Präsenzabgleich
Microsoft Teams
Die Funktion Präsenzabgleich mit Microsoft Teams ermöglicht die bidirektionale Synchronisierung des Telefonie- und Präsenzstatus Nicht Stören zwischen Microsoft Teams und XPhone Connect. Dabei wird der Telefonie- und Präsenzstatus in beide Richtungen abgeglichen.
MS Teams und XPhone Connect müssen hierbei nicht auf dem selben System aktiv sein. Die Synchronisation setzt einen Microsoft Teams Account voraus. Mit welchem Endgerät dieser MS Teams Account verknüpft ist, spielt dabei keine Rolle.
Nimmt der Benutzer an einem XPhone Connect Meeting teil, so wird seine Präsenz in MS Teams als Am Telefon angezeigt. Wird lediglich der Bildschirm geteilt, ändert sich der Präsenzstatus im XPhone Connect nicht und somit auch nicht im MS Teams Client. Führt der Benutzer ein Telefonat über den XPhone Connect Client, so meldet MS Teams ebenfalls Am Telefon als Präsenzstatus.
Wenn Sie via Microsoft Teams ein Gespräch führen, einen Videoanruf durchführen oder den Bildschirm teilen, wird der Präsenzstatus im XPhone Connect Client wie folgt geändert:
Aktion |
MS Teams Benutzer A |
XPhone Client A |
MS Teams Benutzer B |
XPhone Client B |
---|---|---|---|---|
MS Teams Call A -> B |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
MS Teams Videocall A -> B |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
Nur Screensharing |
Präsentation |
Nicht stören |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
MS Teams Videocall mit Screensharing |
Präsentation |
Nicht stören |
Am Telefon |
Am Telefon (MS Teams) |
Achtung
Es muss keine neue Profilvorlage mit dem Namen Am Telefon (MS Teams)
erstellt werden. Diese wird erscheint im Client bei den o.g. Aktionen automatisch.
Hinweis
MS Teams Benutzer, die ihren Bildschirm teilen, werden in MS Teams auf Nicht stören gesetzt. Dieser Präsenzstatus wird mit dem XPhone Connect Client synchronisiert. Dabei wird das erste Präsenzprofil (aus der Liste unter <Meine Profile>) ausgewählt, das mit dem Präsenzstatus Nicht stören hinterlegt ist.
Funktionsweise des Abgleichs
Der Abgleich des Präsenzstatus von MS Teams zu XPhone Connect stellt einen Termin in die Terminliste mit entsprechendem Text und Farbe in der Terminliste im XPhone Connect Client dar. Im Standard wird dazu das Profil Termin verwendet. Führt der Benutzer ein Gespräch mit seinem MS Teams Client, dann wird in der Terminliste im XPhone Client ein Termin angelegt. Wird das Gespräch in MS Teams wieder beendet, wird der Termin automatisch gelöscht. Sollte während des Gesprächs der XPhone Client seine Verbindung zum XPhone Connect Server verloren gehen, so wird der erstellte Termin entweder beim nächsten XPhone Client Start aber spätestens nach 12 Stunden automatisch gelöscht.
Microsoft beschreibt das Synchronisationsverhalten – sprich das Anzeigen des Präsenzstatus über verschiedenen Microsoft Teams Clients - als in nearly real time. Erfahrungsgemäß kann das Anzeigen des geänderten Präsenzstatus mit dem Microsoft Teams Webclient ohne einen Refresh bis zu 5 Minuten dauern. Beim Microsoft Teams Phone Client dauert der Refresh bis zu 10 Minuten. Seitens Microsoft wird der Präsenzstatus Nicht stören nach 24 Stunden automatisch zurückgesetzt.
Tipp
Details dazu siehe MSTeams_DetailsPresence_Synchronisation.
Das Profil „MS Teams“ - Die zentrale Profilvorlage
Standardmäßig wird das Profil Termin verwendet. Alle Einstellungen, wie z.B. die Rufumleitung, werden bei einem Microsoft Teams Call gesetzt. Wenn für ein Microsoft Teams Meeting spezielle Einstellungen hinterlegt werden sollen, kann ein neues Profil mit dem Namen MS Teams angelegt und mit neuen Einstellungen angepasst werden. Existiert ein Profil mit dem Namen „MS Teams“, dann wird das Profil und dessen Einstellungen automatisch verwendet. Das Profil MS Teams kann der Administrator in den Präsenzmanagement-Einstellungen individuell anpassen.
