Beziehungen

In diesem Abschnitt geht es um die Einstellungen, die Sie für einen Standort / Konfigurationsgruppe bzgl. Beziehungen vornehmen können.

Erklärung - Beziehungen

Eine Person steht zu einer anderen Person immer in einer bestimmten Beziehung. Die Beziehung ist gerichtet, d.h. Person A hat eine bestimmte Beziehung zu Person B; Person B kann zu Person A in einer anderen Beziehung stehen. Die Beziehung beschreibt, welche Eigenschaften eine andere Person von mir sehen und welche Aktionen eine andere Person auf meine Ressourcen ausführen darf.

Hinweis

Benutzer des XPhone Connect Servers können auf unterschiedlichen Wegen zueinander in Beziehung gesetzt werden - über ihre Standorte (bzw. Konfigurationsgruppen) und auch über ihre Team-Zugehörigkeit (Arbeits- oder Monitoringgruppe). Werden so zu einem Benutzer auf verschiedenen Wegen unterschiedliche Beziehungen definiert, dann wird jeweils die Beziehung mit den umfassenderen Berechtigungen aktiv.

Ein Beispiel

Über die Zuordnung von Person A zur Konfigurationsgruppe Entwicklung München erhalten Benutzer anderer Standorte/Konfigurationsgruppen zu Person A die Beziehung Mitarbeiter. Mitglieder der Arbeitsgruppe Projekt ACME erhalten zu Person A die Beziehung Assistent+. Dann gilt letztere Beziehungseinstellung auch dann, wenn Mitglieder der Arbeitsgruppe unterschiedlichen Konfigurationsgruppen zugeordnet sind, weil diese Beziehung die weiter gefassten Berechtigungen enthält.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit die Beziehung zu einem anderen Benutzer individuell festzusetzen. Damit werden alle anderen Beziehungen außer Kraft gesetzt. VIP-Benutzer legen ihre Beziehung zu anderen Benutzern prinzipiell nur selbst fest.

Je nach Betriebsvereinbarung wird hier festgelegt, ob Benutzer die Beziehung zu Kontakten ausweiten und einschränken oder nur ausweiten dürfen. Je nachdem welche Auswahl getroffen wurde, wird die Auswahl, der für den jeweiligen Benutzer im Client zur Verfügung stehenden Beziehungen, ausgegraut dargestellt.

Matrix der Rechte von Beziehungen

		Geblockte Pers. [1]	Unbekannte Person	Externe Person	Vermittlungs- Teilnehmer [2]	Vermittler [2]	Mitarbeiter	Teamkollege	Assistent	Assistent+ [3]
Detaillierte Kontaktinfos	lesen							◼	◼	◼	-
Allgemeine Kontaktinfos	lesen					◼	◼	◼	◼	◼	-
Detaillierte Präsenzinfos	lesen							◼	◼	◼	Präsenzstatus, Präsenzstatustext, Gültigkeitsdauer eines Termins, Notiz für Kollegen, Betreff eines Termins
Allgemeine Präsenzinfos	lesen					◼	◼	◼	◼	◼	Präsenzstatus, Präsenzstatustext, Gültigkeitsdauer eines Termins
Detaillierte Umleitungsinfos	lesen					◼		◼	◼	◼	-
Allgemeine Umleitungsinfos	lesen					◼	◼	◼	◼	◼	-
Detaillierte Anrufinfos	lesen							◼	◼	◼	-
Betrefftext von nicht privaten Terminen	lesen							◼	◼	◼	-
Präsenztext [4]	lesen							◼	◼	◼	-
Gültigkeitsdauer von nicht privaten Terminen	lesen							◼	◼	◼	-
Gültigkeitsdauer von privaten Terminen	lesen							◼	◼	◼	-
Präsenz setzen	bearbeiten								◼	◼	-
Präsenzsymbol ohne Textinformationen	lesen			◼	◼	◼					-
Rufumleitung ändern	bearbeiten								◼	◼	-
Anrufe übernehmen	bearbeiten							◼	◼	◼	-
Telefon- Belegtstatus anzeigen	lesen				◼	◼	◼	◼	◼	◼	-
Firmenkontaktdaten- E-Mail	lesen	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	Nur Benutzer des Servers sehen die E-Mail-Adresse
Firmenkontaktdaten- Bild	lesen	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼	Nur Benutzer des Servers sehen das Kontaktbild
Darf Rufnummer auch während des Gesprächs sehen	lesen									◼	-
Darf extern wartende Person bei Vermittlungsvorgängen sehen	lesen				◼	◼		◼	◼	◼	-

