Ansagen

Ansagen stellen einen Ablauf mehrerer Aktionen dar, die während eines Anrufs auf die Voicemail eines Benutzers stattfinden.

Ansagen bestehen in der Regel aus einer Begrüßung und einer Aktion, z. B. Nachricht des Anrufers aufzeichnen, wobei die Begrüßung aus mehreren Teilen bestehen kann.

Es kann konfiguriert werden, welche Ansage Benutzer verwenden können.

Über Regeln wird ein Zeitplan definiert, in dem festgelegt ist, welche Ansagen unter welchen Kriterien unabhängig von der persönlichen Einstellung der Benutzer verwendet werden sollen (z. B. Feiertagsansage).

Wenn mehrere ähnliche Ansagen konfiguriert werden sollen, können Sie Kopien über die Option Duplizieren erstellen.

Ansagen können aus den mitgelieferten Standardtextbausteinen, selbst aufgenommenen Texten oder vorhandenen WAV-Dateien erstellt werden. Jeder Ansage kann eine Standardaktion zugewiesen werden, z.B. Signalton abspielen und Nachricht aufzeichnen, „Auflegen“ oder „Weitervermitteln an beliebige Rufnummer“. Beachten Sie, dass die Aktion Verzweigen zu weiterer Ansage nur genutzt werden kann, wenn eine Lizenz für Auto Attendant vorhanden ist. Die genannten Aktionen können ebenfalls für die Tasten 0 bis 9 definiert werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Voicemail Ansagen vom Windows Media Player abgespielt werden können müssen. Das bevorzugte Format ist CCITT A-Law, 8 kHz.

Erstellen / bearbeiten

Um eine Ansage hinzuzufügen klicken Sie auf Neue Ansage. Der Neue Ansage erstellen-Dialog öffnet sich. Um eine Ansage zu bearbeiten, markieren Sie diese und klicken auf Bearbeiten oder klicken Sie direkt auf den Namen.

Allgemein

Geben Sie hier einen Namen (Pflichtfeld) für dieAnsage sowie eine Beschreibung an.

Unter Systemtexte wählen Sie die Sprache aus, in der Systemmeldungen wie Bitte warten…Sie werden verbunden oder auch mitgelieferte Textbausteine angesagt werden sollen. Sollte der Kunde eigene Texte aufsprechen, dann ist die identische Sprache für Systemmeldungen auszuwählen.

Ansage

Eine Ansage kann aus verschiedenen Ansagenteilen bestehen, die Sie hier individuell und einfach konfigurieren können. Folgende Ansagenteile stehen zur Auswahl. Jeder Ansagenteil kann aktiviert checkbox bzw. deaktiviert checkbox_leer werden.

Ansagenteil	Beschreibung
Ansage Teil 1	Auswahl von Systemtexten, z.B. Herzlich willkommen in der Sprachbox von Es kann auch ein eigener Text aufgenommen, bzw. hochgeladen werden.
Aufgezeichnete Name	Der aufgezeichnete Name des Angerufenen wird abgespielt (falls vorhanden, alternativ Rufnummer).
Ansage Teil 2	Auswahl von Systemtexten, z.B. Ihr gewünschter Gesprächspartner kann Ihren Anruf leider nicht persönlich entgegennehmen. Es kann auch ein eigener Text aufgenommen, bzw. hochgeladen werden.
Rückkehrdatum	Rückkehrdatum des Angerufenen abspielen. Das Rückkehrdatum wird anhand der Teampräsenz des Angerufenen ermittelt.
Ansage Teil 3	Auswahl von Systemtexten, z.B. Wenn Sie uns eine Nachricht hinterlassen, melden wir uns so schnell wie möglich bei Ihnen. Vielen Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören. Es kann auch ein eigener Text aufgenommen, bzw. hochgeladen werden.

