Allgemeines

Überblick

Das XPhone Connect Dashboard ermöglicht die Anzeige von Daten und die Steuerung von Unternehmensanwendungen, die im Zusammenhang mit einem Kommunikationspartner stehen. Im Vordergrund steht die effiziente Abwicklung von Arbeitsabläufen im Unternehmen, die mit Telekommunikation in Verbindung stehen. Die Darstellung der Daten erfolgt eingebettet in die Kommunikationsanwendung als sogenanntes Dashboard. Beispiel für die Anzeige wichtiger Unternehmensdaten im Anrufer-Popup des XPhone Connect Clients:

Dashboards werden über ein visuelles Design-Tool, dem Dashboard Designer erstellt. Die dargestellten Komponenten werden nach dem WYSIWYG-Prinzip (What you see, is what you get) per Drag & Drop im Dashboard platziert.

Allgemein verwendbare Dashboard-Bausteine

XPhone Connect stellt eine Reihe von Bausteinen bereit, die mit dem Dashboard-Designer per Drag & Drop in das Dashboard integriert werden können.

• Adresse eines Kontakts anzeigen

• Adresse in Karte anzeigen

• Wetter am Ort des Kontakts anzeigen

• beliebige Webseite aufrufen oder einbetten

• Datenbankfelder anzeigen

• diverse Formatierungselemente (Separator, statische Anzeigetexte)

• etc.

Weitere Anwendungen integrieren

Über den Dashboard Designer lassen sich viele Geschäftsanwendungen integrieren. Voraussetzung ist, dass die Anwendung über das XPhone Connect Directory als Datenquelle angebunden ist und die Anwendung über entsprechende Schnittstellen (z.B. zum Öffnen einer Kontaktmaske) verfügt. Für eine Reihe von Anwendungsintegrationen liegen bereits Beispiele bei, die vom Kunden oder Partner entsprechend angepasst werden können. Das Dashboard ermöglicht es, mit dem Designer erstellte Integrationslösungen oder Lösungsbeispiele zu exportieren und so Bausteine für eine Lösungsbibliothek bereitzustellen.

Hinweis

Bei den von C4B mitgelieferten Dashboards, handelt es sich generell um Konfigurationsbeispiele, die kostenlos bereitgestellt werden. Die Dashboards können vom Partner bzw. Kunden in Eigenregie adaptiert oder erweitert werden. Für diese mitgelieferten Beispiel-Dashboards übernimmt C4B keine Funktionsgarantie oder Gewährleistung.

Tipp

Ihr XPhone Produkt-Support informiert Sie im Rahmen der C4B Professional Services gerne über Komplettlösungen oder Beratung.

Lizenzierung

Jeder Benutzer, der einen Dashboardaufruf ausführt, benötigt eine XPhone Connect OFFICE PLUS Lizenz.

Kenntnisse zur Dashboard-Administration

Die Erstellung und Pflege von Dashboards im Unternehmen ist mit Skills verbunden, die für den Betrieb der Unternehmensanwendungen meist bereits vorhanden sind. Je nach eingesetzter Unternehmensanwendung und dem Anspruch an Visualisierung und Integrationstiefe sind verschiedene Skill-Levels notwendig:

Aufgabe	Skill-Level
Einfache Dashboards mit Datenanzeige, Verwendung der im Standard mitgelieferten Actions und Widgets (Solutions)	Administrator und Power-User, Datenbank- bzw. Anwendungs-Administrator
Eigene Actions für Webanwendungen oder Scripting für lokale Anwendungen erstellen oder bestehende abwandeln	Tiefergehendes Anwendungs-Know-How (CRM, ERP, Branchenlösung), Kenntnisse in „Scripting“, Kenntnisse der Schnittstelle zu den Anwendungen
Weitergehende Formatierungen der Anzeige	HTML-Grundkenntnisse
Einbindung von iFrames oder eigenen HTML/JS-Elementen	HTML/JS/Web-Programmier-Know-How
Aufruf von Batch/VB-Skript-Daten	Programmier-Know-How für VB-Skript und Batch-Dateien inkl. Skript-Debugging
Eigene Plugins zur Anwendungssteuerung	Einfache C#-Programmierung

Schnellstart

Führen Sie folgende Schritte durch, um ein Dashboard nutzen zu können: - Datenquelle anlegen

Öffnen Sie die XPhone Connect Directory Administration. Verknüpfen Sie hier die gewünschte Datenquelle mit dem XPhone Server.

• Dashboard anlegen

  Öffnen Sie den Dashboard Designer: Erstellen Sie ein neues Dashboard (Menü > Erstellen > Neues Dashboard) und vergeben Sie einen Dashboard-Namen.

