnet sich. Um einen Auto Attendant zu bearbeiten, markieren Sie diesen und klicken auf Bearbeiten oder klicken Sie direkt auf den Namen.

Allgemein

Geben Sie zunächst Namen, Beschreibung und Rufnummer für den Auto Attendant an.

Beispiel:

Name:

Vertrieb Abwurf

Beschreibung:

Abwurf von Callcenter + Nachricht hinterlassen

Rufnummer:

28123

Regeln

Ähnlich wie bei der Voicemail Ansagen können Sie hier festlegen welche Ansage unter welchen Bedingungen abgespielt werden soll. Bitte beachten Sie die Reihenfolge der Regeln in der Tabelle. Die erste erfüllte Bedingung wird ausgeführt.

  1. Um einen Regelteil zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen unter Aktiv checkbox_leer für die gewünschte Ansage.

  2. Um einen Regelteil zu verschieben, halten Sie die entsprechende Schaltfläche verschieben_icon (am Ende jeder Zeile) gedrückt und verschieben den Regelteil an die gewünschte Stelle. Ein Pfeil zeigt Ihnen wohin der Regelteil nach dem Loslassen abgelegt wird.

  3. Unter Ansagen können Sie aus den unter Systemeinstellungen > UM > Voicemail > Ansagen erstellten Voicemail-Ansagen auswählen.

Legen Sie dazu zunächst die jeweiligen Bedingungen für Datum, Uhrzeit oder Rufnummer an, indem Sie in der Dropdown-Liste des gewünschten Kriteriums aus den bereits existierenden Werten auswählen oder neue Bedingungen anlegen:

Neues Datum hinzufügen

  1. Wählen Sie dazu in der Pulldown-Liste Datum hinzufügen… aus. Es öffnet sich der Neues Datum hinzufügen-Dialog.

  2. Vergeben Sie zunächste einen eindeutigen Namen (Pflichfeld).

  3. Wählen Sie aus:

    • Wochentage

    • oder frei definierbare Tage

  4. Frei definierbare Tage:

    • Weitere frei definierbare Tage können mit einem Klick auf den + Button add hinzugefügt werden. Es erscheint eine weitere Zeile.

    • Soll sich eine Bedingung jährlich wiederholen so markieren Sie die Checkbox Jährlich wiederholen.

  5. Durch Klick auf den - Button remove kann eine Zeile wieder entfernt werden.

    • Wollen Sie nur ein Datum definieren, so füllen Sie einfach nur das Feld Am/Vom aus.

  6. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Datum bearbeiten

  1. Wählen Sie das Datum aus der Pulldown-Liste aus, welches Sie bearbeiten wollen.

  2. Klicken Sie danach auf den Datum-Änderungs-Button change.

  3. Im sich nun öffnenden Dialog können Sie die Einstellung anpassen.

  4. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Datum löschen

  1. Wählen Sie Datum löschen… aus der Pulldown-Liste aus.

  2. Im sich nun öffnenden Dialog Datum löschen können Sie alle löschbaren Zeilen mit einem Klick auf den - Button remove entfernen.

  3. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Neue Uhrzeit hinzufügen

  1. Wählen Sie dazu in der Pulldown-Liste Uhrzeit hinzufügen… aus. Es öffnet sich der Neue Uhrzeit hinzufügen Dialog.

  2. Vergeben Sie zunächste einen eindeutigen Namen (Pflichtfeld)

  3. Vergeben Sie eine frei definierbare Uhrzeit.

    • Weitere frei definierbare Uhrzeiten können mit einem Klick auf den + Button add hinzugefügt werden.

    • Durch Klick auf den - Button remove kann eine Zeile wieder entfernt werden.

  4. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Uhrzeit bearbeiten

  1. Wählen Sie die Uhrzeit aus der Pulldown-Liste aus, welche Sie bearbeiten wollen.

  2. Klicken Sie danach auf den Uhrzeit-Änderungs-Button changetime.

  3. Im sich nun öffnenden Dialog können Sie die Einstellung anpassen.

  4. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Uhrzeiten löschen

  1. Wählen Sie Uhrzeiten löschen… aus der Pulldown-Liste aus.

  2. Im sich nun öffnenden Dialog Uhrzeiten löschen können Sie alle löschbaren Zeilen mit einem Klick auf den - Button remove entfernen.

  3. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Neuen Rufnummernfilter hinzufügen

  1. Wählen Sie dazu in der Pulldown-Liste Rufnummernfilter hinzufügen… aus. Es öffnet sich der Neuen Rufnummernfilter hinzufügen Dialog.

  2. Vergeben Sie zunächste einen eindeutigen Namen (Pflichfeld)

  3. Wählen die Bedingungen aus:

  • Unterdrückte Rufnummer (keine Rufnummer übertragen) ODER:

  • Rufnummer des Anrufers beginnt mit

    • Eingabe erforderlich: Vollständige Hauptnummer oder nur ein Teil beginnend im E.164 Format - z.B.: +49...

  • Rufnummer des Anrufers beginnt NICHT mit

    • Eingabe erforderlich: Vollständige Hauptnummer oder nur ein Teil beginnend im E.164 Format - z.B.: +49...

