Fax

Allgemein

• Fax Adressraum

  Beim Versand einer Faxnachricht über den E-Mail-Client, muss im Adressfeld eine Faxnummer mit angehängter SMTP-Domäne angegeben werden (z. B. 12345@fax.firma.com). Zweckmäßigerweise wählen Sie hier den Domänennamen der Firma und stellen den Begriff fax voran.

  Im SMTP-Routing des E-Mail-Servers sind diese beiden Einstellungen entsprechend einzutragen. Die Einstellungen bewirken, dass E-Mails, die an den angegebenen Adressraum adressiert sind, an den IP-Socket des Fax-Dienstes weitergeleitet und als Faxnachrichten interpretiert werden. Für die Einstellungen am E-Mail-Server beachten Sie die Anleitung im Kapitel der Anschaltedokumentationen.

• IP-Adresse Faxdienst

  Standardmäßig arbeitet der Faxdienst auf Port 2533 auf allen IP Adressen des UM Rechners (Einstellung „Automatisch“). Normalerweise muss diese Einstellung nicht geändert werden. Falls es dennoch erforderlich wird, können im manuellen Modus IP-Adresse und Port individuell vergeben werden.

Spartarife und Wahlwiederholung

• Spartarif

  Die Option Spartarif können Anwender für zu versendende Fax-Nachrichten wählen, um so beispielsweise während der regulären Betriebszeiten keine Kanäle zu belegen.

• Wahlwiederholung

  Kann eine Faxnachricht nicht versendet werden (Empfänger z.B. besetzt), wird hier festgelegt, wie oft der Verbindungsversuch automatisch wiederholt wird und in welchem Zeitabstand.

Unerwünschte Faxsendungen

Unerwünschte Faxsendungen (z. B. Werbung) können an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet (z.B. Spam-Box) oder abgewiesen werden. Aus technischen Gründen muss die Nachricht jedoch generell vollständig übertragen werden. Eine Filterung ist nach Stationskennung (CSID) und Senderrufnummern möglich.

Archivierung von Faxnachrichten

Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TFF, SFF oder PDF archiviert werden. Standardmäßig ist die Archivierung eingehender Faxe im PDF-Format aktiviert. Sie können den Speicherort für die archivierten Faxnachrichten festlegen.

Erweiterte Einstellungen

Sie können nun noch weitere zusätzliche Parameter hinzufügen, bereits bestehende über Bearbeiten modifizieren oder mit Entfernen Parameter löschen. Klicken Sie wiederum auf Speichern, um die ausgewählten Parameter mit den gesetzten Werten zu übernehmen.

Hinweis

Ändern Sie weitere Einstellungen nur in Absprache mit dem Produktsupport.

Name	Wert
Fax2Mail\CallerIdentification [1]	0 = aus 1 = ein (Default)
Fax2Mail\CommonNumber [2]
Fax2Mail\PostMaster [3]	z.B. catch-all-fax@domain.tld
Fax2Mail\PostMasterNumbers [4]	z.B. 11001-11999;22001-22009
Fax2Mail\RedirectTimeout [5]
Fax2Mail\Sff2Tiff [6]	Einstellung nur durch den Produktsupport!
Fax2Mail\SmsNotificationSenderType [7]	0 = Senderrufnummer = Mobilnummer des Benutzers 1 = Senderrufnummer = Voiceport-Nummer
Mail2Fax\FaxRendering [8]	Einstellung nur durch den Produktsupport!
Mail2Fax\FaxUserSessionId
Mail2Fax\FormatOutgoingMSN [9]	0 = SHORTEST, incl. prefix 1 = LOCAL, incl. prefix 2 = NATIONAL, incl. prefix 3 = INTERNATIONAL, incl. prefix 10 = SHORTEST, no ext. line prefix 11 = LOCAL, no ext. line prefix 12 = NATIONAL, no ext. line prefix 13 = INTERNATIONAL, no ext. line prefix
Mail2Fax\RtfRenderer
Mail2Fax\SFAXFromMasterData [10]	0 = Faxnummer aus dem Abschnitt ‚Fax‘ des Benutzers verwenden 1 = Faxnummer aus dem Abschnitt ‚Allgemein‘ des Benutzers verwenden
Mail2Fax\ShortFaxHeadline [11]	0 = Langes Format: Headline + CSID + Datum/Uhrzeit + Seitenzahl 1 = Nur Headline aus der Konfiguration, ohne CSID, Datum, Uhrzeit, Seitenzahl etc. 2 = Headline aus der Konfiguration + Seitenzahl, keine CSID, Datum, Uhrzeit etc.
Mail2Fax\UserCoverPagesDir [12]
Mail2Fax\SAPSenderEmailFormat [13]	0 = Keine Sonderbehandlung für SAP-Sender-Format (Default). 1 = SAP-Sender-Format wird berücksichtigt. DR/NDR ohne Attachment zurück an SAP. 2 = SAP-Sender-Format wird berücksichtigt. Keine (!) DR/NDR an SAP.

