Meeting e web-meeting
Generalità
XPhone Connect mette a disposizione un servizio di selezione per conferenze per conferenze telefoniche interne ed esterne. A questo scopo si utilizza un numero telefonico del vostro piano di numeri aziendale: Non sono più necessari numeri telefonici speciali.
È possibile progettare meeting in maniera estremamente confortevole nella schermata degli appuntamenti della superficie di Groupware (ad es. Microsoft Outlook). I partecipanti ricevono le relative informazioni sull’ora ed i dati di accesso attraverso un’e-mail. Utenti di XPhone Connect verranno identificati direttamente nel momento della selezione attraverso il loro numero telefonico. Non è richiesta l’immissione di un PIN.
I meeting possono essere amministrati molto comodamente tramite il client e, se necessario, estese in maniera flessibile per realizzare chat di gruppo oppure il rilascio dello schermo. Grazie alla funzione Active-Speaker, nel Client verrà indicato sempre solo il nome del parlante attuale.
I vantaggi in confronto ad una conferenza tradizionale:
I partecipanti stessi accedono al meeting, il moderatore non è costretto a chiamarli tutti.
Ogni utente XPhone ottiene una panoramica grafica dei partecipanti collegati.
Sono realizzabili anche meeting di serie.
Avete la possibilità di programmare / disdire la data di un meeting semplicemente tramite le superfici dei groupware (ad es. Microsoft Outlook).
Suggerimento
Durante il rilascio dello schermo (1:1) è possibile anche cedere il comando del mouse (opzioni nel meeting attivo, in alto a destra) al partecipante. Nelle opzioni del meeting o tramite la combinazione di tasti ALT+Pausa il comando del mouse può essere ritirato.
Distinzione tra meeting e chat di gruppo
Meeting si distinguono da semplici chat di gruppo per i canali media ampliati (audio, rilascio dello schermo).
Meeting possono includere anche partecipanti web esterni (Web-Meeting).
Meeting possono essere programmati (ad es. partendo da Outlook) o creati spontaneamente (ad hoc) nel client (anche in base a chat di gruppo già in corso o a una telefonata).
Web-Meeting
Web-Meeting consente ai partecipanti ospiti di accedere a XPhone Connect Meeting usando un browser. Ciò comprende audio, chat ed il rilascio dello schermo (però queste funzioni possono essere disattivate dall’amministratore o ad es. limitati a full-HD per quanto riguarda la risoluzione). Il link al Web-Meeting si trova nelle opzioni del meeting già programmato o già iniziato, è quindi possibile inviare un invito alla partecipazione o spontaneamente ad es. via e-mail o messaggio breve.
In occasione di un invito ad es. attraverso l’XPhone Connect Outlook Plug-In il partecipante esterno al Web-Meeting ottiene un’e-mail con i dati di accesso per il meeting nonché un link all’XPhone Web-Meeting. Dopo aver richiamato il meeting nel browser il partecipante esterno ci accede con il suo nome ed indirizzo e-mail. Il numero di accesso ed il meeting-ID sono visualizzati dal lato di accesso del meeting affinché il partecipante possa accedere ed il sistema possa assegnare correttamente il partecipante audio al partecipante web.
Se il meeting non è ancora stato avviato dal moderatore (nessun moderatore ha ancora acceduto al meeting o aperto un altro canale di media), il partecipante esterno vede una pagina contenente tutti i dati importanti del meeting. Cinque minuti prima dell’inizio del meeting è possibile accedere al meeting. Il contatto esterno ha la possibilità di partecipare al meeting in corso attraverso il telefono e al chat attraverso il browser oppure vedere lo schermo rilasciato – in dipendenza quali canali di comunicazione il moderatore ha rilasciato nel meeting.
Suggerimento
Se il presentatore utilizza un’alta risoluzione più alta di full-HD (1920 x 1080) per il rilascio dello schermo, è necessario chiarificare con l’amministratore prima del meeting se egli ha configurato una limitazione della risoluzione per il rilascio dello schermo in Web-Meeting. In questo caso non è possibile rilasciare lo schermo con la risoluzione elevata – o è necessario abbassare la risoluzione a full-HD o deve essere eliminata la limitazione dal lato del server. Se la presentazione è realizzata con una risoluzione elevata, può accadere che la qualità della rappresentazione dal lato del partecipante può risultare peggiore. Questo effetto è evitato o ridotto dalla limitazione a full-HD.
