Präsenzmanagement

In diesem Abschnitt geht es um die Einstellungen, die Sie für einen Standort bzgl. Präsenzmanagement vornehmen können.

Präsenzinformationen zeigen einem auf einen Blick, ob sich Kollegen beispielsweise am Platz befinden und verfügbar sind, sich im Urlaub oder einem Termin befinden, am Telefon sind oder einfach nicht gestört werden wollen. Diese umfassenden Präsenzinformationen sind in einer UC-Lösung wichtig, da erst dadurch sichergestellt werden kann, dass Kommunikation effizient gestaltet wird. Mitarbeiter arbeiten produktiver, da sie weniger Zeit benötigen, die richtigen erreichbaren Personen zu finden.

Abhängig von der Präsenz lässt sich sogar die Erreichbarkeit steuern. Befindet sich beispielsweise ein Mitarbeiter in einem Termin, so kann (je nach Einstellung) das Telefon automatisch bei Terminbeginn auf die Voicemailbox umgeleitet werden und wieder zurück.

Verwendung dieser Funktion

Hier stellen Sie ein, ob Benutzer des entsprechenden Standortes / Konfigurationsgruppe die Präsenzfunktionen verwenden dürfen. Wird die Präsenzfunktion benötigt, so aktivieren Sie Diese Funktion verwenden.

Zentrale Profilvorlagen

Zentrale Profilvorlagen werden jedem Benutzer dieses Standortes / Konfigurationsgruppe zentral zur Auswahl angeboten. In einer Übersichtstabelle finden Sie alle konfigurierten Präsenzvorlagen:

• Die Spalte mit dem Symbol zeigt Ihnen die Statusfarbe zur entsprechende Präsenzvorlage an.

• Aktiv

  Konfigurierte, aber nicht benötigte Vorlagen können deaktiviert werden. In der Spalte Aktiv sind aktive Vorlagen mit einem und inaktive Vorlagen mit keinem Häkchen markiert.

• Profilname

  Der Profilname zeigt den vergebenen Namen passend zur Vorlage an.

• Status

  Unter Status können Sie erkennen, zu welcher Präsenz-Gruppe die Vorlage gehört.

• Umleitung

  In der Spalte Umleitung sehen Sie auf einen Blick, welche Aktion durchgeführt wird, wenn die Vorlage aktiviert werden würde.

• Bearbeiten

  Um die Profilvorlage zu bearbeiten, markieren Sie eine und klicken auf Bearbeiten. Für weitere Infos, siehe unten Neue Vorlage.

• Hinzufügen

  Siehe Abschnitt Neue Profilvorlage erstellen.

• Entfernen

  Markieren Sie die zu löschende Profilvorlage und klicken auf Entfernen. Speichern Sie die Präsenzmanagement-Einstellungen durch Klick auf Speichern.

Neue Profilvorlage erstellen

Um eine neue Profilvorlage zu erstellen klicken Sie auf Hinzufügen, der Dialog Neue Profilvorlage erstellen öffnet sich. Nehmen Sie Einstellungen vor und übernehmen diese durch einen Klick auf Speichern. Wollen Sie eine Zentrale Profilvorlage löschen, so markieren Sie die zu löschende Vorlage und klicken auf Entfernen.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen im Neue Profilvorlage erstellen Dialog zur Verfügung:

