Meetings und Web-Meetings
Allgemein
XPhone Connect bietet einen Konferenzeinwahldienst für interne und externe Telefonkonferenzen. Dazu wird eine Telefonnummer aus dem Rufnummernplan des Unternehmens verwendet: Kostenpflichtige Mehrwertnummern werden nicht benötigt.
Meetings lassen sich komfortabel in der Terminansicht der Groupware-Oberfläche (z.B. Microsoft Outlook) planen. Die Teilnehmer werden per E-Mail über Uhrzeit und Einwahldaten informiert. Benutzer von XPhone Connect werden bei der Einwahl direkt anhand ihrer Telefonnummer identifiziert. Eine PIN-Eingabe ist nicht erforderlich.
Meetings lassen sich komfortabel über den Client steuern und bei Bedarf flexibel um Gruppen-Chat oder die Bildschirmfreigabe erweitern. Dank der Active-Speaker-Funktion wird im Client immer der Name des aktuellen Sprechers eingeblendet.
Vorteile gegenüber einer herkömmlichen Konferenz:
Die Teilnehmer wählen sich selbst in das Meeting ein, der Moderator muss nicht selbst alle Teilnehmer anrufen.
Jeder XPhone Benutzer erhält eine grafische Übersicht über die eingewählten Teilnehmer.
Es sind auch Serien-Meetings realisierbar.
Sie können einen Termin eines Meetings einfach über Groupware-Oberflächen planen / absagen (z.B. Microsoft Outlook).
Tipp
In der Bildschirmfreigabe (1:1) kann auch die Fernsteuerung mit der Maus (Optionen im aktiven Meeting, oben rechts) an den Teilnehmer übergeben werden. In den Optionen des Meetings oder mittels Tastenkombination ALT+Pause kann die Steuerung der Maus zurückgeholt werden.
Unterscheidung Meeting und Gruppen-Chat
Meetings unterscheiden sich von reinen Gruppen-Chats durch die erweiterten Medienkanäle (Audio, Bildschirmfreigabe).
Meetings können auch externe Web-Teilnehmer einbinden (Web-Meeting).
Meetings können geplant (z.B. aus Outlook heraus) oder spontan (ad hoc) im Client erzeugt werden (auch aus einem bereits laufenden Gruppen-Chat oder Telefonat heraus).
Web-Meeting
Web-Meeting ermöglicht es Gastteilnehmern, über einen Browser an XPhone Connect Meetings teilzunehmen. Dies beinhaltet Audio, Chat und die Bildschirmfreigabe (diese Funktionen können allerdings vom Administrator deaktiviert oder z.B. in der Auflösung auf Full-HD beschränkt werden). Der Link zum Web-Meeting steht in den Optionen des geplanten oder bereits gestarteten Meetings, eine Einladung zur Teilnahme kann somit auch spontan z.B. per E-Mail oder Kurznachricht versandt werden.
Bei Einladung z.B. über das XPhone Connect Outlook Plug-In erhält der externe Web-Meeting Teilnehmer eine Email mit den Einwahldaten für das Meeting sowie einem Link zum XPhone Web-Meeting. Nach Aufruf des Meetings im Browser meldet sich der externe Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse an. Die Einwahlnummer und die Meeting-ID werden auf der Einstiegsseite des Meetings angezeigt damit sich der Teilnehmer einwählen kann und das System den Audio-Teilnehmer korrekt dem Web-Teilnehmer zuordnet.
Wurde das Meeting noch nicht vom Moderator gestartet (hat sich also noch kein Moderator eingewählt oder einen anderen Medienkanal geöffnet), sieht der externe Teilnehmer eine Seite mit allen relevanten Daten des Meetings. Fünf Minuten vor Beginn des Meetings ist dann die Einwahl möglich. Am laufenden Meeting kann der externe Kontakt per Telefon teilnehmen und im Browser am Chat teilhaben oder die Bildschirmfreigabe sehen - je nachdem, welche Kommunikationskanäle der Moderator im Meeting freigeschaltet hat.
Hinweis
Verwendet der Presenter für die Bildschirmfreigabe eine höhere Auflösung als Full-HD (1920 x 1080), so sollte vor dem Web-Meeting mit dem Administrator geklärt werden, ob dieser am XPhone Connect Server eine Beschränkung der Auflösung für die Bildschirmfreigabe in Web-Meetings konfiguriert hat. In diesem Fall kann der Bildschirm mit höherer Auflösung nicht freigegeben werden - es muss entweder die Auflösung auf Full-HD verringert oder die serverseitige Beschränkung aufgehoben werden. Wird mit einer höheren Auflösung präsentiert, so kann die Darstellung auf Teilnehmerseite durch die notwendige Skalierung ggf. qualitativ schlechter sein, dieser Effekt wird durch die Beschränkung auf Full-HD vermieden oder verringert.