• Datenquelle(n) auswählen

  Wählen Sie aus, für welche Datenquelle(n) das Dashboard angezeigt werden soll.

• Bedingungen festlegen

  Definieren Sie, wo (im Client oder im Anrufer-Toast) und für welche Client-Sprachversion das Dashboard angezeigt werden soll und ob weitere Bedingungen für die Anzeige erfüllt sein müssen.

• Dashboard designen

  Designen Sie Ihr Dashboard, indem Sie die gewünschten Komponenten via Drag & Drop in von Links in den Zeichenbereich ziehen. Unter Inhaltselemente finden Sie HTML-/JS & iFrames sowie Separatoren und Text. Unter Variablen finden Sie Datenbank-Felder und unter Actions stehen Aktionen bereit. Unter Widgets finden Sie vordefinierte Inhaltsfelder. Elemente, die Sie im Zeichenbereich auswählen, können Sie in der Bearbeitungsleiste rechts editieren.

• Dashboard Vorschau

  Nutzen Sie die Vorschau, um die Anzeige des Dashboards im Pseudo-Client zu prüfen. Hier können Sie zudem Vorschaudatensets anlegen und die Anzeige mit unterschiedlichen Call-, User- und Contact-Daten testen. Um zu sehen, wie das Dashboard auf Größenveränderung des Clients reagiert, können Sie die Client-Größe im rechten unteren Eck verändern.

• Dashboard testen

  Um die Anzeige des Dashboards unter Realbedingungen zu testen, legen Sie einen Testfall (Menü > Test) an und führen Sie diesen aus. Der erzeugte Such-URL wird aufgerufen und das entsprechende Dashboard unter Berücksichtigung von Datenquellen- und Dashboard Priorität im Pseudo-Client angezeigt. Damit Dashboards im XPhone Client angezeigt werden können, müssen Sie dies in der Server Administration unter Benutzerverwaltung > Standort > Einstellung > Connect-Client aktivieren.

Arbeitsweise und Architektur

Ein Dashboard ist üblicherweise nach folgendem Schema aufgebaut:

• Komprimierte Information zum „Unternehmenskontext“ eines Kontakts (z.B. Anzeige der Kundennummer, des Service-Levels etc.).

• Aufruf einer Unternehmensanwendung (z.B. ERP oder CRM-System) für den Einstieg in den weiteren Arbeitsablauf.

• Ein Dashboard soll einfach aufgebaut sein, die Information muss mit einem Blick erfasst werden können. Komplexere Ansichten und Funktionen sollen über einen Einstieg in die Unternehmensanwendungen abgewickelt werden (z.B. Anzeige der „Liste der offenen Posten“). Das Dashboard hilft bei der automatischen Navigation zum passenden Datensatz in der Unternehmensanwendung, indem der bei der Kommunikation entstehende „Datenkontext“ (Kontaktdatensatz ermittelt aus Rufnummer oder E-Mail-Adresse) zur Steuerung verwendet wird.

Technischer Ablauf Dashboard-Aufruf

Der Aufruf eines Dashboards beginnt stets mit einer Kontaktsuche, die der Client beim Dashboard-Server initiiert. Suchkriterien können z.B. Name, Rufnummer, E-Mail-Adresse, Datensatz-ID sein. Die Suchanfrage wird als HTTP-Aufruf an den Dashboard-Server abgesetzt. Die Kontaktdatensuche wird vom XPhone Connect Directory abgewickelt. Je nach Suchkriterium können einer oder mehrere Kontakte als Suchergebnis zurückgeliefert werden. Der Dashboard-Server ermittelt abhängig von bestimmten Bedingungen (z.B. in welchem Datenbestand ein Kontakt gefunden wurde), welches Dashboard zur Anzeige kommen soll. Ausgehend von der Dashboard-Konfiguration (welche Daten sollen sichtbar sein?) erzeugt der Server eine Webseite, die der Client zur Anzeige bringt.

XPhone Connect Directory und Dashboard-Web-Server laufen stets gemeinsam auf der XPhone Connect Server-Maschine.

Der Datenkontext eines Dashboards

Zentraler Bestandteil bei der Anzeige eines Dashboards ist dessen „Datenkontext“. Dies sind Daten, die mit einem Arbeitsablauf auf einem Client zusammenhängen. Ein solcher Arbeitsauflauf kann z.B. sein (abhängig vom verwendeten Client):

• Ein Sprachanruf

• Das Öffnen einer Kontaktkarte

• Das Öffnen der Detailansicht aus dem Anrufjournal

Verschiedene Arbeitsabläufe besitzen unterschiedliche Arten von Datenkontext:

Sprachanruf	Kontaktdaten des Anrufers, Daten des Anrufs (Rufnummer, Zeitpunkt)
Kontaktkarte	Kontaktdaten, die in der Maske angezeigt werden
Anrufjournal	Kontaktdaten des Anrufers, Daten des Anrufs (Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer)

Zusätzlich existiert immer der Kontext des angemeldeten Benutzers, d.h. demjenigen, der den Bearbeitungsvorgang vornimmt. Daraus ergeben sich in Summe drei Bestandteile des Datenkontextes eines Dashboards:

Contact	Daten des beteiligten Kontakts (Name, Firma, etc.)
Call	Daten des beteiligten Anrufs (Rufnummer, Zeit, etc.)
User	Daten des aktuell angemeldeten Benutzers (Name, Abteilung, E-Mail, etc.)

