Präsenz

Präsenzprofile

Meine Profile

  • Neu

    Erstellt, nach Eingabe des Namens, ein neues Profil. Beachten Sie, dass Sie den Namen nachträglich nicht ändern können.

  • Löschen

    Markieren Sie zunächst ein Profil und klicken dann auf Löschen.

Profil ändern

Wenn Sie berechtigt sind, Profile zu bearbeiten, können Sie ein Profil aus der Liste auswählen und die folgenden Einstellungen vornehmen:

  • Aktiviert

    Ist diese Checkbox aktiviert, so steht dem Benutzer dieses Profil im XPhone Connect Client zur Verfügung.

  • Präsenzstatus

    Hier ändern Sie das Symbol. Den Namen können Sie nachträglich nicht anpassen.

  • Umleitung

    Stellen Sie hier ein, welche Umleitung aktiv werden soll, wenn das jeweilige Profil gewählt wird.

  • TeamDesk-Status

    Diese Option erfordert die Mitgliedschaft in einer eingerichteten TeamDesk-Gruppe.

Profile automatisch aktivieren

  • Bei Programmstart, Programmende… - Optionen

    Profilvorlagen können automatisch aktiviert werden, entweder bei Programmstart, bei Programmende und bei Benutzer-Inaktivität (inaktiv setzen nach X Minuten, bei gesperrter Konsole). Jedem Punkt können Sie ein Profil zuweisen.

  • Zeitgesteuert über Outlook oder Notes Kalender - Kalenderoptionen

    Weitere Optionen bzgl. Outlook / Notes Terminabgleich.

Erweitert

  • Präsenzabgleich mit anderen Systemen

    Synchronisiert den Präsenzstatus des Benutzers zwischen XPhone Connect und Microsoft Teams. Weitere Informationen finden Sie unter Präsenzabgleich.

  • Präsenzinformationen in Microsoft Office anzeigen

    Zeigt den XPhone Connect Präsenzstatus auch z.B. in Microsoft Outlook an.

Achtung

Bitte beachten Sie, dass die oben aufgeführten Konfigurationseinstellungen ggf. durch Ihren Administrator eingeschränkt sein können. Durch den Administrator kann eine Konfiguration der für den Benutzer verfügbaren Profilvorlagen sowie der Kalendersynchronisation vorgenommen werden, so dass Benutzer Einstellungen automatisch vom XPhone Connect Server beziehen können. Individuelle Benutzereinstellungen können auch deaktiviert sein.

Präsenzgesteuerte Umleitung

XPhone Connect bietet verschiedene Möglichkeiten, die Erreichbarkeit zu verbessern:

  • Präsenzprofile können mit Anrufumleitungen verknüpft werden

  • Präsenzprofile lassen sich in Abhängigkeit von einem bestimmten Benutzerverhalten automatisch aktivieren

  • Präsenzprofile werden über die Termine in Ihrem Microsoft Outlook- oder HCL Notes-Kalender gesteuert.

Hinweis

Der Administrator kann die beschriebenen Funktionen wie z.B. den Kalenderabgleich oder die Änderung der Präsenzprofile durch den Benutzer serverseitig einschränken.

Anmerkung zu AnyDevice / Softphone

Beachten Sie, dass auch die Funktion Follow-Me eines AnyDevice (auch Softphone) letztlich eine Umleitung darstellt. Ist Follow-Me aktiv und erfolgt z.B. eine profilgesteuerte Umleitung auf Voicemail, so wird im Client Follow-Me aus angezeigt. Endet die Umleitung des Präsenzprofils, wird auch Follow-Me des gewählten AnyDevice wieder aktiv. Dafür muss jedoch im Profil Anwesend die Option Umleitung nicht ändern gesetzt sein! Umleitung aus würde auch Follow-Me aus zur Folge haben und eingehende Anrufe würden nicht mehr auf das AnyDevice weitergereicht.

Präsenzprofile mit Anrufumleitung koppeln

Es ist in einigen Fällen sinnvoll, bestimmte Präsenzprofile an eine Rufumleitung zu koppeln.

Beispiel: Wenn Sie nicht gestört werden wollen, sollen Ihre Anrufe immer von einem bestimmten Kollegen angenommen werden. Also verknüpfen Sie das Profil Nicht stören mit einer Anrufumleitung auf dessen Telefon.

  1. Öffnen Sie den Dialog über Extras > Konfiguration > Präsenzprofile.

  2. Im Dialog Präsenzprofile wählen Sie nun das Profil Nicht stören aus.

  3. Richten Sie unter Profil ändern die Anrufumleitung ein.

    Hinweis

    Der Eintrag Umleitung nicht ändern lässt eine andere (manuell oder automatisch gesetzte) Umleitung unverändert! Wollen Sie Umleitungen gezielt beenden (z.B. im Profil Anwesend), so setzen Sie die Umleitungsoption Anrufumleitung aus.

  4. Falls erforderlich, können Sie außerdem einen Infotext zur Präsenz hinterlegen, die Ihren Kollegen immer dann angezeigt wird, wenn Sie nicht gestört werden möchten.

  5. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Präsenzprofile automatisch aktivieren

Noch einfacher ist es, wenn Sie Ihre Präsenzprofile so einrichten, dass sie unter bestimmten Umständen automatisch starten und damit auch eine Anrufumleitung aktivieren.

Beispiel: Sie möchten, dass immer eine Anrufumleitung auf Ihre Voicemailbox erfolgt, wenn Sie Ihren PC herunterfahren und das Büro verlassen. Sobald Sie morgens ins Büro kommen und Ihren PC wieder starten, soll sich diese Anrufumleitung automatisch wieder ausschalten. Auch wenn Sie mal einige Zeit nicht am Arbeitsplatz sind, möchten Sie eine Anrufumleitung auf Ihre Voicemailbox durchgängig sicherstellen.

  1. Öffnen Sie den Dialog über Extras > Konfiguration > Präsenzprofile.

  2. Klicken Sie Profile automatisch aktivieren > Optionen.

  3. Richten Sie für Programmstart, Programmende bzw. Inaktivität das jeweils gewünschte Profil ein, für welches zuvor bereits die Umleitung z.B. zur Voicemail eingerichtet wurde (s.o.).

    Hinweis

    Der Status Inaktivität wird nach der hier eingestellten Zeit ohne Mausbewegung oder Tastatureingaben am Rechner gesetzt oder auf Wunsch auch direkt mit dem Sperren des Bildschirms.

  4. Bestätigen Sie anschließend beide Dialoge mit OK.

Präsenzprofile zeitgesteuert über Kalenderabgleich aktivieren

Präsenzprofile lassen sich auch automatisch durch die Termine in Ihrem Groupware-Kalender (Outlook, Notes) aktivieren, dieser Abgleich erfolgt entweder lokal (clientseitiger Abgleich z.B. zwischen Outlook und XPhone Connect) oder aber zentral zwischen den Servern (serverseitiger Abgleich z.B. zwischen Microsoft Exchange und XPhone Connect) - je nach Konfiguration am XPhone Connect Server.

Beispiel: Sie möchten, dass für gebuchte Termine in Outlook eine Umleitung auf Ihre Voicemail erfolgt.

  1. Öffnen Sie den Dialog über Extras > Konfiguration > Präsenzprofile.

  2. Klicken Sie Profile automatisch aktivieren > Kalenderoptionen.

  3. Aktivieren Sie den Automatischen Abgleich mit dem Outlook-Kalender.

  4. Wählen Sie, ob nur Termine aus Outlook übernommen werden, die über ihre Kategorie eine XPhone Connect Profilvorlage liefern (z.B. @Nicht stören) - oder ob auch weitere Termine abgeglichen werden sollen, die nicht als Frei oder An anderem Ort tätig gekennzeichnet sind (z.B. Status Gebucht, Abwesend oder Mit Vorbehalt). Wählen Sie ein Präsenzprofil, das standardmäßig verwendet wird für abgeglichene Termine. Für dieses Profil richten Sie auch die damit verknüpfte Umleitung auf die Voicemail ein (s.o.).

  5. Definieren Sie, wie Besprechungseinladungen behandelt werden sollen, ob also das Standard-Präsenzprofil auch für nicht selbst angelegte Termine aktiviert werden soll.

  6. Legen Sie fest, ob Assistenten oder Teamkollegen auch den Betrefftext des Termins sehen dürfen oder ebenfalls nur den Präsenzstatus. In Outlook als privat eingetragene Termine erscheinen immer ohne Betreff.

  7. Bestätigen Sie anschließend beide Dialoge mit OK.

Hinweis

Bei sich überschneidenden Präsenzprofilen (z.B. Schulung, ganztägig und Mittagessen 12:15-13:00) wird die jeweils gültige Präsenz mitsamt dafür konfigurierter Umleitung aktiv (z.B. während der Schulung Umleitung zum Kollegen, in der Mittagspause aber auf die Voicemail und anschließend wieder zum Kollegen).

Liste abgeglichener Termine einsehen und aktualisieren

Eine Liste der für den Abgleichszeitraum (z.B. 30 Tage) erhaltenen Termine mitsamt den zugeordneten Präsenzprofilen sehen Sie unter Extras > Konfiguration > Präsenzprofile > Terminliste. Manuell eingestellte Präsenzen haben keinen eingetragenen Ersteller, abgeglichene Einträge enthalten die Quelle, z.B. Outlook.

Klicken Sie Kalenderabgleich starten, um einen manuellen Abgleich mit dem Groupware-Kalender anzustoßen.

Synchronisation mit Microsoft Teams

Diese Funktion ermöglicht die Synchronisation des Telefoniestatus von Microsoft Teams und XPhone Connect. Dabei wird der Telefoniestatus in beide Richtungen abgeglichen. Wenn Sie in Microsoft Teams telefonieren wird entsprechend der Telefoniestatus im XPhone Connect Client geändert, umgekehrt genauso. Hierbei ist es egal, ob Sie Microsoft Teams und XPhone Connect am Desktop oder mobil nutzen.

Aktivieren der Synchronisation

Um den Abgleich zu aktivieren öffnen Sie die Konfiguration und wählen im Abschnitt Präsenz unter Erweitert die Option Abgleichsoptionen aus.

msteams-sync

Wählen Sie unter Microsoft Teams anschließend Abgleich des Telefonie- und Präsenzstatus aus und bestätigen Sie.

msteams-settings

Es öffnet sich ein Fenster mit der Anmeldung bei Microsoft Teams. Nach der Anmeldung ist die Synchronisation aktiv. Damit sich nicht bei jedem Start von XPhone Connect angemeldet werden muss, kann die Funktion Anmeldedaten merken ausgewählt werden. Die Anmeldung bei Microsoft Teams erfolgt damit automatisch im Hintergrund.

Änderung der Einstellungen im automatischen Präsenzprofil

Wenn ihr Administrator den MS Teams Abgleich aktiviert hat, wird bei Anrufen oder Videocalls in Microsoft Teams im XPhone Connect Client das Profil MS Teams aktiviert und damit auch die Voreinstellungen zu Umleitung und Teamdesk, die der Administrator konfiguriert hat. Um die Voreinstellungen des Profils ändern zu können, benötigen Sie entsprechende Berechtigungen vom Administrator.

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