Meeting (moderatore)
Per creare un meeting nell’XPhone Connect Client, cliccare sull’icona del menù
in alto a destra e quindi su Nuovo meeting ad hoc.Opzionalmente immettere un soggetto del meeting e cliccare su Avvia meeting.
Selezionare un canale nel quale deve essere avviato il meeting (Conferenza audio, chat, Rilascio dello schermo). Ha la possibilità di aggiungere altri canali al meeting in corso.
In occasione dell’accesso alla conferenza audio normalmente siete riconosciuti automaticamente in base al vostro numero telefonico. Altrimenti fatevi indicare i dati di accesso nelle opzioni del meeting.
Suggerimento
Partecipanti che non sono il moderatore possono accedere al meeting solo quando è presente il moderatore – questo non vale per la partecipazione al Web-Meeting.
Se desiderate aggiungere ulteriori partecipanti, cliccare su
.Suggerimento
Se non doveste poter partecipare al meeting voi stessi, è possibile (…) nominare come moderatore anche altri partecipanti nella lista attraverso le opzioni dei partecipanti.
Accanto a ogni Partecipante sono indicate delle piccole icone. Se esse sono grigie, il collegamento è inattivo ed il partecipante non ha ancora acceduto alla conferenza audio, al chat o al rilascio dello schermo.
Un parlante attivo è evidenziato tramite l’icona
.
Nelle opzioni dei partecipanti (…) il moderatore ha la possibilità di:
nominare partecipanti come moderatori.
scollegare partecipanti dal meeting.
Aprire le schede di contatto di partecipanti.
Nelle opzioni del meeting in corso il moderatore ha la possibilità di:
visualizzare e copiare i dati di accesso.
attivare/disattivare il muto per partecipanti.
Bloccare meeting per l’accesso di ulteriori partecipanti.
Suggerimento
Sollte der Moderator die Verbindung zum Meeting verlieren, weil beispielsweise der Akku seines Mobiltelefons leer geworden ist, so kann er sich erneut einwählen. Standardmäßig wird das Meeting in solch einem Fall für 10 Minuten aktiv gehalten, bevor es automatisch beendet wird (dies ist vom Administrator einstellbar).
Il concetto moderatori
Diritti nel concetto moderatori di XPhone Connect
Azione |
Moderatore |
Partecipante |
|---|---|---|
Creare un meeting |
◼ |
- |
Avviare un meeting |
◼ |
- |
Bloccare/sbloccare un meeting |
◼ |
- |
Attribuire/modificare un soggetto |
◼ |
- |
Abbandonare un meeting |
◼ |
◼ |
Terminare un meeting |
◼ |
- |
Nominare moderatori |
◼ |
- |
Ritirare lo stato di moderatore |
◼ |
- |
Aggiungere partecipanti |
◼ |
- |
Rimuovere partecipanti |
◼ |
- |
Agganciare chiamate |
◼ |
- |
Attivare il muto per partecipanti |
◼ |
- |
Terminare il muto |
◼ |
- |
Avviare un chat |
◼ |
◼ |
Rilasciare lo schermo |
◼ |
◼ |
Meeting (partecipante)
Ogni partecipante che è stato invitato da un moderatore ottiene un’e-mail contenente i dati di accesso necessari (qualora il moderatore abbia attivato il canale audio).
In caso di utenti dell’XPhone Connect Client è visualizzato un toast relativo al meeting in dipendenza delle Impostazioni oppure direttamente una nuova conversazione (meeting), nella quale sono indicati i dati di accesso nella zona superiore presso opzioni.
In dipendenza della configurazione di sistema sono a disposizione più numeri di accesso. Ogni numero di accesso è assegnato a una lingua. Cercare la lingua adeguata e selezionare (o cliccare sul) numero telefonico indicato.
Il vostro dispositivo selezionato (telefono, AnyDevice, Softphone Desktop o Softphone Mobile) crea un collegamento al servizio di conferenza. Normalmente viene riconosciuto automaticamente attraverso il Suo numero telefonico. Se dovreste tuttavia essere chiesti per un ID di partecipante potete indicarlo o cliccarlo (vedere e-mail o conversazione XPhone Connect Client). Completare con #.
Suggerimento
Dato il caso che un partecipante perdesse il collegamento al meeting, perché la batteria del suo cellulare fosse vuota, esso può accedere nuovamente al meeting.
