Präsenzabgleich

Microsoft Teams

Die Funktion Präsenzabgleich mit Microsoft Teams ermöglicht die bidirektionale Synchronisierung des Telefonie- und Präsenzstatus Nicht Stören zwischen Microsoft Teams und XPhone Connect. Dabei wird der Telefonie- und Präsenzstatus in beide Richtungen abgeglichen.

MS Teams und XPhone Connect müssen hierbei nicht auf dem selben System aktiv sein. Die Synchronisation setzt einen Microsoft Teams Account voraus. Mit welchem Endgerät dieser MS Teams Account verknüpft ist, spielt dabei keine Rolle.

Nimmt der Benutzer an einem XPhone Connect Meeting teil, so wird seine Präsenz in MS Teams als Am Telefon angezeigt. Wird lediglich der Bildschirm geteilt, ändert sich der Präsenzstatus im XPhone Connect nicht und somit auch nicht im MS Teams Client. Führt der Benutzer ein Telefonat über den XPhone Connect Client, so meldet MS Teams ebenfalls Am Telefon als Präsenzstatus.

Wenn Sie via Microsoft Teams ein Gespräch führen, einen Videoanruf durchführen oder den Bildschirm teilen, wird der Präsenzstatus im XPhone Connect Client wie folgt geändert:

Aktion	MS Teams Benutzer A	XPhone Client A	MS Teams Benutzer B	XPhone Client B
MS Teams Call A -> B	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)
MS Teams Videocall A -> B	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)
Nur Screensharing	Präsentation	Nicht stören	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)
MS Teams Videocall mit Screensharing	Präsentation	Nicht stören	Am Telefon	Am Telefon (MS Teams)

Achtung

Es muss keine neue Profilvorlage mit dem Namen Am Telefon (MS Teams) erstellt werden. Diese wird erscheint im Client bei den o.g. Aktionen automatisch.

Hinweis

MS Teams Benutzer, die ihren Bildschirm teilen, werden in MS Teams auf Nicht stören gesetzt. Dieser Präsenzstatus wird mit dem XPhone Connect Client synchronisiert. Dabei wird das erste Präsenzprofil (aus der Liste unter <Meine Profile>) ausgewählt, das mit dem Präsenzstatus Nicht stören hinterlegt ist.

Funktionsweise des Abgleichs

Der Abgleich des Präsenzstatus von MS Teams zu XPhone Connect stellt einen Termin in die Terminliste mit entsprechendem Text und Farbe in der Terminliste im XPhone Connect Client dar. Im Standard wird dazu das Profil Termin verwendet. Führt der Benutzer ein Gespräch mit seinem MS Teams Client, dann wird in der Terminliste im XPhone Client ein Termin angelegt. Wird das Gespräch in MS Teams wieder beendet, wird der Termin automatisch gelöscht. Sollte während des Gesprächs der XPhone Client seine Verbindung zum XPhone Connect Server verloren gehen, so wird der erstellte Termin entweder beim nächsten XPhone Client Start aber spätestens nach 12 Stunden automatisch gelöscht.

Microsoft beschreibt das Synchronisationsverhalten – sprich das Anzeigen des Präsenzstatus über verschiedenen Microsoft Teams Clients - als in nearly real time. Erfahrungsgemäß kann das Anzeigen des geänderten Präsenzstatus mit dem Microsoft Teams Webclient ohne einen Refresh bis zu 5 Minuten dauern. Beim Microsoft Teams Phone Client dauert der Refresh bis zu 10 Minuten. Seitens Microsoft wird der Präsenzstatus Nicht stören nach 24 Stunden automatisch zurückgesetzt.

Tipp

Details dazu siehe MSTeams_DetailsPresence_Synchronisation.

Das Profil „MS Teams“ - Die zentrale Profilvorlage

Standardmäßig wird das Profil Termin verwendet. Alle Einstellungen, wie z.B. die Rufumleitung, werden bei einem Microsoft Teams Call gesetzt. Wenn für ein Microsoft Teams Meeting spezielle Einstellungen hinterlegt werden sollen, kann ein neues Profil mit dem Namen MS Teams angelegt und mit neuen Einstellungen angepasst werden. Existiert ein Profil mit dem Namen „MS Teams“, dann wird das Profil und dessen Einstellungen automatisch verwendet. Das Profil MS Teams kann der Administrator in den Präsenzmanagement-Einstellungen individuell anpassen.

Einstellungen für den Präsenzabgleich mit Microsoft Teams

Die Einstellungen werden unter Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Präsenzmanagement vorgenommen.

Abhängig davon, ob ein Benutzer im XPhone Connect Client die Einstellung selbst ändern darf, wählen Sie im Drop-Down Menü die Option Benutzer darf ändern, bzw. Benutzer darf nicht ändern aus.

Optionen:

Kein Abgleich	Der Präsenzabgleich ist deaktiviert.
Abgleich von Telefonie- und Präsenzstatus	Abgleich des Präsenzstatus Nicht stören und des Telefoniestatus ist aktiv.
Abgleich des Telefoniestatus	Nur der Telefoniestatus wird abgeglichen.
Anmeldedaten merken	Ist das Active Directory nicht mit Azure synchronisiert, dann können die Anmeldedaten lokal abgespeichert werden. Die Anmeldedaten werden lokal verschlüsselt abgelegt und können nur vom XPhone Connect Client verwendet werden. In Verbindung mit ADFS (Active Directory Federation Services) steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Zentrale Profilvorlage für Microsoft Teams erstellen	Die zentrale Profilvorlage MS Teams kann der Administrator individuell anpassen und den Benutzern zuweisen. Wird die Option aktiviert, wird das Profil automatisch unter Zentrale Profilvorlage erstellt und kann individuell angepasst werden.

Präsenzerweiterung (Microphone Sync)

Mit dieser erweiterten Einstellung kann in der Präsenz eines XPhone Benutzers angezeigt werden, welcher Dienst gerade auf das Mikrofon zugreift. Der Vorteil liegt darin, dass Kollegen in der Präsenz des Benutzers sehen können, dass sich dieser z.B. gerade in einem Zoom-Meeting befindet:

Wählen Sie im XPhone Connect Server den gewünschten Standort aus und nehmen Sie die Einstellung unter Erweiterte Einstellungen vor:

• Navigieren Sie zu Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Connect Client > Erweiterte Einstellungen.

  • Fügen Sie einen weiteren Parameter hinzu:

    • Name: MicrophoneUsageSync.Enable

    • Wert: 1 = aktiviert, 0 = deaktiviert

  • Tragen Sie die gewünschten Prozessnamen (s.u.) in dem Parameter MicrophoneUsageSync.ProcessWhitelist kommagetrennt ein.

    • Im Standard sind folgende Prozessnamen bereits eingetragen und müssen nicht zusätzlich aufgeführt werden:

      chrome,firefox,iexplore,msedge,g2mcomm,TeamViewerMeeting,Zoom

    • Weitere bekannte Prozessnamen:

      • Amazon Chime for Windows = Amazon Chime

      • BlueJeans for Windows = BlueJeans

      • Circuit for Windows = Circuit

      • Cisco Webex = CiscoCollabHost (Special Webex Settings)

      • Discord = Discord

      • Google Chrome = chrome

      • GoTo Meeting = g2mcomm

      • Mozilla Firefox = firefox

      • Microsoft Edge = msedge

      • Microsoft Internet Explorer = iexplore

      • Microsoft Teams (V1) = teams

      • Microsoft Teams (V2) = ms-teams

      • RingCentral App = RingCentral

      • Slack for Windows = Slack

      • TeamViewer Meeting = TeamViewerMeeting

      • Unify Office = Unify Office

      • Zoom Meeting = Zoom

• Navigieren Sie zu Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Präsenzmanagement.

  • Fügen Sie eine zentrale Profilvorlage hinzu und aktivieren diese:

    • Profilname: MicSync

    • Präsenzstatus: Beschäftigt

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