Ansagenteil einer Ansage bearbeiten

Klicken Sie in einer Ansage auf das Bearbeiten-Symbol Ansagenteil_bearbeiten des jeweiligen Ansagenteils.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Rufnummernfeld
- Geben Sie hier eine Rufnummer an, unter der Sie aktuell erreichbar sind, um die Ansagenteile abzuspielen oder um Ansagen aufzunehmen .
Systemtext
- Diese Texte sind vorgegeben und können nur ausgewählt, jedoch nicht geändert werden. Wählen Sie aus der Drop-Down Liste einen gewünschten Systemtext aus.
- Alle Texte sind sortiert nach Ansagen-Teil 1,2 oder 3.
- Wenn Sie einen Text anhören wollen:
  Wählen Sie einen Systemtext aus.
  
  Geben Sie ihr Nebenstellennummer ins Rufnummernfeld ein (z.B. 255).
  
  Klicken Sie auf Play , Ihr Telefon klingelt - nehmen Sie den Anruf entgegen.
  
  Die Ansage wird Ihnen nun vorgespielt.
  
  Um die Ansage zu beenden legen Sie einfach auf oder klicken auf Auflegen .
  
  Hinweis
  
  Das Beschreibungsfeld kann bei Systemansagen nicht angepasst werden.
Eigener Text
- Sie können hier mit eigenen Texten arbeiten und folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
  Eigenen Text hochladen:
  
  Sie können bereits vorhandene wav-Dateien hochladen.
  
  Klicken Sie auf den Button und dann auf Durchsuchen.
  
  Wählen Sie die gewünschte wave-Datei aus und klicken auf Öffnen.
  
  Automatisch startet nun der Upload. Die Datei wird gleichzeitig auf Kompatibilität geprüft.
  
  Text herunterladen:
  
  Eigene Texte können als wav-Datei heruntergeladen werden, um sie ggf. zu archivieren bzw. in anderen Ansagenteilen wiederzuverwenden.
  
  Eigenen Text abspielen:
  
  Beim Klick auf den Play-Button wird über die angegebene Rufnummer die Ansage abgespielt.
  
  Eigenen Text aufnehmen:
  
  Mit Hilfe dieser Record-Taste können Sie selbst eine Ansage besprechen.
  
  Der Aufnahme-Button ändert sich nach einem Klick in ein Aufnahme-Stopp-Button .
  
  Alternativ können Sie auch mit Hilfe der Taste
  
  am Endgerät die Aufnahme beenden,
  
  mit abbrechen,
  
  anhören mit ,
  
  neu aufzeichnen mit und
  
  speichern mit .
  
  Auflegen: Das Telefongespräch wird beendet.
  
  Beschreibungsfeld: Geben Sie hier den Inhalt der Ansage an. Dies erleichtert das Erkennen in der Übersicht der Ansagenteile.

Übernehmen Sie Ihre Ansagenteil-Einstellungen indem Sie auf Übernehmen klicken. Danach müssen Sie die Ansage mit einem Klick auf Speichern sichern.

Ansage abspielen

Um sicherzustellen, dass die Ansage wunschgemäß konfiguriert ist, besteht die Möglichkeit, Anrufe zu simulieren.

Einen Ansagenteil einer Ansage abhören:

Wollen Sie sich nur einen Teil der Ansage anhören, markieren Sie in der Übersichtsliste der Ansagen diejenige, die Sie testen möchten und klicken aufBearbeiten. Es öffnet sich ein Dialog der entsprechenden Ansage Ansage ändern, klicken Sie nun auf das Bearbeiten-Symbol des jeweiligen Ansagenteils und geben die Rufnummer des Endgerätes ein, mit dem Sie die Ansage testen möchten. Durch Klick auf den Play-Button wählt der XPhone Connect Server das Endgerät an und spielt Ihnen die Ansage vor.
Eine gesamte Ansage abhören:

Um eine gesamte Ansage zu testen, klicken Sie unten rechts auf die Aktion Ansage testen um die gesamte Ansage zu testen. Im folgenden Dialog müssen Sie die Rufnummer des Endgeräts eingeben, mit dem Sie die Ansage abhören möchten. Der gesamte Ansagetext wird im Dialog angezeigt (sofern vorhanden). Wenn Sie die Ansage hören möchten, klicken Sie auf den Play-Button . Während Sie mit dem Ansage-System verbunden sind, ist auch der Ziffernblock klickbar, mit dem sich je nach Konfiguration Aktionen auch während der Ansage ausführen lassen. Sie beenden das Gespräch indem Sie den Hörer auflegen oder den entsprechenden Button klicken.