[1]

Anruferidentifikation auf dem Server bei eingehenden Faxen.

[2]

Tragen Sie hier als Komma-separierte Liste zentrale Rufnummern ein, die zur Weiterleitung von Fax-Anrufen an Fax-Postfächer verwendet werden (z.B. Sammelanschlüsse). Im Regelfall werden Fax-Postfächer ohne Weiterleitung direkt angerufen, so dass hier keine Eingabe nötig ist.

[3]

E-Mail-Adresse eines zentralen Fax-Postfachs (Catch-All) für nicht an Benutzer zustellbare Faxe (z.B. wegen ungültiger Durchwahl). Diese zentrale Adresse muss einem eingerichteten XPhone Connect Benutzer mit gültiger Fax-Lizenz entsprechen.

[4]

Rufnummern oder Intervalle, für die das zentrale Postfach für unzustellbare Faxe aktiv sein soll. Mehrere Bereiche oder Nummern können mit Semikolon getrennt angegeben werden.

[5]

Maximale Zeit in Millisekunden für das Warten auf die Redirected-Number vom CAPI.

[6]

Konvertierung eingehender Faxe von SFF nach TIFF.

[7]

Typ der verwendeten Senderrufnummer für SMS-Benachrichtigung bei eingehenden Faxen.

[8]

Konvertierung von Dokumenten ins TIFF Format.

[9]

Format für ausgehende MSN.

[10]

Faxnummer für serverseitiges Faxdeckblatt (Feld ‚SFAX‘).

[11]

Format für die Fax-Kopfzeile.

[12]

Verzeichnis, in dem sich die Fax-Deckblätter der Benutzer befinden.

[13]

Unterstützung Faxversand aus SAP mit speziellen Absender-Faxnummern

Drucker

Der Fax-Nachrichteneingang auf bestimmten Faxpostfächern kann automatisch ausgedruckt werden. Tragen Sie hier ein, für welche Faxdurchwahlen ein automatischer Ausdruck erfolgen soll. Dies können Durchwahlen bereits existierender Faxpostfächer sein oder aber auch Durchwahlnummern, für die kein Postfach existiert (z.B. zentraler Firmen-Faxdrucker).

Der Ausdruck kann auf alle Drucker erfolgen, für die der UM-Computer das Recht zu Drucken besitzt. Wählen Sie in der Druckerauswahlliste den gewünschten Drucker aus. In manchen Fällen ist es möglich, dass der gewünschte Drucker nicht in der Auswahlliste erscheint (z.B. lokal angeschlossener Drucker, wenn die UM-Dienste nicht auf dem Server installiert sind, der für CTI verwendet wird). In diesem Fall kann der Druckername in das Eingabefeld direkt eingetragen werden.

Anlegen / bearbeiten

Eingehendes Fax an einen Drucker senden

Über Hinzufügen können Sie einem Drucker eine Faxdurchwahl zuweisen. Geben Sie in das Feld MSN oder DID Nummer (MSN= Multiple Subscribe Number, DID= Direct Inward Dial) die gewünschte Fax-Durchwahl ein und wählen im Dropdown-Menü Drucker den gewünschten Drucker aus.

