Fax

Faxversand

• Faxkopfzeile

  Wenn in der Serverkonfiguration die Bearbeitung der Kopfzeile durch den Benutzer freigegeben wurde, können Sie hier den Text der Kopfzeile ändern. Die maximale Länge der Kopfzeile beträgt 32 Zeichen.

  Variablen für die Kopfzeile

  Sie können in die Kopfzeile Text oder auch Variablen eingeben. Variablen werden beim Versand des Fax durch die im XPhone Connect Server hinterlegten Werte aus den Benutzerdaten ersetzt. Eine Kombination aus Text und Variable in der Kopfzeile ist möglich (z.B. „Fax von <<name>>“).

  Folgende Variablen können verwendet werden:

  Variable	Benutzerdatenfeld
  <<name>>	Nachname
  <<firstname>>	Vorname
  <<company>>	Firma
  <<custom1>>	Benutzerdef1
  <<custom2>>	Benutzerdef2
  <<custom3>>	Benutzerdef3
  <<custom4>>	Benutzerdef4

• Deckblatt

  Wählen Sie, ob Sie ein am Server konfiguriertes Deckblatt, das System-Faxdeckblatt oder kein Deckblatt verwenden wollen. Das Deckblatt kann auch durch den Administrator unveränderbar vorgegeben sein.

• Faxformat erzeugen

  Hier stellen Sie ein ob client- oder serverseitig gerendert werden soll.

Faxdrucker konfigurieren

Öffnet die Eigenschaften von XPhone Connect Fax.

Benachrichtigungen - Bei neuer Faxnachricht

• SMS bei neuem Fax

  Bei neuem Fax wird eine SMS an die unter SMS eingestellte Benachrichtigungsnummer gesendet.

• E-Mail-Kopie mit Anhang an folgende Adresse

  Bei neuem Fax wird eine Kopie des Fax an Meine E-Mail-Adresse (aus den Stammdaten) oder an eine andere E-Mail Adresse mit Anhang versendet.

Benachrichtigungen - Bei versendeter Faxnachricht

• Erfolgreich

  E-Mail an mich.

• Nicht erfolgreich

  E-Mail an mich.

• Kopie des Faxdokuments anhängen

Faxintegration in Drittanwendungen

XPhone Connect Fax kann über eine Applikationsschnittstelle auch direkt aus einer Drittanwendung über die Druckfunktion angesteuert werden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn direkt aus einem Warenwirtschaftssystem Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine versendet werden sollen. Für den Benutzer bleibt XPhone Connect Fax in diesem Fall zunächst im Hintergrund. Damit das Dokument versendet werden kann, muss der XPhone Connect Fax Drucker eingestellt sein.

Faxversand mit Hilfe von Steuerzeichen

Der Versand der aus der Anwendung generierten Dokumente erfolgt mittels Übergabe von Steuerzeichen, welche beispielsweise die Faxnummer des gewünschten Empfängers enthalten. Diese Steuerzeichen sind vergleichbar mit Seriendruckfeldern und werden in das Dokument an beliebiger Stelle eingebettet, vorzugsweise am Ende des Dokuments, damit keine Formatierungen beeinflusst werden können.

Hinweis

Damit die Steuerzeichen verarbeitet werden, müssen in den Druckereinstellungen des Faxdruckers unter Erweiterte Einstellungen die passenden Häkchen bei Optionen gesetzt werden.

Steuerzeichen haben eine bestimmte Syntax, die aus folgenden Elementen besteht:

• Präfix

• Suffix

• Feldinhalt

Empfohlene Vorgehensweise

• Präfix

  @@~~

• Feldinhalt

  XPSEL_Fax=<Faxnummer>

• Suffix

  ~~

Beispiel:

@@~~XPSEL_Fax =08912345678~~

Hinweis

Wir empfehlen diese Methode, da so ein zuverlässiger Versand aus Drittanwendungen gewährleistet ist. Damit auf dem versendeten Dokument die Steuerzeichen für den Empfänger unsichtbar sind, können Sie die Steuerzeichen als weiße Schrift anlegen oder die Information auf einer separaten Seite des Dokuments hinterlegen, die ans Ende angefügt wird. Sollte dies nicht möglich sein, wählen Sie bitte eine der im Folgenden beschriebenen Alternativen. Bitte beachten Sie dabei, dass die unten beschriebenen Methoden unter Umständen nicht zuverlässig funktionieren, wenn Steuerzeichen und Feldinhalt nicht in einem String (z.B. bei Leerzeichen, Formatänderungen etc.) übergeben werden.