Einstellungen	Optionen	Beschreibung
Profilvorlage aktiviert	Checkbox: Aktiv	Bei aktivierter Checkbox steht diese Profilvorlage, den Benutzern des Standortes / Konfigurationsgruppe zur Auswahl.
Profilname	Eingabefeld	Geben Sie hier einen eindeutigen Profilnamen ein.
Präsenzstatus	Dropdown: Anwesend Kurz abwesend Beschäftigt Nicht stören Abwesend Abgemeldet	Stellen Sie hier die Art der Profilvorlage ein. Dies hat unter Anderem Auswirkung auf die Darstellung des Präsenzzustandes: = Anwesend = Kurz abwesend = Beschäftigt = Nicht stören = Abwesend = Abgemeldet
Präsenztext	Eingabefeld	Dieser Text wird in den Clients für ein ausgewähltes Präsenzprofil angezeigt (ab Beziehung Team-Mitglied).
Umleitung	Dropdown Benutzer darf ändern Benutzer darf nicht ändern	Je nach Auswahl darf der Benutzer seine Umleitungs-Einstellungen selbst hinterlegen oder die Vorbelegung anpassen. Oder der Benutzer darf nichts ändern.
Umleitung - Aktionen	Umleitung nicht ändern	Ist diese Vorbelegung ausgewählt, so bleibt eine ggf. vorab eingestellte Umleitung unangetastet.
	Umleitung aus	Ist diese Vorbelegung ausgewählt, werden bei aktivierter Präsenzvorlage, alle Umleitungen ausgeschaltet.
	Anrufschutz	Ist diese Vorbelegung ausgewählt, wird bei aktivierter Präsenzvorlage, der Anrufschutz aktiviert. Das bedeutet, dass Anrufer ein Besetztzeichen hören oder je nach Konfiguration der Telefonanlage zu einem festgelegten Ziel abgeworfen werden.
	Nur interne Anrufe umleiten	Wird einer dieser Vorbelegungen ausgewählt, so kann hier eine Rufnummer vorgegeben werden, zu der, bei aktivierter Präsenz, automatisch umgeleitet wird. Wenn keine zentrale Rufnummer hinterlegt werden soll, sondern immer die Rufnummern im Kontext zum Benutzer, so wählen Sie zwischen Tel. Privat, Tel. Mobil und Voicemail aus. Diese Rufnummern müssen in den entsprechenden Feldern der Benutzerverwaltung des Benutzers gepflegt werden.
	Nur externe Anrufe umleiten	Siehe Nur interne Anrufe umleiten.
	Alle Anrufe umleiten	Siehe Nur interne Anrufe umleiten.

Hinweis

Abhängig von der Beziehung, die XPhone User zueinander haben werden unterschiedliche Informationen angezeigt:

• Der XPhone User A hat zu dem XPhone User B die Beziehung Mitarbeiter. XPhone User B sieht vom XPhone User A den Präsenzstatus und das dazugehörige Symbol.

  • Die Präsenztexte werden nicht angezeit, sondern nur der entsprechende Status (Für Krank und Urlaub Abwesend, für Termin Beschäftigt usw.)

• Der XPhone User B hat zu dem XPhone User A die Beziehung Teamkollege oder Assistent. XPhone User A sieht vom XPhone User B Präsenztext und das dazugehörige Symbol.

  • Dies binhaltet auch die Präsenztexte Krank, Urlaub, Termin, usw.

Benutzerdefinierte Profilvorlagen und Präsenzstatus

Darf ein Benutzer eigene Profilvorlagen hinzufügen, so ist diese Checkbox zu aktivieren.

Beim Erstellen eigener Profilvorlagen und beim Ändern des aktiven Profils dürfen folgende Präsenzstatus verwendet werden:

= Anwesend (Pflichtfeld, kann nicht abgewählt werden)

= Kurz abwesend

= Beschäftigt

= Nicht stören

= Abwesend

= Abgemeldet (Pflichtfeld, kann nicht abgewählt werden)

Wenn Sie einen Status hier zentral abwählen, so steht den Benutzern diese Option in den XPhone Connect Client Einstellungen nicht mehr zur Verfügung.

Einstellungen für Kalenderabgleich

• Benutzer darf ändern

  Soll der Benutzer in seinen XPhone Connect Client Einstellungen Änderungen bzgl. Kalenderabgleich vornehmen dürfen, so ist aus dem Dropdown Menü Benutzer darf ändern auszuwählen, ansonsten Benutzer darf nicht ändern.

  Hinweis

  Wenn der Benutzer Änderungen vornehmen darf, stehen diese immer über den serverseitigen Einstellungen. Ändert also der Administrator die Servereinstellungen, so bleiben die bestehenden Benutzereinstellungen erhalten und aktiv. Die Änderungen am Server gelten immer für neue Benutzer. Stellt der Administrator jedoch um auf Benutzer darf nicht ändern, so gilt wieder die serverseitige Vorgabe. Bei einer erneuten Aktivierung auf Benutzer darf ändern werden nicht die vorherigen Einstellungen, sondern die serverseitigen Einstellungen übernommen. Diese sind jedoch durch den Benutzer änderbar.

• Outlook- bzw. Notes-Termine automatisch mit XPhone synchronisieren

  Ist diese Checkbox aktiviert, so wird der Kalender automatisch abgeglichen. Ansonsten muss dies manuell am XPhone Connect Client erfolgen.

• XX Tage im Voraus abgleichen

  Hier stellen Sie ein, wie viele Tage im Voraus abgeglichen werden soll.

• Outlook- bzw. Notes-Terminen folgende Standard-Profilvorlage zuweisen

  Wählen Sie hier eine Profilvorlage aus den zentralen Profilvorlagen aus, die verwendet werden soll, wenn mit dem Kalender abgeglichen wird. Wird also ein Kalendereintrag erkannt, so stellt sich der Präsenzzustand des Benutzers automatisch ein. Meistens wird als Standardprofil Termin verwendet.

  Wird in Outlook im Feld Kategorie eine Profilvorlage vom Benutzer ausgewählt, so wird diese auch als Präsenzvorlage verwendet. Ansonsten immer die Standard-Profilvorlage.

Termin-Übernahme aus Outlook

• Outlook- bzw. Notes-Termine übernehmen, die im Feld Kategorie eine Profilvorlage enthalten oder die nicht als Frei oder An anderem Ort tätig gekennzeichnet sind (z.B. Status Gebucht, Abwesend oder Mit Vorbehalt) oder

• Nur Outlook- bzw. Notes-Termine übernehmen, die im Feld Kategorie eine XPhone-Profilvorlage enthalten

• Für empfangene Outlook- bzw. Notes-Besprechungseinladungen die Standard-Profilvorlage verwenden

• Betrefftext als Präsenztext anzeigen

  • Nur sichtbar für User mit dem Beziehungsstatus: Teamkollege, Assistent oder Assistent+

  • In Outlook als privat eingetragene Termine erscheinen immer ohne Betreff.

Methode für den Kalenderabgleich

• Abgleich erfolgt lokal durch den Outlook Client

  • Office 365 Abgleich erlauben

    • Graph-API Applikation, die für den Office 365 Abgleich registriert ist

  Hinweis

  Hier finden Sie eine genaue Beschreibung wie das Leistungsmerkmal Cliensteitiger Kalenderabgleich mit Office 365 konfiguriert wird.

• Abgleich erfolgt zentral zwischen XPhone Connect Server und Microsoft Exchange Server

  Diese Einstellung wird besonders empfohlen, wenn Konferenz-Serientermine verwendet werden sollen.

Einstellungen für den Präsenzabgleich mit Microsoft Teams

Die Einstellungen werden unter Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Präsenzmanagement vorgenommen.

Abhängig davon, ob ein Benutzer im XPhone Connect Client die Einstellung selbst ändern darf, wählen Sie im Drop-Down Menü die Option Benutzer darf ändern, bzw. Benutzer darf nicht ändern aus.

Optionen:

Kein Abgleich	Der Präsenzabgleich ist deaktiviert.
Abgleich von Telefonie- und Präsenzstatus	Abgleich des Präsenzstatus Nicht stören und des Telefoniestatus ist aktiv.
Abgleich des Telefoniestatus	Nur der Telefoniestatus wird abgeglichen.
Anmeldedaten merken	Ist das Active Directory nicht mit Azure synchronisiert, dann können die Anmeldedaten lokal abgespeichert werden. Die Anmeldedaten werden lokal verschlüsselt abgelegt und können nur vom XPhone Connect Client verwendet werden. In Verbindung mit ADFS (Active Directory Federation Services) steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Zentrale Profilvorlage für	Die zentrale Profilvorlage MS Teams kann der Administrator individuell anpassen und den Benutzern zuweisen. Wird die Option aktiviert, wird das Profil automatisch unter Zentrale Profilvorlage erstellt und kann individuell angepasst werden.

Hinweis

Eine vollständige Beschreibung des Anwesenheitsabgleichs mit Microsoft Teams finden Sie im Kapitel Microsoft Teams.

Automatische Aktivierung von Profilvorlagen

Wenn ein Benutzer via XPhone Connect Client die Einstellung selbst ändern darf, so wählen Sie Benutzer darf ändern aus, ansonsten Benutzer darf nicht ändern.

Automatische Aktivierung …

• beim Programmstart (XPhone Connect Client)

  • Anwesend

  • Homeoffice

• beim Programmende (XPhone Connect Client): Abwesend

  Beendet beispielsweise ein Benutzer seinen XPhone Connect Client so setzt sich sein Präsenzzustand automatisch auf Abwesend.

• bei Benutzer-Inaktivität

  • Kurz abwesend

  • Pause

  • nach XX Minuten

  • bei gesperrter Konsole

Hinweis

Ändert der Administrator die Berechtigung auf Benutzer darf ändern, so kann ein Benutzer seine Einstellungen am XPhone Connect Client selbst vornehmen. Setzt der Administrator nun die Berechtigung zentral auf Benutzer darf nicht ändern, gilt die serverseitige Einstellung. Wird die Berechtigung erneut gesetzt, werden die vorherigen Benutzer-Einstellungen nicht übernommen, es gelten die serverseitigen Einstellungen, bis ein Benutzer Änderungen vornimmt.

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