Se chiudete la finestra di conversazione del meeting, esso rimane attivo in background – otterrete ad es. notifiche del chat e potete ri-accedere al meeting attraverso il Registro. Potete chiudere il meeting in corso attraverso Opzioni > Abbandonare definitivamente il meeting. Quindi non otterrete più notifiche relative a questo meeting.
Programmare un meeting in Outlook
Potete progettare un meeting come un normale appuntamento in Outlook. La funzione è raggiungibile anche direttamente dall’XPhone Connect Client (Icona menù > Progettare meeting in Outlook).
Suggerimento
Il vostro amministratore ha la possibilità di configurare anche l’utilizzo di Office 365. In questo caso il tasto è nominato Progettare un meeting in Office 365. Le ulteriori impostazioni funzionano in maniera analoga a Outlook.
L’XPhone Connect Plugin installato a questo scopo vi offre il tasto 
Nuovo meeting in Outlook.
Cliccare su
Nuovo meeting.È indicata la finestra Appuntamento con un nuovo meeting-ID appena creato.
Ora immettere il destinatario, l’oggetto, la data, la durata ed evt. un testo.
Attraverso il tasto Opzioni del meeting avete la possibilità di nominare partecipanti contenuti nella lista dei partecipanti invitati come moderatori, ad es. nel caso in cui l’ospite stesso non avesse la possibilità di partecipare al meeting. Per diventare moderatore l’utente deve essere un utente di XPhone Connect.
Suggerimento
In caso di appuntamenti di serie è possibile nominare previamente moderatori per l’intera serie, però non per singoli appuntamenti.
Per programmare il meeting e per inviare gli inviti cliccare su Invia.
Se volete disdire un meeting, aprire dapprima il vostro calendario di Outlook, cercare la voce del meeting nel calendario e inviare semplicemente una disdetta.
Suggerimento
Vi preghiamo di osservare che momentaneamente è impossibile interrompere meeting in corso e continuarle più tardi. Se un meeting deve essere interrotto deve essere programmato un meeting completamente nuovo in un momento più tardi, ed è necessario invitare nuovamente tutti i partecipanti (potete però adottare i partecipanti del meeting interrotto attraverso la voce del registro del meeting per il nuovo meeting non ancora progettato.) La data del meeting già terminata non può essere semplicemente variata posticipandola, siccome per ogni meeting è necessario creare nuovi dati di accesso, come ad es. degli ID.
Suggerimento
In occasione della creazione di Meeting come sostituto, esso deve essere autorizzato come Editore di pubblicazioni (Autorizzazione di Outlook) per poter creare il meeting in un calendario estraneo. Il creatore ed il proprietario devono essere utenti XPhone. Il sostituto è sempre il proprietario (Owner) e moderatore del meeting. Anche altri partecipanti possono essere nominati come moderatori.
Programmare un meeting in Notes
Può progettare un meeting in Notes come un appuntamento normale.
Attraverso l’azione Nuovo > Meeting e Progetta meeting nei contatti di Notes e nella banca dati e-mail di Notes.
Cliccare su Nuovo > Meeting o su
Progettare un meeting.È indicato un modulo di conferenza con un nuovo meeting-ID appena creato.
Ora immettere il destinatario, l’oggetto, la data, la durata ed evt. un testo.
Per progettare il meeting cliccare su Invia.
Se volete disdire un meeting, aprire dapprima il calendario di Notes, cercare la voce del meeting nel calendario, cliccare su Respingi e inviare semplicemente una disdetta.
Suggerimento
Vi preghiamo di osservare che momentaneamente è impossibile interrompere meeting in corso e continuarle più tardi. Se un meeting deve essere interrotto deve essere programmato un meeting completamente nuovo in un momento più tardi, ed è necessario invitare nuovamente tutti i partecipanti (potete però adottare i partecipanti del meeting interrotto attraverso la voce del registro del meeting per il nuovo meeting non ancora progettato.) La data del meeting già terminata non può essere semplicemente variata posticipandola, siccome per ogni meeting è necessario creare nuovi dati di accesso, come ad es. degli ID.
Suggerimento
Meeting di serie sono possibili solo se risulta attivata la Sincronizzazione automatica del calendario (essa di seguito si avvia automaticamente tutti 1-2 minuti).
Suggerimento
In Notes è possibile creare dei gruppi di contatti. Anche qui è possibile progettare meeting per interi gruppi.
Avete individuato un errore su questa pagina?
Vi preghiamo di inviarci un’indicazione relativa a tale errore via e-mail a doku@c4b.de. Grazie mille!