Fax

In diesem Abschnitt geht es um die Einstellungen, die Sie für einen Standort bzgl. Fax vornehmen können.

Hinweis

  • Es können Einstellungen serverseitig vorgegeben werden. Ist zusätzlich die Option gesetzt, dass Benutzer Einstellung ändern dürfen, hat ein Benutzer die Möglichkeit, seine Einstellungen selbst vorzunehmen.

  • Ändert ein Benutzer entsprechende Einstellungen über seinen XPhone Connect Client, so werden nur diese verwendet und können serverseitig nicht überschrieben werden. Der Administrator hat die Möglichkeit die Option, dass Benutzer Einstellung selbst ändern dürfen zu deaktivieren, erst dann verwenden alle Benutzer wieder die vorgegebenen Einstellungen des Servers.

  • Beachten Sie, wenn nun die Option, dass Benutzer Einstellung selbst ändern dürfen, erneut aktiv gesetzt wird, sind die zuvor eingestellten Benutzer-Konfigurationen wieder aktiv und nicht die Serverseitigen.

  • Benutzereinstellungen (welche immer über den serverseitigen Einstellungen stehen), können nur durch entfernen und neu einrichten des Benutzers gelöscht werden (Achtung: Journale, Fax- und Voicemail-Nachrichten werden dabei gelöscht).

Fax-Funktion verwenden

Hier stellen Sie ein, ob Benutzer des entsprechenden Standortes / Konfigurationsgruppe die Fax-Funktion verwenden dürfen. Wird die Fax-Funktion benötigt, so aktivieren Sie Diese Funktion verwenden.

Integration

  • Funktion im XPhone Connect Client verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich im XPhone Connect. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Connect angezeigt.

  • Funktion im Groupware-Clients verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich in Outlook. Das Faxjournal wird nicht im XPhone Connect Server geführt, sondern im E-Mail-Postfach des Groupware-Clients, und es wird nicht im XPhone Connect angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook.

  • Funktion im XPhone Connect Client und in Groupware-Clients verwenden

    Sowohl im XPhone Connect als auch in Outlook können Faxe versendet, empfangen und angezeigt werden. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Connect angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook.

Faxerzeugung

  • Faxdokument auf dem Client rendern mit Faxvorschau (empfohlen)

  • Faxdokument auf dem Server rendern (erfordert die Installation einer Anwendung zum Drucken des zu sendenden Dokuments auf dem Server, wie z.B. Microsoft Office. PDF-Dokumente werden direkt unterstützt.)

  • Benutzer darf die Einstellung ändern

    Hinweis

    Diese Einstellungen wirken sich nur aus, wenn die Client-Erweiterungen für Outlook verwendet werden.

Format für eingehende Faxe

  • TIFF-Format verwenden

  • PDF/A-Format verwenden

    Das PDF/A-Format wurde speziell für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente entwickelt. Unterstützt wird die Version PDF/A-1b des Standards.

Faxpriorisierung

  • Benutzer dürfen Faxe mit Wichtigkeit hoch, normal und niedrig versenden.

  • Benutzer dürfen Faxe mit Wichtigkeit normal und niedrig versenden.

  • Benutzer dürfen Faxe mit Wichtigkeit niedrig versenden.

Kopfzeile

  • Kopfzeile

    Geben Sie hier den Text für die Faxkopfzeile ein, diese gilt für den gesamten Standort/Konfigurationsgruppe. Die maximale Länge der Kopfzeile beträgt 32 Zeichen.

  • Benutzer darf die Einstellung ändern

    Ist diese Checkbox aktiviert, so darf der Benutzer über XPhone Connect Client > Einstellungen > Fax > Faxversand die Faxkopfzeile individuell anpassen.

    Hinweis

    Wird die Checkbox deaktiviert, gilt die serverseitige Einstellung. Nach einer erneuten Aktivierung, ist die bereits konfigurierte Kopfzeile wieder aktiv.