Contact-und Call-Datenkontext müssen nicht in allen Arbeitsabläufen gemeinsam vorkommen (beim Öffnen einer Kontaktkarte gibt es keine Anrufdaten), jedoch ist stets einer der beiden Kontexte erforderlich, damit ein Dashboard angezeigt werden kann. Die Inhalte der Datenkontexte werden als Data Fields bezeichnet. Sie werden über „Variable“ an verschiedenen Stellen im Dashboard-Designer angeboten, um die Dashboard-Anzeige zu steuern (siehe Variablenbenzeichnungen der Datenfelder).

Daten aus dem Kontext eines Dashboards können zur Anzeige gebracht oder zur Steuerung von Geschäftsanwendungen verwendet werden.

Steuern von Geschäftsanwendungen

Webviews können Hyperlinks enthalten, die aus dem Datenkontext des Dashboards Befehle zur Steuerung von Geschäftsanwendungen generieren. Dabei können sowohl Webanwendungen, als auch lokal installierte Anwendungen gesteuert werden.

Welches Dashboard sieht der Anwender?

In einem Anwendersystem gibt es üblicherweise Bedarf für mehrere Dashboards, die Anwender nach bestimmten Kriterien zu sehen bekommen. Die Auswahl, welches Dashboard einem Benutzer angezeigt wird, wird durch folgende Kriterien bestimmt:

• Datenquelle, in der ein Kontakt gefunden wurde

• Dashboard Priorität

• Anzeigeort (Anrufer-Toast oder Client)

• Kennung der vom Client gemeldeten Benutzersprache

• Zusätzliche Bedingungen (siehe Dashboard Priorität anpassen)

Hinweis

Siehe auch Das passende Dashboard anzeigen.

Vorgehensweise bei der Planung

Essenziell bei der Planung eines Dashboard-Konzepts ist eine Analyse der Arbeitsabläufe, die im Zusammenhang mit Telekommunikation auftreten. Der erste Schritt ist die Einteilung von Benutzern eines Telekommunikationssystems in Rollen, die der Mitarbeiter im Betrieb einnimmt. So kann es z.B. den Vertriebs-Mitarbeiter, den Mitarbeiter im technischen Service oder die Auftragsbearbeitung geben. In jeder Rolle sind die Arbeitsabläufe verschieden und daher werden sie über verschiedene Dashboards abgedeckt werden müssen.

Der folgende Fragenkatalog kann helfen, die Aufgabenstellung zu formulieren:

• Welche Anruferdaten sind bei einer Kontaktaufnahme essenziell und helfen, die weiteren Bearbeitungsschritte effizient einzuleiten?

• Welche Abläufe werden heute manuell ständig vorgenommen? Welche dieser Abläufe kosten Zeit und wo entstehen die meisten Fehler?

• An welchen Stellen findet der Übergang von der Kommunikation in eine Unternehmensanwendung statt (z.B. mündliche Abfrage der Kundennummer, Aufruf des ERP-Systems, manuelle Eingabe der Kundennummer in die Suchmaske des ERP-Systems)?

• Welche Arbeitsabläufe sollen vollautomatisch stattfinden und wo soll der Benutzer Auswahlmöglichkeiten haben (z.B. automatisches Öffnen der Offene Posten-Liste bei Anruf gegenüber Auswahlmenü Offene Posten, Gesprächsnotiz, Auftragsmaske, etc.)

Im Vorfeld sollte eine technische Analyse der betroffenen Unternehmensanwendungen erfolgt sein:

• Stellt das System die entscheidenden Daten in geeigneter Weise zur Verfügung, z.B. Kontakte und Firmen aus einem ERP-System? Sind diese Daten über das XPhone Directory integrierbar? Die technische Dokumentation des XPhone Directory oder Ihr XPhone-Partner helfen bei dieser Fragestellung weiter.

Besitzt die Anwendung, die über das Dashboard gesteuert werden kann, eine dazu geeignete Schnittstelle? Für eine Vielzahl von Anwendungen gibt es bereits fertige Vorlagen oder Integrationsbeispiele. Eine aktuelle Auflistung finden Sie im Dashboard Designer unter Solutions.

