E-Mail-Gateway

Hinweis

Schauen Sie sich unser Video-Tutorial zum Thema Systemeinstellungen an.

Einstellungen bzgl. E-Mail-Versand (z.B. für E-Mails aus UM- oder Telefonie-Diensten) können hier vorgenommen werden. Es wird dabei zwischen internen und externen E-Mail-Server unterschieden.

E-Mail-Server

Das E-Mail-Gateway muss konfiguriert werden, wenn der XPhone Connect Server E-Mail-Nachrichten an externe SMTP Adressen verschicken soll. Das E-Mail-Gateway übernimmt dabei den tatsächlichen E-Mail-Versand (SmartHost) und muss daher mit dem Internet verbunden sein. Das E-Mail-Gateway wird beispielsweise von den UM Diensten oder der E-Mail-Anruferbenachrichtigung in Abwesenheit benötigt.

Mit der entsprechenden Checkbox kann ausgewählt werden ob der externe E-Mail-Server eine SMTP-Authentifizierung oder eine SMTP-Verschlüsselung erfordert.

Externer E-Mail-Server

Geben Sie Hostname oder IP-Adresse und Port des externen E-Mail-Servers ein.

Falls der externe Nachrichtenspeicher eine SMTP-Authentifizierung erfordert, so muss bei Aktivierung dieser Option Anmeldename und Kennwort eingegeben werden.

Erfordert der E-Mail-Server eine SMTP-Verschlüsselung, so aktivieren Sie das entsprechende Häkchen und wählen SSL oder TLS.

Absenderkennung

Die Absenderkennung kann getrennt eingerichtet werden für UM- und Telefondienste (z.B. Benachrichtigung über entgangene Anrufe) und Meetings (z.B. Erinnerung kurz vor Beginn des Meetings).

Dieser Parameter wird als Absenderadresse in alle E-Mail-Nachrichten eingetragen, die der XPhone Connect Server verschickt. Ändern Sie diesen Parameter nur, wenn der E-Mail Server, der die Nachrichtenweiterleitung durchführt, ein bestimmtes Absendeformat benötigt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Domäne der Absenderadresse als Sicherheitsmerkmal verwendet wird. Hier sind alle Eingabeformate erlaubt, die den Formatanforderungen einer SMTP-Absenderadresse genügen.

Erweiterte Einstellungen

Vorsicht

Ändern Sie diese Einstellungen nur in Absprache mit dem Produktsupport.

Einstellungen überprüfen & Test-E-Mail versenden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Test-E-Mail versenden, um mit den Einstellungen ein Verbindungstest durchzuführen. Überprüfen Sie anschließend den Empfang der Test-E-Mail im adressierten Postfach.

Vorlagen für E-Mail-Erinnerungen anpassen

Die Vorlagen für Erinnerungen des XPhone Connect Servers zu geplante Meetings lassen sich anpassen. (Einschränkung: Nur statische Texte sind änderbar, nicht jedoch die Platzhalter. Änderungen müssen in jeder Sprache vorgenommen werden.)

Geändert oder hinzugefügt werden können diese Elemente:

• Firmenname

• Logo

• Betreff der E-Mail

• Absenderkennung (XPhone Connect Server Administration -> Systemeinstellungen -> E-Mail-Gateway -> Absenderkennung Meetings)

• Überschriften und Inhalt

• Formatierungen

• Reihenfolge der Einwahldaten

• Anpassung für verschiedene Sprachen (2 Sprachen in einer E-Mail möglich)

• Die Vorlagen sind auf dem XPhone Connect Server gespeichert unter: <servername>\XPhone Connect Server\MailTemplates\System\:

  <servername>\XPhone Connect Server\MailTemplates\System\
  
  ConferenceInfoAdHocOwnerMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoAdHocParticipantMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoOwnerMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocOwnerMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocParticipantWithoutAudioMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoOwnerMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingGoodbyeText[Sprache].xml
  WebMeetingWelcomeText[Sprache].xml
  

  Die XML-Dateien müssen aus dem Verzeichnis heraus kopiert und eine Ebene höher eingefügt werden nach <servername>\XPhone Connect Server\MailTemplates\. Diese Kopien können bearbeitet werden und werden dann vom Server beim Versand der Erinnerungen verwendet.

Hinweis zu Logo/Grafik in der E-Mail:

Eine Grafik muss über HTML eingebettet werden, z.B. mit

• <img src="http://www.mycompany.com/images/logos/mylogo.gif" alt="Logo" />.

Das Bild erscheint in der E-Mail z.b. in Outlook, wenn der Empfänger den Absender als sicheren Absender eingetragen hat, andernfalls wird der Empfänger aus Sicherheitsgründen üblicherweise durch Outlook zum manuellen Nachladen der Datei aufgefordert.

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