Lista dei contatti
Ricerca
I caratteri introdotti vengono suddivisi in espressioni di ricerca. La suddivisione avviene tramite spazi. Le espressioni di ricerca vengono suddivise in un gruppo positivo e negativo. Tutte le espressioni il cui primo carattere è un - sono assegnate al gruppo negativo. In questa occasione il „-“ all’inizio dell’espressione di ricerca viene cancellato. Tutte le altre espressioni vengono assegnate al gruppo positivo. Un contatto viene ritrovato quando tutte le espressioni vengono trovate nel gruppo positivo e nessuna nel gruppo negativo.
Nella ricerca sono supportate le seguenti modalità di scrittura:
Intera parola o prima lettera del nome, del nome della ditta, del reparto e/o del luogo
Espressioni di ricerca con un punto all’inizio sono cercati direttamente nei contatti pubblici, anche se fossero stati selezionati come filtro di ricerca i Propri contatti.
Espressioni di ricerca con un meno all’inizio vengono aggiunte al gruppo negativo. Utilizzando queste evidenziare le espressioni di ricerca che intende escludere dalla ricerca.
Cancellare l’espressione di ricerca o cliccare su X nel campo di ricerca per terminare la ricerca e ad es. tornare all’elenco dei contatti.
Suggerimento
Caratteri jolly come * o ? non sono supportati.
Esempi
Anna fornisce tutti i contatti con l’espressione Anna all’inizio di una parola.
Anna -Bianchi fornisce tutti i contatti con l’espressione Anna all’inizio di una parola, però senza l’espressione Bianchi all’inizio di una parola.
Anna -Bianchi Milano fornisce tutti i contatti con l’espressione Anna e Milano all’inizio di una parola, però senza l’espressione Bianchi all’inizio di una parola.
Anna Bianchi -Milano Commercio fornisce tutti i contatti con l’espressione Anna, Bianchi e Commercio all’inizio di una parola, però senza l’espressione Milano all’inizio di una parola.
.Bianchi fornisce tutti i contatti con l’espressione Bianchi all’inizio di una parola nei contatti pubblici, anche se fossero stati selezionati come filtro di ricerca i Propri contatti.
Suggerimento
Può cercare anche dei numeri telefonici. È possibile utilizzare i seguenti formati senza caratteri speciali (eccetto il + nel formato internazionale):
- Internazionale
+4989840798…
- Nazionale
089840798… o 89840798…
- Formato rete locale
840798…
Filtro di ricerca
Cliccare sulla lente di ingrandimento per limitare la ricerca a determinate rubriche indirizzi. Con il filtro selezionato l’icona della lente appare colorata di blu. È possibile disattivare il filtro selezionando nuovamente Propri contatti e Contatti aziendali.
Sono disponibili i seguenti filtri standard/le seguenti fonti di dati:
- Propri contatti e Contatti aziendali
Tutti i contatti tranne quelli pubblici
- Propri contatti
Ad es. contatti collegati in modo locale attraverso Outlook, contatti collegati da XPhone Connect Directory provenienti dalla rubrica contatti personale di Outlook oppure anche contatti collegati da XPhone Connect Directory provenienti dalle rubriche contatti personali di Lotus Notes
- Contatti pubblici
collegati da XPhone Connect Directory: TVG Webservice (Elenco telefonico Germania) oppure ETV Swisscom Directories
- Altri contatti
Contatti collegati da XPhone Connect Directory sono elencati qui di seguito
Elenco contatti - Gruppi
Se intende informarsi sullo stato di presenza o della linea di colleghi tutto in uno sguardo, può creare dei relativi gruppi in merito.
Creare dapprima un gruppo e quindi assegnare i relativi contatti.
Un contatto può essere membro di diversi gruppi.
Contatti possono essere assegnati sia dall’elenco contatti sia dai risultati di una ricerca.
Muovere il mouse sopra il contatto che intende assegnare, i tasti necessari vengono visualizzati (Ulteriori azioni > Aggiungi a gruppo ovvero Spostare in altro gruppo).
Per una rappresentazione più chiara i gruppi possono essere estesi o ridotti.
Nota
I gruppi Altri contatti e Favoriti non possono essere cancellati.
Richiesta (Federation)
L’XPhone Connect Server può federarsi con altri server come ad esempio XPhone Connect o Microsoft Skype for Business, cioè potete scambiare le presenze e messaggi chat con gli utenti di questi server.
Prerequisito: La funzione Federation è attivata e configurata sul server e si dispone di una licenza Office Plus. Qui potete controllare se vi è stata concessa una tale licenza: Info.
Esistono due vie per contattare inizialmente gli utenti sui server federali:
L’utente esterno è contattato tramite il suo indirizzo IM (instant messaging).
L’indirizzo IM di un utente può essere trovato nell’elenco dei contatti o nell’elenco dei risultati di una ricerca nella sua scheda di contatto.
Suggerimento
Utenti esterni con indirizzo IM possono essere riconosciuti anche dall’immagine dell’utente:
È possibile inviare un messaggio di chat a questi contatti direttamente dal contatto o dalla lista dei contatti. Affinché la presenza del contatto esterno sia visibile, deve essere aggiunta alla lista dei contatti e il contatto esterno deve di solito aggiungere il vostro utente XPhone Connect alla propria lista dei contatti e assegnare l’autorizzazione appropriata. Lo stesso vale al contrario per la vostra presenza (vedi sotto).
Un utente esterno vi contatta tramite il vostro indirizzo IM.
Suggerimento
Troverete il vostro indirizzo IM personale nella configurazione del client XPhone Connect alla voce Generalità.