Unternehmensdaten anbinden mit dem XPhone Connect Directory

Ankopplung und Zugriffssicherheit

Voraussetzung für die Funktion des Dashboards ist eine Datenanbindung der relevanten Unternehmensanwendungen über das XPhone Connect Directory. Leistungsumfang und technische Details dazu finden Sie in der Produktdokumentation des XPhone Connect Directory.

Der Zugriff des Dashboard-Web-Servers auf das XPhone Connect Directory findet über das Client-Interface AppLink statt (Funktionsweise von Client-Interfaces siehe Produktdokumentation des XPhone Connect Directory).

Dies ist wichtig zu wissen, damit ein Berechtigungskonzept erstellt und Zugriffssicherheit erreicht werden kann. Das Berechtigungskonzept der jeweiligen Unternehmensanwendung wird vom XPhone Connect Directory nicht übernommen. Stattdessen stellt XPhone Connect diverse Mechanismen zur Verfügung.

Der Dashboard Server ist grundsätzlich nicht in der Lage, die XPhone Server Anmeldung zu verwenden. Eine Authentifizierung ist daher entweder anonym oder integrierte Windows-Anmeldung. Die Beschränkung von Berechtigungen in den Datenquellen des XPhone Connect Directorys beschränkt sich daher ebenfalls auf Windows-Benutzer (bzw. AD-Sicherheitsgruppen).

Achtung

Verwenden Sie ausschließlich das vom System verwendete AppLink Client Interface. Legen Sie kein zweites AppLink Client Interface über die XPhone Connect Administrationsoberfläche an. Die Funktion des Gesamtsystems ist sonst nicht mehr gegeben.

Datenmodell der Unternehmensanwendung

Damit der Dashboard Server den Contact-Datenkontext bearbeiten kann, muss dieser in einem einzelnen Datensatz vom XPhone Connect Directory zurück geliefert werden. Dies entspricht in manchen Fällen nicht dem Datenmodell gängiger Unternehmensdaten. Zur Anpassung des Datenmodells an diese Anforderung muss innerhalb der Unternehmensanwendung möglicherweise ein View erstellt werden (bei Anbindung der Daten per ODBC). Alternativ kann die Anpassung über einen CSV-Datenexport-/import erfolgen. Die Adaption des Datenmodells über einen ODBC-View hat den entscheidenden Vorteil, dass die Anzeigedaten in den Dashboards jederzeit aktuell sind.

System Updates & Upgrades

Beim Upgrade eines XPhone-Systems auf Version 9 sind folgende Dinge zu beachten.

Windows-Client

Die Darstellung des Dashboards erfolgt nicht mehr im Microsoft Internet Explorer Control, sondern im Microsoft Edge WebView2.

Hinweis

Bitte lesen Sie auch die XPhone Connect Client Systemvoraussetzungen und Installationsanleitung.

Dashboard-Designer

Dashboards aus Vorgängerversionen werden automatisch konvertiert und müssen in der Regel nicht manuell angepasst werden. Geändert hat sich das Client-Tag, das festlegt, für welchen Client-Typ ein Dashboard designed ist. Hier sind ab V9 nur noch XPhone Client und XPhone Anrufer Toast möglich. Andere Client-Typen werden automatisch auf XPhone-Client konvertiert. Kontrollieren Sie gegebenenfalls die Einstellungen für die Client-Typen im Designer unter den Bedingungen eines Dashboards. Dashboards, die in V8 und früher sowohl XPhone-Client als auch XPhone Anrufer-Toast als Client konfiguriert hatten, werden beim Upgrade auf V9 automatisch dupliziert und so angepasst, dass ein Dashboard für die Anzeige im Client und ein Dashboard für die Anzeige im Anrufer-Toast konfiguriert ist.

Start des Dashboard Designers

Rufen Sie den Dashboard Designer aus der Web Administration auf und melden Sie sich mit Ihrer Administratorkennung an.

Navigieren sie zu Systemeinstellungen > Dashboard und drücken sie auf die Schaltfläche XPhone connect Dashboard Designer öffnen.

Achtung

Der Designer kann in mehreren Instanzen (z.B. durch mehrere Benutzer auf verschiedenen Arbeitsplätzen) geöffnet werden. Beachten Sie, dass in der aktuellen Version von des XPhone Servers keine konkurrierende Bearbeitung möglich ist. Stellen Sie daher sicher, dass nur ein Benutzer zu einer Zeit Veränderungen an den Dashboards vornimmt.

Haben Sie einen Fehler auf dieser Seite entdeckt?

Bitte schicken Sie uns einen Hinweis auf diesen Fehler per Mail an doku@c4b.de. Vielen Dank!