Aktionen

Die Standardaktion ist vorbelegt mit Signalton und Nachricht aufzeichnen und wird ausgeführt, wenn keine Eingabe erfolgt. Es stehen folgende Aktionen zur Verfügung, die den Zifferntasten eines Telefons Dial_0 - zugeordnet werden können:

Aktion	Individuell konfigurierbar durch Benutzer (wenn erlaubt)
Auflegen	Nein
Signalton und Nachricht aufzeichnen	Nein
Vermittlung an benutzerdefinierte Rufnummer	Ja
Vermittlung an Heimarbeitsplatznummer des Angerufenen	Nein, Nummer wird aus Stammdaten verwendet
Vermittlung an Mobilnummer des Angerufenen	Nein, Nummer wird aus Stammdaten verwendet
Vermittlung an private Rufnummer des Angerufenen	Nein, Nummer wird aus Stammdaten verwendet
Zu weiterer Ansage verzweigen [1]	Nein

Unter Aktive Telefontasten während der Ansage (DTMF-Erkennung) lassen sich Tasten mit entsprechenden Aktionen verknüpfen, die während der Ansage direkt zum Abbruch der Ansage und Ausführung der definierten Aktion führen. Die auswählbaren Aktionen finden Sie in der darüberliegenden Tabelle.

Weitere Einstellungen

Es besteht die Möglichkeit, Wartezeiten zu konfigurieren, bevor Ansagen abgespielt werden. Bitte wählen Sie ggf. aus der Drop-Down-Liste die gewünschte Wartezeit (keine - 6 Sekunden) aus. Außerdem kann die Wartezeit, bevor eine weitere Aktion ausgeführt wird, eingestellt werden. Bitte wählen Sie ggf. aus der Drop-Down-Liste die gewünschte Wartezeit (keine - 6 Sekunden) aus.

Soll vor dem Vermittlungsvorgang die Systemansage Wir verbinden abgespielt werden, um den Anrufer darüber zu informieren, so ist die entsprechende Checkbox zu aktivieren .

Zusätzlich lässt sich für den Fall, dass die Vermittlung fehlschlägt, eine der folgenden Aktion ausführen:

Auflegen
Signalton & Nachricht des Anrufers aufzeichnen
Vermittlung an benutzerdefinierte Rufnummer (inkl. Rufnummerneingabe)
Vermittlung an Heimarbeitsplantznummer des Angerufenen
Vermittlung an Mobilnummer des Angerufenen
Vermittlung an private Rufnummer des Angerufenen
Zu weiterer Ansage verzweigen (Auswahl via Drop-Down-Liste aller Ansagen)

Löschen

Um eine Ansage zu löschen, markieren Sie die zu löschende Ansage und klicken (oben) auf Löschen.

Bestätigen Sie den Hinweis Möchten Sie die ausgewählte Ansage wirklich löschen? mit OK.

Sie erhalten, nach einem erfolgreichen Löschvorgang, im oberen Bereich des Fensters einen Hinweis eingeblendet.

Duplizieren

Um eine Ansage zu duplizieren markieren Sie die zu kopierende Ansage und klicken dann (oben) auf Duplizieren.

Die Ansage wird nun dupliziert und dem Zusatz im Namen - Kopie(2) gespeichert.

Den Namen können Sie ändern, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Abspielen

Um eine gesamte Ansage zu testen, markieren Sie in der Übersichtsliste der Ansagen diejenige, deren Ablauf Sie testen möchten, klicken auf play . Im folgenden Dialog müssen Sie die Rufnummer des Endgeräts eingeben, mit dem Sie die Ansage testen / anhören möchten.

Der gesamte Inhalt des Ansagetextes wird im Dialog angezeigt (sofern vorhanden). Wenn Sie die Ansage hören möchten, klicken Sie auf den Play-Button play . Während Sie mit dem Ansage-System verbunden sind, ist auch der Ziffernblock klickbar, mit dem sich, je nach Konfiguration, Aktionen auch während der Ansage ausführen lassen.

Beenden Sie das Abspielen, indem Sie auflegen oder den entsprechenden Button hang klicken.

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