Meeting (Moderator)
Um ein Meeting im XPhone Connect Client zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf das Menü-Smbol
und dann auf Neues Ad-Hoc-Meeting.Geben Sie optional ein Thema des Meetings an und klicken Sie auf Meeting starten.
Wählen Sie einen Kanal aus, mit dem das Meeting starten soll (Audiokonferenz, Chat, Bildschirmfreigabe). Sie können später im laufenden Meeting weitere Kanäle hinzunehmen.
Bei der Einwahl in die Audiokonferenz werden Sie in der Regel anhand Ihrer Rufnummer automatisch erkannt, lassen Sie sich andernfalls in den Optionen des Meetings die Zugangsdaten anzeigen.
Hinweis
Teilnehmer, die nicht Moderator sind, gelangen erst dann in das Meeting, wenn ein Moderator anwesend ist - dies gilt auch für Teilnehmer am Web-Meeting.
Wollen Sie weitere Teilnehmer hinzufügen, klicken Sie auf
.Hinweis
Sollten Sie selbst nicht an dem Meeting teilnehmen können, so lassen sich auch andere Teilnehmer aus der Liste über die Teilnehmeroptionen (…) zum Moderator ernennen.
Neben jedem Teilnehmer werden kleine Symbole angezeigt. Sind diese grau, so ist die Verbindung inaktiv und der Teilnehmer ist der Audiokonferenz, dem Chat oder der Bildschirmfreigabe noch nicht beigetreten.
Ein aktiver Sprecher wird jeweils mit diesem Symbol
hervorgehoben.
In den Teilnehmeroptionen (…) kann der Moderator:
Teilnehmer zu Moderatoren ernennen.
Teilnehmer vom Meeting abmelden.
Kontaktkarten der Teilnehmer öffnen.
In den Optionen des laufenden Meetings kann der Moderator:
Zugangsdaten anzeigen und kopieren.
Teilnehmer stummschalten/aktivieren.
Meetings für die Einwahl weiterer Teilnehmer sperren.
Hinweis
Sollte der Moderator die Verbindung zum Meeting verlieren, weil beispielsweise der Akku seines Mobiltelefons leer geworden ist, so kann er sich erneut einwählen. Standardmäßig wird das Meeting in solch einem Fall für 10 Minuten aktiv gehalten, bevor es automatisch beendet wird (dies ist vom Administrator einstellbar).
Das Moderatorenkonzept
Berechtigungen im XPhone Connect Moderatorenkonzept
Aktion |
Moderator |
Teilnehmer |
|---|---|---|
Meeting erstellen |
◼ |
- |
Meeting starten |
◼ |
- |
Meeting sperren/entsperren |
◼ |
- |
Thema vergeben/ändern |
◼ |
- |
Meeting verlassen |
◼ |
◼ |
Meeting beenden |
◼ |
- |
Moderatoren ernennen |
◼ |
- |
Moderatorstatus entziehen |
◼ |
- |
Teilnehmer hinzufügen |
◼ |
- |
Teilnehmer entfernen |
◼ |
- |
Teilnehmer auflegen |
◼ |
- |
Teilnehmer stummschalten |
◼ |
- |
Stummschaltung beenden |
◼ |
- |
Chat starten |
◼ |
◼ |
Bildschirm freigeben |
◼ |
◼ |
Meeting (Teilnehmer)
Jeder Teilnehmer, der zuvor durch einen Moderator eingeladen wurde, erhält eine E-Mail mit den benötigten Zugangsdaten (falls der Moderator den Audiokanal aktiviert hat).
Bei XPhone Connect Client Benutzern erscheint je nach Einstellung ein Toast zum Meeting oder direkt eine neue Konversation (Meeting), bei der im oberen Bereich unter Optionen die Zugangsdaten angezeigt werden.
Je nach Systemkonfiguration stehen mehrere Einwahlnummern zur Verfügung, jede Einwahlnummer ist dabei einer Sprache zugeordnet. Suchen Sie sich die passende Sprache aus und wählen (oder klicken Sie) die angezeigte Rufnummer an.
Ihr ausgewähltes Gerät (Telefon, AnyDevice, Softphone Desktop oder SoftPhone Mobile) baut eine Verbindung zum Konferenzdienst auf. Im Normalfall werden Sie über Ihre Rufnummer automatisch erkannt. Sollten Sie dennoch nach einer Teilnehmer-ID gefragt werden, so geben Sie diese ein oder klicken Sie diese an (siehe E-Mail oder XPhone Connect Client Konversation), abschließen mit #.
Hinweis
Sollte ein Teilnehmer die Verbindung zum Meeting verloren haben, weil beispielsweise der Akku seines Mobiltelefons leer ist, so kann er sich erneut einwählen.
