Presenza

Profili di presenza

I miei profili

• Nuovo

  Crea un nuovo profilo, in seguito all’immissione del nome. Osservare che più tardi il nome non può essere modificato.

• Cancella

  Dapprima evidenziare un profilo e di seguito cliccare su Cancella.

Modificare profilo «Presente»

• Attivato

  Se la spunta risulta attivata, il profilo è a disposizione dell’utente nell’XPhone Connect Client.

• Stato di presenza

  Qui è possibile modificare l’icona. Il nome non può essere adattato.

• Deviazione

  Qui potete impostare quale Deviazione deve essere attivata durante l’attività del relativo profilo.

• Stato TeamDesk

  Questa opzione richiede l’appartenenza a un gruppo TeamDesk configurato.

Attivare automaticamente profili

• All’avvio del programma, alla fine del programma… - Opzioni

  Modelli di progetto possono essere attivati automaticamente o all’avvio o alla fine del programma e in caso d’inattività dell’utente (passaggio all’inattività dopo X minuti, in caso di consolle bloccata). Un profilo può essere assegnato ad ogni punto.

• Controllo temporizzato attraverso il calendario di Outlook o di Notes - Opzioni del calendario

  Ulteriori opzioni riguardo la sincronizzazione di appuntamenti di Outlook / Notes.

Avanzato

• Sincronizzazione di presenza con altri sistemi

  Sincronizza lo stato di presenza dell’utente tra XPhone Connect e Microsoft Teams. Troverete ulteriori informazioni presso sincronizzazione di presenza.

• