Kontaktliste

Suche

Die eingegebenen Zeichen werden in Suchbegriffe aufgeteilt. Die Trennung erfolgt durch Leerzeichen. Suchbegriffe werden in je eine positive und negative Gruppe aufgeteilt. Alle Suchbegriffe, deren erstes Zeichen ein - ist, landen in der negativen Gruppe. Dabei wird das „-“ am Anfang des Suchbegriffes entfernt. Alle anderen Suchbegriffe kommen in die positive Gruppe. Ein Kontakt wird gefunden, wenn alle Suchbegriffe in der positiven Gruppe und kein Suchbegriff der negativen Gruppe treffen.

Folgende Schreibweisen werden bei der Suche unterstützt:

  • Ganzes Wort oder Anfangsbuchstaben von Name, Firmenname, Abteilung und/oder Ort

  • Suchbegriffe mit führendem Punkt werden direkt in den öffentlichen Kontakten gesucht, auch wenn beispielsweise Eigene Kontakte als Suchfilter ausgewählt wurde.

  • Suchbegriffe mit führendem Minus werden zur negativen Gruppe hinzugefügt. Markieren Sie damit Suchbegriffe, die Sie von der Suche ausschließen wollen.

Löschen Sie den Suchbegriff oder klicken Sie auf X im Suchfeld, um die Suche zu beenden und z.B. zur Kontaktliste zurückzukehren.

Hinweis

Wildcards wie * oder ? werden nicht unterstützt.

Beispiele

Anna liefert alle Kontakte, die irgendwo Anna am Wortanfang stehen haben.

Anna -Amberg liefert alle Kontakte, die Anna am Wortanfang aber nicht Amberg am Wortanfang stehen haben.

Anna -Amberg München liefert alle Kontakte, die Anna und München am Wortanfang aber nicht Amberg am Wortanfang stehen haben.

Anna Amberg -München Vertrieb liefert alle Kontakte, die Anna, Amberg und Vertrieb am Wortanfang aber nicht München am Wortanfang stehen haben.

.Amberg liefert alle Kontakte, die Amberg am Wortanfang in öffentlichen Kontakten stehen haben. Auch wenn beispielsweise Eigene Kontakte als Suchfilter ausgewählt wurde.

Tipp

Sie können auch nach Rufnummern suchen. Folgende Formate können Sie ohne Sonderzeichen (ausgenommen vom + beim internationalen Format) verwenden:

  • International

    +4989840798…

  • National

    089840798… oder 89840798…

  • Ortsnetzformat

    840798…

Suchfilter

Klicken Sie auf die Lupe, um die Suche auf bestimmte Adressbücher zu begrenzen. Bei ausgewähltem Suchfilter ist die Lupe blau eingefärbt. Sie deaktivieren den Filter, indem Sie wieder Eigene und Firmenkontakte auswählen.

Folgende Standardfilter / Datenquellen stehen zur Verfügung:

  • Eigene und Firmenkontakte

    Alle Kontakte bis auf öffentliche Kontakte

  • Eigene Kontakte

    z.B. lokal angebundene Outlook Kontakte, vom XPhone Connect Directory angebundene persönliche Outlook Kontaktordner oder auch vom XPhone Connect Directory angebundene persönliche Notes Adressbücher

  • Öffentliche Kontakte

    vom XPhone Connect Directory angebunden: TVG Webservice (Telefonbuch Deutschland) oder ETV Swisscom Directories

  • Weitere Kontakte

    Über XPhone Connect Directory angebundene Kontakte werden aufgelistet

Kontaktliste - Gruppen

Wollen Sie den Zustand der Präsenz bzw. der Leitung von Kollegen auf einen Blick in Erfahrung bringen, so können Sie sich dafür Gruppen anlegen.

  • Legen Sie zuerst die Gruppe an und weisen Sie dann die Kontakte zu.

  • Ein Kontakt kann Mitglied mehrerer Gruppen sein.

  • Kontakte können aus der Kontaktliste oder aus den Treffern einer Suche heraus zugewiesen werden.

  • Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Kontakt, die benötigten Schaltflächen erscheinen (Weitere Aktionen > Zu Gruppe hinzufügen bzw. In andere Gruppe verschieben).

Für eine bessere Übersicht können Sie Gruppen auf- bzw. zuklappen.

Bemerkung

Die Gruppen Andere Kontakte und Favoriten können nicht gelöscht werden.

Anfragen (Federation)

Der XPhone Connect Server kann mit anderen Servern wie z.B. XPhone Connect oder Microsoft Skype for Business föderieren, d.h. Sie können mit Benutzern dieser Server Präsenzen und Chatnachrichten austauschen.

Voraussetzung: Das Feature Federation ist serverseitig aktiviert und konfiguriert und Sie verfügen über eine Office Plus Lizenz. Unter Konfiguration > Info Erweiterte Informationen können Sie überprüfen, ob Ihnen eine solche Lizenz zugeteilt wurde.

Es gibt zwei Wege, initial den Kontakt zu Benutzern auf föderierenden Servern herzustellen:

  1. Sie kontaktieren den externen Benutzer über seine IM (Instant Messaging) Adresse.

    Die IM-Adresse eines Benutzers aus der Kontaktliste oder aus der Trefferliste einer Suche finden Sie in dessen Kontaktkarte.