Wenn Sie das Konversationsfenster des Meetings schließen, bleibt dieses im Hintergrund für Sie aktiv - Sie erhalten z.B. weiterhin Chat-Benachrichtigungen und können dem Meeting über das Journal wieder beitreten. Das laufende Meeting können Sie für sich beenden über Optionen > Meeting endgültig verlassen, Sie erhalten dann keine weiteren Benachrichtigungen zu diesem Meeting.
Meeting in Outlook planen
Ein Meeting können Sie wie einen normalen Termin in Outlook planen, die Funktion ist auch direkt aus dem XPhone Connect Client heraus erreichbar (Menü-Symbol > Meeting in Outlook planen).
Hinweis
Ihr Administrator kann auch die Verwendung von Office 365 konfigurieren. In dem Fall heißt die Schaltfläche Meeting in Office 365 planen. Die weiteren Einstellungen finden aber analog zu Outlook statt.
Das dafür installierte XPhone Connect Plugin bietet Ihnen in Outlook die Schaltfläche 
Neues Meeting.
Klicken Sie auf
Neues Meeting.Es erscheint das Fenster Termin mit einer neu erzeugten Meeting-ID.
Geben Sie nun Empfänger, Betreff, Datum, Dauer und ggf. einen Text ein.
Über die Schaltfläche Meeting Optionen können Sie Teilnehmer aus der zuvor gespeicherten Einladungsliste zu Moderatoren ernennen, z.B. für den Fall, dass der Einladende selbst nicht am Meeting teilnehmen kann. Der Teilnehmer muss XPhone Connect Benutzer sein, um Moderator werden zu können.
Hinweis
Bei Serienterminen können Moderatoren vorab nur für die Serie, nicht aber für Einzeltermine der Serie bestimmt werden.
Klicken Sie auf Senden, um das Meeting zu planen und die Einladungen zu versenden.
Wollen Sie ein Meeting absagen, so öffnen Sie Ihren Outlook Kalender, suchen den Meeting-Kalendereintrag und versenden einfach eine Absage.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass es aktuell nicht möglich ist, laufende Meetings zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder weiterzuführen. Soll ein Meeting unterbrochen werden, muss für den späteren Zeitpunkt ein komplett neues Meeting geplant und alle Teilnehmer erneut eingeladen werden (Sie können allerdings über den Meeting-Eintrag im Journal die Teilnehmer des abgebrochenen Meetings in ein neues, ungeplantes Meeting übernehmen.) Ebenso kann auch ein Termin eines bereits beendeten Meetings nicht einfach verschoben werden, da für jedes Meeting neue Einwahldaten, wie z.B. IDs, erzeugt werden müssen.
Hinweis
Beim Erstellen von Meetings als Stellvertreter muss dieser das Recht Veröffentlichender Bearbeiter (Outlook Berechtigung) besitzen um das Meeting im fremden Kalender erstellen zu können. Ersteller und Besitzer müssen beide XPhone Benutzer sein. Der Stellvertreter ist immer Eigentümer (Owner) und Moderator des Meetings, andere Teilnehmer können ebenfalls zum Moderator ernannt werden.
Meeting in Notes planen
Ein Meeting können Sie wie einen normalen Termin in Notes planen.
Über die Aktion Neu > Meeting und Meeting planen in den Notes-Kontakten und in der Notes-Maildatenbank.
Klicken Sie auf Neu > Meeting oder auf
Meeting planen.Es erscheint ein Besprechungsformular mit einer neu erzeugten Meeting-ID.
Geben Sie nun Empfänger, Betreff, Datum, Dauer und ggf. einen Text ein.
Klicken Sie auf Senden um das Meeting zu planen.
Wollen Sie ein Meeting absagen, so öffnen Sie Ihren Notes Kalender, suchen den Meeting-Kalendereintrag, klicken auf Ablehnen und versenden eine Absage.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass es aktuell nicht möglich ist, laufende Meetings zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder weiterzuführen. Soll ein Meeting unterbrochen werden, muss für den späteren Zeitpunkt ein komplett neues Meeting geplant und alle Teilnehmer erneut eingeladen werden (Sie können allerdings über den Meeting-Eintrag im Journal die Teilnehmer des abgebrochenen Meetings in ein neues, ungeplantes Meeting übernehmen.) Ebenso kann auch ein Termin eines bereits beendeten Meetings nicht einfach verschoben werden, da für jedes Meeting neue Einwahldaten, wie z.B. IDs, erzeugt werden müssen.
Hinweis
Serien-Meetings sind nur möglich, wenn der automatische Kalenderabgleich aktiviert ist (dieser startet dann alle 1-2 Minuten automatisch).
Hinweis
In Notes können Kontaktgruppen angelegt werden. Auch hier ist es möglich, Meetings für ganze Gruppen zu planen.
Haben Sie einen Fehler auf dieser Seite entdeckt?
Bitte schicken Sie uns einen Hinweis auf diesen Fehler per Mail an doku@c4b.de. Vielen Dank!