Klicken Sie auf Übernehmen um die Nummer zu speichern oder auf Abbrechen, um die Angaben zu verwerfen. Sie gelangen zurück zur Druckerliste. Sie können nun noch weitere zusätzliche Faxnummern zu Druckern hinzufügen, bereits bestehende über Bearbeiten modifizieren. Klicken Sie wiederum auf Speichern um zu übernehmen.

Eingehendes Fax als Tiff-Datei oder PDF ablegen

Beispiel:

Für einzelne Fax-Durchwahlnummern sollen eingehende Faxe in einem vorgegebenen Verzeichnis als TIFF-Datei abgelegt werden. Dort werden sie von einem nachgeschalteten Prozess gescanned.

Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie in das Feld MSN oder DID Nummer (MSN= Multiple Subscribe Number, DID= Direct Inward Dial) die gewünschte Fax-Durchwahl ein und geben in das Feld Drucker einen gewünschten Verzeichnispfad an, vorangestellt mit dem Präfix SaveAsTiff oder SaveAsPDF: (Beispiel: SaveAsTiff:\\[SERVER]\ReadWrite oder SaveAsPDF:\\[SERVER]\ReadWrite). Der Pfad kann auf ein lokales existierendes Verzeichnis oder einen Share zeigen.

Hinweis

Der Share muss jederzeit zur Verfügung stehen. Bei Zugriffsfehlern wird der Ablage-Vorgang nicht wiederholt. Empfohlen wird daher ein existierendes lokales Verzeichnis mit Freigabe für externe Prozesse.

Klicken Sie auf Übernehmen um die Nummer zu speichern oder auf Abbrechen, um die Angaben zu verwerfen. Sie gelangen zurück zur Druckerliste. Sie können nun noch weitere zusätzliche Faxnummern zu Druckern hinzufügen, bereits bestehende über Bearbeiten modifizieren. Klicken Sie wiederum auf Speichern um zu übernehmen.

Drucker löschen

Sie können einen Drucker löschen, indem Sie den jeweiligen Eintrag markieren und auf Entfernen klicken. Speichern Sie dies durch Klick auf Speichern.

Warteschlange

Es kann vorkommen, dass sich bei einem Faxversand Fehler einschleichen, wie z.B. Ein Anwender schickt ein Fax an eine falsche Nummer. Eventuell ist es eine (private) Voicemail-Nummer. Der Faxserver arbeitet nun seine Retries ab und ruft diese Nummer mehrere Male an. Der Angerufene wird dadurch über einen längeren Zeitraum belästigt. In der Webadministration des XPhone Connect Servers wurde unter Systemeinstellungen > UM > Fax > Warteschlange ein Menü zum Bearbeiten der Fax-Queue bereitgestellt. Alle Faxaufträge werden in einer Liste angezeigt.

Diese Liste beinhaltet

1. Aktive Faxaufträge (= Faxe, die gerade versendet werden)

   Es kann maximal so viele aktive Faxaufträge geben, wie der Kunde Fax-Kanäle zur Verfügung hat.

2. Wartende Faxaufträge

3. Anzahl der Faxaufträge in der Queue

Eigenschaften der Liste

• Faxe, die gerade versendet werden, werden am Anfang der Liste angezeigt.

• Die wartenden Faxaufträge werden mit einer Wartenummer anzeigt. Diese Wartenummer ergibt sich aus der Priorität, Sendezeit und der aktuellen Zeit und muss für jedes Fax berechnet werden.

• Zu jedem Faxauftrag können Details angezeigt werden, wie z.B.

  • Benutzer

  • Anzahl Seiten

  • Sendezeit

  • Priorität

  • Wiederholung

  • Faxnummer

  • etc.

• Einzelne/mehrere Faxe können gelöscht oder sofort versendet werden.

  • (Aktion „Sofort senden“ ist nur aktiv, wenn mindestens ein selektiertes Fax noch nicht gesendet wird).

• Es wird die Aktion Alle Faxe löschen angeboten, falls der Administrator alle Faxe mit einem Klick löschen möchte.

• Der komplette Faxversand kann angehalten und wieder fortgesetzt werden, damit der Administrator die Liste editieren kann.

  • Der Faxversand wird nur für eine bestimmte Zeit angehalten, nicht dauerhaft, falls der Administrator vergisst auf Fortsetzen zu klicken.

• Faxe, die gerade über (X)CAPI versendet werden, kann man nicht mehr anhalten.

• Um die Status zu überprüfen, kann die Liste aktualisiert werden.

  • Sie aktualisiert sich nicht automatisch, nur nach jedem Ausführen einer Aktion z.B. Fax-Versand anhalten.

• Die Liste kann nach den Spalten Status, Position in Warteschlange, Sendezeitpunkt, Absender, Empfänger, Faxnummer und Anzahl Seiten sortiert und durchsucht werden.

• Im Tabellen-Footer kann durch die Liste geblättert und eingestellt werden, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.

• Unter der Tabelle steht die Information, wie viele Faxe sich in der Warteschlange befinden bzw. gerade versendet werden.

• Die Visualisierung der Faxaufträge ist nur dann möglich, wenn der Mail2Fax-Dienst läuft.

Hinweis

Die Fax-Jobs werden erst dann in der Queue sichtbar, wenn die Fax-Mail am Mail2Fax-Dienst angekommen ist, vollständig und fehlerfrei gelesen und Attachements gerendert wurden.

Features

XPhone Connect bietet eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Faxlösung. Diese ermöglicht den Faxversand und -empfang direkt am Computer (Mail 2 Fax / Fax 2 Mail). Der Faxversand ist praktisch aus allen Windows Anwendungen möglich.

Im Folgenden werden einzelne Features aufgelistet und beschrieben:

Faxempfang

Feature	Beschreibung
Persönliche Faxdurchwahl	Jedem Benutzer kann eine eigene Fax-Durchwahl zugeteilt werden. Faxe, die an die jeweilige Faxnummer gesandt werden, landen auch gezielt beim passenden Benutzer.
Faxempfang als E-Mail im Posteingang	Eingehende Faxe werden direkt im E-Mail Posteingang empfangen. Eine Bearbeitung, Archivierung oder Weiterleitung ist so ganz einfach realisierbar.
Faxempfang im XPhone Connect Client	Eingehende Faxe können auch direkt im XPhone Connect Client empfangen und archiviert werden. Hier besteht der Vorteil aus Kommunikationszentrale für Fax, CTI, SMS, Voicemail, Chat, Bildschirmfreigabe, etc., bei der viele Features miteinander kombiniert werden können. Dies führt zu einer enormen Optimierung der täglichen Arbeit.
Serverseitige Absenderidentifizierung	XPhone Connect greift auf alle angebundenen Datenbanken (z. B. CRM- oder ERP System, Microsoft Outlook usw.) zu, ermittelt anhand der übertragenen Faxnummer automatisch den Absender und stellt die Informationen bereit.
Integrierter Faxviewer mit Faxvorschau	Ohne Zusatzsoftware kann ein empfangenes Fax angezeigt werden. Dies geschieht über eine integrierte Faxvorschau. Hier werden folgende Formate unterstützt: TIF und PDF.
Weiterleitung als E-Mail mit Anhang	Es kann direkt aus dem Fax-Fenster das entsprechende Fax an eine zuständige Person via E-Mail weitergeleitet werden. Das Fax befindet sich dann im Anhang.
Automatischer Ausdruck	Ist es doch einmal notwendig Faxe automatisiert auszudrucken, so kann eine Faxdurchwahl einem Netzwerkdrucker zugeordnet werden. Sendet man nun ein Fax, so leitet der XPhone Connect Server dieses Fax direkt an einen zugeordneten Drucker.
Serverseitiger Spamfaxfilter	Unerwünschte Faxsendungen (z. B. Werbung) können an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet (z. B. Spam-Box) oder abgewiesen werden. Aus technischen Gründen muss die Nachricht jedoch generell vollständig übertragen werden. Eine Filterung ist nach Stationskennung (CSID) und Senderrufnummern möglich.
Faxformate: TIF, SFF, PDF/A-1 (Langzeit Archivierungsformat)	Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TIF, SFF oder PDF/A-1 archiviert werden. Eine strukturierte Archivierung im Filesystem ermöglicht zum Beispiel die Übernahme in Dokumentenmanagementsysteme.
Zentrale Archivierung im Dateisystem	Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TIF, SFF oder PDF archiviert und der Speicherort festgelegt werden.
Absenderrufnummer je Gruppe festlegen (feste MSN für abgehende Faxe)	Für einen definierten Benutzerkreis/Gruppe kann ein gemeinsame MSN für abgehende Faxe festgelegt werde.
Fax für mehrere Standorte	Faxbenutzer können ihre Clients an beliebigen Standorten betreiben. Der Zugang des Fax-Gateways ins „Amt“ (PSTN) muss sich jedoch am Standort des XPhone Connect Servers befinden, um kritische Netzwerkübergänge im WAN zu vermeiden.
Annotationen und Stempel	Mit XPhone Connect können empfangene Faxe kommentiert, mit Stempeln versehen und Textpassagen markiert werden. Die Stempel und Kommentare werden individuell durch den Anwender erstellt und verändert.

Faxversand

Feature	Beschreibung
Versand aus E-Mail Client	XPhone Connect integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook. Faxe können mit XPhone Connect so einfach wie eine E-Mail versendet werden.
SAP Unterstützung	Das spezielle Absenderformat der SAP wird unterstützt
Automatisierter Versand aus einem System Ordner (muss beauftragt werden)	Zur Anbindung von Drittsystemen wie beispielsweise der Übergabe von Faxdokumenten an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) können verschiedene APIs genutzt werden, z. B. Filesystem. Durch diese kostenpflichtige Erweiterung kann XPhone Connect für einen automatisierten Versand von Faxen konfiguriert werden. Zum Beispiel ist es möglich, dass ein Buchhaltungsprogramm zu faxende Dokumente (PDF oder TXT) in ein überwachtes Verzeichnis abgelegt. XPhone Connect überprüft regelmäßig dieses Verzeichnis, ob zu sendende Dateien abgelegt wurden. Eine Steuerdatei, die u.a. die Mailadresse des Absenders und die Faxnummer des Empfängers enthält, wird außerdem ins Verzeichnis abgelegt. XPhone Connect konvertiert die Steuerdatei und die Nachricht/Nutzdatei in ein entsprechendes Format und versendet das Fax automatisiert. Dieses Feature muss beauftragt werden und wird in Zusammenarbeit mit dem C4B Professional Service realisiert.
WYSIWYG (What You See Is What You Get) Faxvorschau vor Versand	Man sieht das Fax in einem Vorschaufenster so, wie es der Empfänger erhalten wird. Auch der Anhang wird entsprechend dargestellt.
Faxdruckertreiber mit Steuerzeichenerkennung	XPhone Connect erkennt spezielle Steuerzeichen im Faxdokument und liest automatisch Empfängername und Faxnummer aus.
Fax Ausdruck mit Angaben in Fußzeile, z.B. Datum, Job-ID, ISDN Rufnummer	Weiterführende Informationen zu Datum, Job-ID und ISDN Rufnummer werden der Fußzeile des Faxes hinzugefügt.
Annotationen und Stempel	Mit XPhone Connect können Faxe auch vor Versand kommentiert, mit Stempeln versehen und Textpassagen markiert werden. Die Stempel und Kommentare werden individuell durch den Anwender erstellt und verändert.
Serienfax aus Microsoft Word	Personalisierte Serienfaxe lassen sich beispielsweise für Werbesendungen über Microsoft Word verschicken. Neben der Personalisierung kann man auch angeben, zu welchem Zeitpunkt und ob der Versand mit oder ohne Deckblatt erfolgen soll. Ein entsprechendes Serienfax-Makro für Microsoft Word ist standardmäßig enthalten.
E-Mail-Anhänge serverseitig in Fax konvertieren	Die Versendung eines Faxes mit Anhang (PDF, JPEG, BMP, OpenOffice Formate, Word, Excel, PPT, TXT, etc.) ist möglich. Die zu sendenden Anhänge müssen jedoch zuvor für den Faxversand gerendert werden. Sollte es dafür lokal keine Möglichkeit geben, so kann serverseitig gerendert werden.
Empfänger aus Exchange- / Notes Domino-Adressbuch	Empfänger können aus dem Exchange Adressbuch für den Faxversand ausgewählt werden.
Empfänger aus persönlichen Kontakten	Empfänger können aus dem den persönlichen Kontakten für den Faxversand ausgewählt werden.
Empfänger aus weiteren Datenbanken	Empfänger können aus verschiedenen Datenbanken für den Faxversand ausgewählt werden. Beispiele hierfür sind: CRM oder ERP Programme.
Nutzung von Outlook-Verteilern	Eine Faxnummer, viele Empfänger. Ein eingehendes Fax kann an einen Outlook-Verteiler gesendet werden. Outlook selbst verteilt dann die Faxe an die E-Mail-Empfänger.
Gemischte Empfänger (Fax / E-Mail)	Faxe werden in den meisten Fällen an Faxempfänger gesendet. Ist einem jedoch eine Faxnummer nicht bekannt oder hat die Zielperson kein Fax, so kann als Empfänger auch eine E-Mail-Adresse eingegeben werden.
Faxrundsendung (Fax mit mehreren Empfängern)	Per Knopfdruck Faxrundsendungen verschicken, dies ist mit XPhone Connect einfach möglich. Man bereitet ein Fax vor und fügt die Empfänger hinzu. Nach und nach sendet nun XPhone Connect die Faxe raus, je nach Vorgaben auch erst zu bestimmten Zeiten, um beispielsweise tagsüber die Amtsleitungen des Unternehmens zu entlasten.
Serverseitige Deckblätter	Deckblätter können zentral zur Verfügung gestellt werden. Der Vorteil liegt in der zentralen Pflege der Deckblätter.
Zeitversetzter Faxversand	Bei jedem Fax kann ausgewählt werden, wann der Versand erfolgen soll. Entweder startet der Versand sofort oder zum festgelegten Zeitpunkt. Mit der Definition von festen Zeitfenstern kann der Faxversand auch zu günstigen Zeiten (Spartarife, niedrige Auslastung) gestartet werden.
Automatische Wahlwiederholung	Kann eine Faxnachricht nicht versendet werden (Empfänger z. B. besetzt), kann festgelegt werden, wie oft der Verbindungsversuch automatisch wiederholt wird und in welchem Zeitabstand.
Sendebericht. Dokumentkopie/automatischer Ausdruck	Nach der Zustellung jeder Faxnachricht bekommt der Versender eine Bestätigung per E-Mail gesandt. Ist eine gedruckte Sendebestätigung erforderlich, so kann diese auch automatisiert ausgedruckt werden.
Auflösung normal / hoch	Die Faxauflösung kann auf fein oder normal eingestellt werden. Bei der Einstellung „fein“ ist gegenüber „normal“ mit einer längeren Dauer des Faxversands zu rechnen.
Fax Priorität setzen	Damit beispielsweise eilige Auftragsbestätigungen immer Vorfahrt vor Werbesendungen haben, können für Faxe priorisiert werden.

Haben Sie einen Fehler auf dieser Seite entdeckt?

Bitte schicken Sie uns einen Hinweis auf diesen Fehler per Mail an doku@c4b.de. Vielen Dank!