[1]

Die Beziehung Blockiert ist nicht in Teams auswählbar.

[2] (1,2)

Diese Beziehungen sind nur über Teams > Monitoringgruppe auswählbar.

[3]

Die Beziehung Assistent+ kann nur über die Admin GUI konfiguriert werden, also in Standorten/Konfigurationsgruppen oder in Teams.

[4]

Dieser Text wird in den Clients für ein ausgewähltes Präsenzprofil angezeigt.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Änderungen an den Beziehungen (und damit die Sichtbarkeit von Daten wie Präsenz oder Terminen) datenschutzrelevant sein können.

Konfiguration - Standard-Beziehung zwischen Personen

Hier vergeben Sie die Standard-Beziehung, die einem Benutzer bei Ersteinrichtung direkt zugewiesen wird. Ändert ein Benutzer seine Einstellungen am eigenen XPhone Connect Client, so gilt immer die clientseitige Einstellung.

• … aus diesem Standort auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe

  • Assistent+

  • Assistent

  • Teamkollege

  • Mitarbeiter

  • Externe Person

  • Unbekannte Person

  • Geblockt

• … aus anderen Standorten auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe

  • Assistent+

  • Assistent

  • Teamkollege

  • Mitarbeiter

  • Externe Person

  • Unbekannte Person

  • Geblockt

• … außerhalb des XPhone Connect Servers auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe

  • Mitarbeiter

  • Externe Person

  • Unbekannte Person

  • Geblockt

Beispiele

Beispiele - Ausgangssituation

Ein Benutzer kann für andere Benutzer in einer Beziehung stehen. In XPhone Connect sind weitere Beziehungsarten vorhanden, als hier angegeben.

Tipp

• In diesem Beispiel finden wir einen neu aufgesetzten XPhone Connect Server vor.

• Die Standard Beziehungen der Benutzer wird z.B. auf Mitarbeiter eingestellt.

• Es werden nun Mitarbeiter eingerichtet: Mitarbeiter A, B und C.

• Jeder Benutzer hat nun, in jedem der folgenden Beispiele, zueinander die Beziehung Mitarbeiter (serverseitig als Standard festgelegt):

Beispiel 1 - Assistenz einrichten

Wenn ein Mitarbeiter einem Kollegen ermöglichen möchte, stellvertretend für ihn seinen Präsenzstatus und seine Anrufumleitung zu verändern, Anrufe zu übernehmen und erlauben erweiterte Gesprächsinformationen zu sehen (siehe Matrix), dann gehen Sie wie folgt vor.

Beziehungen können am jeweils eigenen XPhone Connect Client, für andere Benutzer eingestellt werden. Am eigenen XPhone Connect Client wird also eingestellt, was der andere Benutzer mit den eigenen Daten machen bzw. sehen darf.

1. Der Mitarbeiter A sucht zunächst den Mitarbeiter B in seinem XPhone Connect Client.

2. Die Beziehung ändert er unter Benutzer > … Weitere Aktionen > Beziehung zu Kontakt ändern dort muss er auf Assistent klicken.