  • Rufnummer des Anrufers liegt im Bereicht

    • Eingabe erforderlich: Hauptnummer im E.164 Format - z.B.: +49.... + von Durchwahl + bis Durchwahl

  • Rufnummer des Anrufer ist gleich

    • Vollständige Hauptnummer im E.164 Format - z.B.: +49...

  1. Weitere Rufnummerntypen können mit einem Klick auf den + Button add hinzugefügt werden. Durch Klick auf den - Button remove kann eine Zeile wieder entfernt werden.

  2. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Rufnummernfilter bearbeiten

  1. Wählen Sie den Rufnummernfilter aus der Pulldown-Liste aus, welchen Sie bearbeiten wollen.

  2. Klicken Sie danach auf den Rufnummernfilter-Änderungs-Button change.

  3. Im sich nun öffnenden Dialog können Sie die Einstellung anpassen

  4. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

Rufnummernfilter löschen

  1. Wählen Sie Rufnummernfilter löschen… aus der Pulldown-Liste aus.

  2. Im sich nun öffnenden Dialog Filter löschen können Sie alle löschbaren Zeilen mit einem Klick auf den - remove Button entfernen.

  3. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in den vorherigen Dialog.

    • Oder, durch einen Klick auf Abbrechen gelangen zurück in den vorherigen Dialog - die neuen Einstellungen werden verworfen.

  4. Details zur Konfiguration neuer Kriterien finden Sie auch in der Beschreibung zur Erstellung von Voicemail Ansagen.

  5. Schließen Sie die Konfiguration mit einem Klick auf Speichern ab und gelangen zurück in die Übersichtsliste der Auto Attendants.

    • Oder Sie klicken auf Abbrechen und es werden neue Einstellungen verworfen - neue bereits gespeicherte Bedingungen wie Datum, Uhrzeit und Rufnummern bleiben für einen späteren Zugriff vorhanden und werden nicht verworfen.

Voicemails

Wenn Ansagen in der Konfiguration des Auto Attendants verwendet werden, in der die Aufnahmefunktion aktiviert ist, so werden aufgenommene Voicemails als E-Mails mit Audio-Dateianhang versendet.

Geben Sie dazu die E-Mail-Adresse(n) ein (bei mehreren E-Mail-Adressen, Trennung durch ,), an die die Voicemail-Nachrichten versendet werden sollen.

Wählen Sie nun die Sprache für die E-Mails aus der Drop-Down-Liste aus:

  • Deutsch

  • Englisch

  • Französisch

  • Italienisch

Alternativ können Sie die Nachrichten direkt an die Voicebox eines XPhone Connect Server Benutzers senden lassen. Wählen Sie den Benutzer direkt aus über die Schaltfläche Benutzer auswählen.

Sie können ferner festlegen, ob Sie Voicemails auch dann versendet werden sollen, wenn der Anrufer keine Nachricht aufgesprochen hat oder weiterverbunden wurde. Geben Sie für die Voicemail-Nachrichten des Auto Attendants eine Absender-E-Mail-Adresse an, z. B. AA-Sales@company.com.

Zusätzlich können Sie noch die maximale Länge der Nachrichten (in Sekunden) definieren sowie das Datenformat:

CCITT a-Law

8.000 kHz

8-Bit

Mono

~7 KB/s

CCITT u-Law

8.000 kHz

8-Bit

Mono

PCM

8.000 kHz

8-Bit

Mono

~7 KB/s

Löschen

Um einen Auto Attendant zu löschen, markieren Sie den zu löschenden Auto Attendant und klicken (oben) auf Löschen.

Bestätigen Sie den Hinweis Möchten Sie die ausgewählte Auto Attendant wirklich löschen? mit OK.

Sie erhalten, nach einem erfolgreichen Löschvorgang, im oberen Bereich des Fensters einen Hinweis eingeblendet.

Duplizieren Um einen Auto Attendant zu duplizieren markieren Sie den zu kopierenden Auto Attendant und klicken dann (oben) auf Duplizieren.

Der Auto Attendant wird nun dupliziert und dem Zusatz im Namen - Kopie (2) gespeichert.

Den Namen können Sie ändern, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Testen

Einen Auto Attendant können sie testen, wenn Sie beispielsweise wissen möchten, welche Ansage am kommenden Feiertag um 10Uhr abgespielt wird, wenn ein Anrufer mit der Nummer +41... anruft.

Um einen Auto Attendant zu testen, markieren Sie in der Übersichtsliste der Auto Attendants denjenigen, den Sie testen möchten, klicken auf Auto Attendant testen. Im folgenden Dialog müssen Sie die Rufnummer des Endgeräts eingeben, mit dem Sie die testen möchten.

Durch Klick auf Auto Attendant wählen können Sie zu einem anderen wechseln, ein Suchfeld erscheint. Auto Attendants könne je nach Bedingung (Anruferrufnummer, Datum und Uhrzeit) unterschiedlich auf einen Anruf reagieren. Um den Test so genau wie möglich durchführen zu können, haben Sie auch die Möglichkeit Datum, Uhrzeit und Anrufernummer zu simulieren.

Wenn Sie den Test nun beginnen möchten, klicken Sie auf den Play-Button play. Während Sie mit dem Ansage-System verbunden sind, ist auch der Ziffernblock klickbar, mit dem sich, je nach Konfiguration, Aktionen auch während der Ansage ausführen lassen.

Sie beenden das Gespräch indem Sie auflegen oder den entsprechenden Button hang klicken.

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