Einstellungen für den Präsenzabgleich mit Microsoft Teams
Die Einstellungen werden unter Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Präsenzmanagement vorgenommen.
Abhängig davon, ob ein Benutzer im XPhone Connect Client die Einstellung selbst ändern darf, wählen Sie im Drop-Down Menü die Option Benutzer darf ändern, bzw. Benutzer darf nicht ändern aus.
Optionen:
Kein Abgleich |
Der Präsenzabgleich ist deaktiviert. |
Abgleich von Telefonie- und Präsenzstatus |
Abgleich des Präsenzstatus Nicht stören und des Telefoniestatus ist aktiv. |
Abgleich des Telefoniestatus |
Nur der Telefoniestatus wird abgeglichen. |
Anmeldedaten merken |
Ist das Active Directory nicht mit Azure synchronisiert, dann können die Anmeldedaten lokal abgespeichert werden. Die Anmeldedaten werden lokal verschlüsselt abgelegt und können nur vom XPhone Connect Client verwendet werden. In Verbindung mit ADFS (Active Directory Federation Services) steht die Funktion nicht zur Verfügung. |
Zentrale Profilvorlage für Microsoft Teams erstellen |
Die zentrale Profilvorlage MS Teams kann der Administrator individuell anpassen und den Benutzern zuweisen. Wird die Option aktiviert, wird das Profil automatisch unter Zentrale Profilvorlage erstellt und kann individuell angepasst werden. |
Präsenzerweiterung (Microphone Sync)
Mit dieser Einstellung kann in der Präsenz eines XPhone Benutzers angezeigt werden, welcher Dienst/Prozess aktuell auf das Mikrofon zugreift. Dies hat den Vorteil, dass Kollegen in der Präsenz des Benutzers sehen können, dass sich dieser z.B. gerade in einem Zoom-Meeting befindet:
Wählen Sie im XPhone Connect Server den gewünschten Standort aus und nehmen Sie die Einstellung vor:
Navigieren Sie zu Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Präsenzmanagement > Einstellungen für den Präsenzabgleich mit Microphone Sync.
Aktivieren Sie die Checkbox Präsenzabgleich aktiv.
In der Tabelle sind schon bekannte Prozesse hinterlegt. Ändern oder löschen Sie die Einträge nach Bedarf.
Achten Sie beim Anlegen eines neuen Prozesses darauf, einen Alias zu vergeben, da sonst der Prozessname angezeigt wird.
Vergessen Sie nicht, den neuen Prozess zu aktivieren.
Wenn gewünscht, tragen Sie weitere Prozessnamen in die Liste ein. Nachfolgend finden Sie eine Liste bekannter Prozessnamen:
Amazon Chime for Windows =
Amazon Chime
BlueJeans for Windows =
BlueJeans
Circuit for Windows =
Circuit
Cisco Webex =
CiscoCollabHost
(Special Webex Settings)Discord =
Discord
Google Chrome =
chrome
GoTo Meeting =
g2mcomm
Mozilla Firefox =
firefox
Microsoft Edge =
msedge
Microsoft Internet Explorer =
iexplore
Microsoft Teams (V1) =
teams
Microsoft Teams (V2) =
ms-teams
RingCentral App =
RingCentral
Slack for Windows =
Slack
TeamViewer Meeting =
TeamViewerMeeting
Unify Office =
Unify Office
Zoom Meeting =
Zoom
Abhängig vom Beziehungsstatus (mindestens Beziehungsstatus Teamkollege) sehen andere nun, ob ein Benutzer aktuell ein anderes Programm für ein Meeting oder Telefonat verwendet:
Der Belegt-Status ändert sich in Beschäftigt und das verwendete Programm wird angezeigt:
Haben Sie einen Fehler auf dieser Seite gefunden?
Oder ist etwas nicht gut oder zu ungenau formuliert? Dann freuen wir uns über eine E-Mail, am besten mit einem Verbesserungsvorschlag, an doku@c4b.de. Vielen Dank!