Se il contatto esterno aggiunge questo indirizzo alla sua lista di contatti, ad esempio in Skype for Business, il server XPhone Connect chiederà le informazioni sulla vostra presenza. Questa richiesta appare nel Connect Client come nuova voce nella scheda Richieste.
Se l’utente esterno richiedente vede la presenza del vostro utente XPhone Connect dipende dalle impostazioni dell’amministratore di XPhone. La relazione standard può essere o Collaboratore, o Persona sconosciuta, o Persona esterna o Bloccata.
Persone bloccate non vedono alcuni presenze, messaggi chat e non è possibile scambiarle
Persone sconosciute non vedono alcune presenze
Persone esterne vedono la presenza
Collaboratori vedono in addizione anche lo stato di occupazione del telefono («in chiamata»).
È possibile modificare questa Relazione nella richiesta aperta (cliccare su ) o più tardi nell’elenco dei contatti – pure in dipendenza della configurazione sul server. La relazione settata dall’amministratore come relazione standard è evidenziata in tal modo nel dialogo di richiesta.
Nella sezione superiore del dialogo è possibile di completare i dati di contatto dell’utente esterno che sta rivolgendo la richiesta o di concatenarlo con un contatto già presente proveniente da un’altra fonte. Oltre a ciò nel dialogo ha la possibilità di condividere o nascondere il vostro stato di presenza e opzionalmente di aggiungere il contatto a un gruppo nella vostra lista di contatti.
Suggerimento
Come presenza è trasmesso solamente lo stato (verde/disponibile, rosso/occupato, giallo/assente o grigio/offline), però non ulteriori informazioni come soggetto di un appuntamento o altri testo appartenenti alla presenza (home office, pausa e al.).
Richieste di contatto già risposte possono essere anche modificate o cancellate nel tab Richieste. Richieste cancellate sono nuovamente presentate appena il contatto esterno desidera richiamare il vostro stato di presenza. Quindi ha la possibilità ad es. di rispondere a la nuova richiesta con altre impostazioni.
Nota
Per far sì che un contatto federato non veda più la presenza del vostro utente non basta cancellare questo contatto dalla vostra lista dei contatti. Per nascondere la presenza dettare la relazione al contatto a Persona sconosciuta – o cancellare la richiesta risposta e quindi modificare le impostazioni nella nuova richiesta di tale contatto.
Elenco contatti - Relazioni
Una persona sta sempre in relazione con un’altra persona. La relazione è sempre mirata, ciò significa che la persona A è connessa con la persona B in una determinata maniera, e questa connessione forma la relazione; invece la relazione della persona B alla persona A può essere di un tipo completamente diverso. Non è possibile assegnare relazioni a gruppi ad es. a tutti i contatti del gruppo «Commercio».
La relazione serve per descrivere quali delle mie caratteristiche sono visibili per un’altra persona e quali azioni possono essere eseguite da un’altra persona nell’ambito delle risorse (vedere sotto - matrice dei diritti).
Esempio
Il signor Rossi desidera che la signora Bianchi ottiene i diritti di assumersi le sue chiamate e di poter vedere i suoi appuntamenti. Secondo la matrice dei diritti, il signor Rossi ora deve assegnare alla signora Bianchi il ruolo di «Collega nel team».
La configurazione deve essere eseguita sull’XPhone Connect Client del signor Rossi. Dapprima esso cerca la signora Bianchi attraverso il campo di ricerca. Quando ha trovato la signore Bianchi attraverso Ulteriori azioni > Modifica relazioni con il contatto deve selezionare il ruolo Collega nel team. Se la signora Bianchi deve anche poter modificare la presenza del signor Rossi, attraverso l’XPhone Connect Client del signor Rossi il ruolo di Assistente deve essere assegnato alla signore Bianchi.
Nota
Nel suo XPhone Connect Client la signora Bianchi non riesce a vedere quali diritti lei possiede nell’ambito del signor Rossi. Lo riconosce esclusivamente attraverso le azioni alle quali possiede l’accesso.
Matrice dei diritti
Pers. bloccate 1 |
Persona sconosciuta |
Persona esterna |
Partecipante alla centralina 2 |
Centralina 2 |
Collaboratore |
Collega nel team |
Assistente |
Assistente+ |
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Informazioni dettagliate di contatto |
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Informazioni comuni di contatto |
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Informazioni dettagliate di presenza |
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Stato di presenza, testo dello stato di presenza, periodo di validità di un appuntamento, nota per colleghi, oggetto di un appuntamento aziendale |
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Informazioni comuni di presenza |
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Stato di presenza, testo dello stato di presenza, periodo di validità di un appuntamento |
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Informazioni dettagliate di deviazione |
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Informazioni comuni di deviazione |
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Informazioni dettagliate di chiamata |
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Testo del soggetto di appuntamenti non privati |
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Testo dello stato di presenza |
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Periodo di validità di appuntamenti non privati |
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Periodo di validità di appuntamenti privati |
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Impostare la presenza |
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Icona di presenza senza informazioni testuali |
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Modificare deviazione chiamate |
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Rispondere chiamate |
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Visualizzare lo stato telefono occupato |
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Dati di contatto aziendali - E-mail |
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Solo gli utenti del server vedono l’indirizzo e-mail |
Immagine - Dati di contatto aziendali |
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Solo gli utenti del server vedono l’immagine del contatto |
Può vedere il numero telefonico anche durante la chiamata |
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Può vedere persone in attesa all’esterno anche durante le procedure di trasmissione |
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- 1
La relazione Bloccato non è selezionabile in Teams.
- 2(1,2)
Queste relazioni possono essere assegnate esclusivamente dall’amministratore.
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