3. Mitarbeiter B ist nun Assistent für Mitarbeiter A.

4. Mitarbeiter A und C bleiben für alle anderen weiterhin Mitarbeiter .

Beispiel 2 - Assistenz für alle anderen Mitarbeiter einrichten

Wenn ein Mitarbeiter bei allen Kollegen des Standortes/Konfigurationsgruppe Assistent sein möchte, um stellvertretend den Präsenzstatus und Anrufumleitungen zu verändern, Anrufe zu übernehmen und erlauben erweiterte Gesprächsinformationen zu sehen (siehe Matrix), gibt es die Möglichkeit, wie in Beispiel 1, dass alle Benutzer die Beziehung zu Mitarbeiter B auf Assistent stellen. Es müssten also alle Benutzer tätig werden, dies ist jedoch sehr umständlich.

1. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server erstellt der Admin bzw. der Team-Administrator unter Teams eine neue Monitoringgruppe, fügt die Teilnehmer zu den jeweiligen Teilgruppen hinzu und vergibt die Berechtigungen, die die Teilgruppen zueinander haben sollen, beispielsweise Mitarbeiter und Assistent.

2. Mitarbeiter B ist nun Assistent für alle anderen Mitarbeiter des Standortes /Konfigurationsgruppe.

3. Alle anderen Mitarbeiter bleiben untereinander weiterhin Mitarbeiter.

Beispiel 3 - Einem Mitarbeiter den VIP Status zuweisen

Wenn z.B. der Geschäftsführer möchte, dass nur ausgewählte Personen seine Präsenz und andere Informationen (z.B. Rufumleitung) sehen können. Muss dieser Mitarbeiter auf VIP umgestellt werden. Ist dies getan verwaltet ein VIP alle Beziehungen selbst.

Zunächst werden in diesem Beispiel Beziehungen und am Ende der Status VIP neu vergeben. Sie können dann sehen, wie sich die Beziehungen zueinander verändern.

1. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server aktiviert der Admin unter Benutzerverwaltung > Benutzer > Beziehungen für Mitarbeiter B die Checkbox Dieser Benutzer ist ein Assistent.

2. Mitarbeiter B ist nun Assistent für Mitarbeiter A und C:

1. Mitarbeiter A und C bleiben weiterhin Mitarbeiter .

2. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server aktiviert der Admin nun unter Benutzerverwaltung > Benutzer > Beziehungen für Mitarbeiter C die Checkbox Dieser Benutzer ist ein VIP. Obwohl der Mitarbeiter B Assistent war, steht die Einstellung VIP über allen anderen client- und serverseitigen Einstellungen. Mitarbeiter C ist für alle anderen Mitarbeiter nun Unbekannt :

Erst wenn Mitarbeiter C selbst auf eine andere Beziehung umstellt, kann diejenige Person auf weitere Informationen zugreifen. Ein VIP verwaltet also alle Beziehungen selbst.

Hinweis - serverseitige Beziehungsänderung im Vergleich zur clientseitigen Beziehungsänderung

Hier wird das Zusammenspiel bzw. die Abhängigkeiten zwischen Admin- und Benutzereinstellungen verdeutlicht. In diesem Beispiel werden nun clientseitige Einstellungen und serverseitige Einstellungen an den Beziehungen vorgenommen.

1. Clientseitig: Mitarbeiter C stellt am XPhone Connect Client die Beziehung des Mitarbeiters B auf Teamkollege um.

2. Mitarbeiter B ist nun Teamkollege für Mitarbeiter C sowie auf Grund der Standardeinstellung Mitarbeiter für Mitarbeiter A.

1. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server legt der Administrator ein Team an und definiert hier die Beziehung Assistent.

2. Mitarbeiter B ist nun Assistent für Mitarbeiter A, jedoch nicht bei C, hier bleibt die clientseitige Einstellung Teamkollege .

3. Mitarbeiter A und C bleiben weiterhin Mitarbeiter .

Clientseitige Einstellungen stehen immer über den serverseitigen Einstellungen. Ein Benutzer kann also serverseitge Beziehungseinstellungen überschreiben.

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