Achtung

Der Faxversand mit Crystal Reports wird nicht voll unterstützt. Grund: Fax-Steuerzeichen werden unter Umständen nicht lesbar übergeben und können somit nicht korrekt erkannt werden.

Alternative 1: Feldinhalt wird teilweise gedruckt

In diesem Fall ist die Syntax folgendermaßen aufzubauen:

• Präfix

  ##**

• Feldinhalt

  XPSEL_Fax=<Faxnummer>

• Suffix

  **

Beispiel:

##**XPSEL_Fax =08912345678**

Ergebnis

Präfix und Suffix wurden entfernt, im Faxdokument zu sehen ist lediglich: 08912345678. Bitte verwenden Sie diese Methode nur, wenn Sie sicherstellen können, dass die Syntax der Steuerzeichen keine Formatänderungen, Zeilenumbrüche o.ä. enthält.

Alternative 2: Feldinhalt wird nicht gedruckt

In diesem Fall ist die Syntax folgendermaßen aufzubauen:

• Präfix

  ##~~

• Feldinhalt

  XPSEL_Fax=<Faxnummer>

• Suffix

  ~~

Beispiel:

## ~~XPSEL_Fax =08912345678~~

Ergebnis

Präfix, Suffix und Feldinhalt wurden vollständig entfernt, die Informationen sind nicht im Dokument zu sehen. Bitte verwenden Sie diese Methode nur, wenn Sie sicherstellen können, dass die Syntax der Steuerzeichen keine Formatänderungen, Zeilenumbrüche o.ä. enthält.

Weitere Feldnamen einfügen

Neben der obligatorischen Faxnummer des Empfängers können weitere Felder mittels Steuerzeichen an XPhone Connect Fax übergeben werden. Dazu gehören Name, Firma und Abteilung des Empfängers. Diese Informationen erscheinen auf dem Deckblatt.

Faxversand aus Drittanwendungen mit Betreff

Um einen Betreff in das Dokument einzufügen, muss ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhalt im Dokument enthalten sein:

subject=<Betreff>

Beispiel:

@@~~subject=Rechnung Nr. 1234~~

Hinweis

Der Betreff wird auch im Journal erfasst und angezeigt.

Fax Dialog unterdrücken/anzeigen

Um den Faxversand ohne weitere Benutzerinteraktion sofort zu starten, muss (neben der obligatorischen Faxnummer) ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhalt im Dokument enthalten sein:

mode=silent

Beispiel:

@@~~mode=silent~~

Soll vor dem Versand das Fax angezeigt werden, muss ein Steuerzeichen mit folgendem Feldinhalt im Dokument enthalten sein. Das ist die Standardeinstellung, wenn kein mode angegeben wurde.

mode=interactive

Beispiel:

@@~~mode=interactive~~

Beispiel für Fax mit Steuerzeichen

Tipp

Am besten setzt man die Steuerzeichen am Ende des Dokuments.

Name	Bedeutung
subject	Betreffzeile
xpsel_fax	Faxnummer des Empfängers
xpdb_name	Nachname des Empfängers
xpdb_vorname	Vorname des Empfängers
xpsnd_lastname	Nachname des Absenders
xpsnd_firstname	Vorname des Absenders

Weitere mögliche Steuerzeichen:

Name	Bedeutung
mode	Faxsteuerung für den automatischen Versand Wert: silent | interactive
SendDateTime=Immediate	Sofortiger Versand (default)
SendDateTime=Retain	Fax wird im Ausgang zurückgehalten, bis man es manuell abschickt
SendDateTime=LowCost	Versand zum Lowcost-Tarif, der auf dem Server eingestellt ist
SendDateTime=20100808153000	Versand zu einem bestimmten Datum+Uhrzeit (YYYYMMDDhhmmss)
SendDateTime=172000	Versand zu einer bestimmten Uhrzeit am aktuellen Tag (hhmmss)

Ein Beispiel:

##~~subject=Test Steuerzeichen~~

##~~xpsel_fax=12345~~

##~~xpdb_name=Walker~~

##~~xpdb_vorname=Werner~~

##~~xpsnd_lastname=Huber~~

##~~xpsnd_firstname=Otto~~

##~~mode=interactive~~

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