  • Variablen für die Kopfzeile

    Sie können in die Kopfzeile Text oder auch Variablen eingeben. Variablen werden beim Versand des Fax durch die im XPhone Connect Server hinterlegten Werte aus den Benutzerdaten ersetzt. Eine Kombination aus Text und Variable in der Kopfzeile ist möglich (z.B. Fax von <<name>>).

    Hinweis

    Bei aktivierter Checkbox Benutzer darf die Einstellung ändern kann auch der Absender des Fax im Dialogfeld Kopfzeile Variablen einsetzen.

    Folgende Variablen können verwendet werden:

    Variable

    Benutzerdatenfeld

    <<name>>

    Nachname

    <<firstname>>

    Vorname

    <<company>>

    Firma

    <<custom1>>

    Benutzerdef1

    <<custom2>>

    Benutzerdef2

    <<custom3>>

    Benutzerdef3

    <<custom4>>

    Benutzerdef4

Stationskennung

Geben Sie hier an, welche Absender Faxnummer im gesendeten Fax aufgeführt werden soll.

  • Stationskennung: Faxnummer, Stammdaten oder Andere

SMS Empfangsbenachrichtigung

  • Empfangsbenachrichtigung per SMS

  • Benutzer darf die Einstellung ändern

    Ist diese Checkbox aktiviert, so darf der Benutzer über XPhone** Connect Client > Einstellungen > SMS > Benachrichtigungen** die Einstellung individuell anpassen.

E-Mail Bestätigung an zentrales Postfach

  • Bestätigung bei erfolgreichem Versand

    E-Mail an

    • Kopie des Faxdokumentes an Bestätigungsnachricht anhängen

  • Bestätigung bei fehlgeschlagenem Versand

    E-Mail an

    • Kopie des Faxdokumentes an Bestätigungsnachricht anhängen

E-Mail Weiterleitung

Hier stellen Sie ein, ob eine Kopie, eines empfangenen Faxes, weitergeleitet werden soll. Wenn ja, aktivieren Sie Kopie empfangener Faxe weiterleiten und nehmen weitere Einstellungen vor.

  • E-Mail an Geben Sie hier die Ziel E-Mail-Adresse für die Kopie eines Faxes an.

Benutzer dürfen eine Faxeingangskopie versenden an

  • die eigene E-Mail-Adresse

  • eine andere E-Mail-Adresse

Voreinstellung für das Versenden einer Faxeingangskopie (wirkt nur für Benutzer, die ihre Einstellungen noch nicht bearbeitet haben)

  • Keine Weiterleitung

  • Weiterleitung an die eigene E-Mail-Adresse

Deckblätter

  • Hinzufügen / Bearbeiten

    • Name (Pflichtfeld)

    • Beschreibung

    • Deckblatt \*.RTF auswählen

  • Entfernen

Standarddeckblatt

  • Standarddeckblatt: kein Deckblatt oder Systemdeckblatt

  • Benutzer dürfen alternative Deckblätter benutzen

Übertragungsberichte

Sollen am Standort alle Übertragungsberichte zentral ausgedruckt werden, so aktivieren Sie Zentraler Druck aller Dokumente und nehmen weitere Einstellungen vor.

Drucker

  • Wählen Sie hier einen auf dem XPhone Connect Server eingerichteten Drucker aus.

Erste Seite

  • Ausführlich, Orginaldokument verkleinert

  • Kopfzeile, Originaldokument verkleinert

Folgeseiten

  • Originaldokument

  • Keine Ausgabe Kopfzeile

  • Originaldokument verkleinert

Sprache

  • Deutsch

  • Englisch

  • Französisch

  • Italienisch

Vorwahl für Amt bei Faxversand

  • Vorwahl für Amt

    Dieser Wert überschreibt die Einstellung Vorwahl für Amt unter UM > Gateway. Im Telefonie-Gateway muss dafür ein geeignetes Routing konfiguriert werden.

Signalisierung

  • Feste MSN für abgehende Faxe

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