    Hinweis

    Externe Benutzer mit IM-Adresse sind auch am Profilbild erkennbar: C4B_XPhoneConnect_Client_Federation_User

    Diesen Kontakten können Sie direkt aus der Kontakt- oder Trefferliste eine Chatnachricht senden. Damit die Präsenz des externen Kontakts sichtbar wird, muss dieser in die Kontaktliste aufgenommen werden und der externe Kontakt muss in der Regel Ihren XPhone Connect Benutzer seiner eigenen Kontaktliste hinzufügen und die entsprechende Berechtigung vergeben. Gleiches gilt umgekehrt für Ihre Präsenz (s.u.).

  2. Ein externer Benutzer kontaktiert Sie über Ihre IM-Adresse.

    Hinweis

    Ihre eigene IM-Adresse finden Sie in der Konfiguration des XPhone Connect Clients unter Allgemein.

    Fügt der externe Kontakt diese Adresse seiner Kontaktliste z.B. in Skype for Business hinzu, so wird der XPhone Connect Server nach Ihrer Präsenzinformation gefragt. Diese Anforderung erscheint im Connect Client als neuer Eintrag im Reiter Anfragen.

    Ob der anfragende externe Benutzer die Präsenz Ihres XPhone Connect Benutzers sieht, hängt von den Vorgaben des XPhone Administrators ab. Die Standardbeziehung kann entweder Mitarbeiter sein, Unbekannte Person, Externe Person oder Geblockt.

    • Blockierte Personen sehen keine Präsenz, Chatnachrichten können nicht ausgetauscht werden

    • Unbekannte Personen sehen keine Präsenz

    • Externe Personen sehen die Präsenz

    • Mitarbeiter sehen zusätzlich zur Präsenz auch den Belegtstatus des Telefons („im Gespräch“).

Diese Beziehung können Sie in der offenen Anfrage bearbeiten (Klick auf C4B_XPhoneConnect_Client_Federation_User) oder später in der Kontaktliste ändern - ebenfalls abhängig von der Konfiguration am Server. Die vom Administrator am Server gesetzte Standard-Beziehung ist im Anfragen-Dialog als solche gekennzeichnet.

Im oberen Teil des Dialogs können Sie die Kontaktdaten des anfragenden externen Benutzers ergänzen oder mit einem bereits vorhandenen Kontakt aus einer der angebundenen Quellen verknüpfen. Zusätzlich können Sie im Dialog Ihren Präsenzstatus teilen oder verbergen und optional den Kontakt einer Gruppe Ihrer Kontaktliste hinzufügen.

Hinweis

Als Präsenz wird nur der Status übertragen (grün/verfügbar, rot/beschäftigt, gelb/abwesend oder grau/offline), nicht jedoch weitere Informationen wie Betreff eines Termins oder weitere Texte der Präsenz (Home Office, Pause u.a.).

Bereits beantwortete Kontaktanfragen können im Reiter Anfragen auch bearbeitet oder wieder gelöscht werden. Gelöschte Anfragen werden erneut gestellt, sobald der externe Kontakt Ihren Präsenzstatus abrufen möchte. Sie können dann z.B. die erneute Anfrage mit anderen Einstellungen beantworten.

Bemerkung

Damit ein föderierter Kontakt die Präsenz Ihres Benutzers nicht mehr sieht genügt es nicht, diesen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste zu löschen. Setzen Sie zum Verbergen der Präsenz die Beziehung zum Kontakt auf Unbekannte Person - oder löschen Sie die beantwortete Anfrage und ändern Sie die Einstellung dann in der erneuten Anfrage dieses Kontakts.

Kontaktliste - Beziehungen

Eine Person steht zu einer anderen Person immer in einer bestimmten Beziehung. Die Beziehung ist gerichtet, d.h. Person A hat eine bestimmte Beziehung zu Person B; Person B kann zu Person A in einer anderen Beziehung stehen. Beziehungen können keinen Gruppen zugewiesen werden z.B. allen Kontakten der Gruppe Vertrieb.

Die Beziehung beschreibt, welche Eigenschaften eine andere Person sehen und welche Aktionen eine andere Person auf Ressourcen ausführen darf (siehe unten - Matrix der Rechte).

Beispiel

Herr Müller möchte, dass Frau Amberg die Rechte bekommen soll, seine Anrufe zu übernehmen und Termine einzusehen. Lt. Matrix der Rechte muss Herr Müller nun Frau Amberg die Rolle Teamkollege zuweisen.

Die Konfiguration ist am XPhone Connect Client von Herrn Müller vorzunehmen. Er sucht zunächst Frau Amberg über das Suchfeld. Hat er Frau Amberg gefunden, muss er über Weitere Aktionen > Beziehung zum Kontakt ändern die Rolle Teamkollege auswählen. Soll Frau Amberg auch die Präsenz von Herrn Müller ändern können, so muss am XPhone Connect Client von Herrn Müller die Rolle Assistent für Frau Amberg vergeben werden.

Bemerkung

Frau Amberg kann in ihrem XPhone Connect Client nicht sehen, welche Rechte Herr Müller ihr erteilt hat. Lediglich die möglichen Aktionen lassen Rückschlüsse auf die zugewiesene Beziehung zu.

Matrix der Rechte

matrix

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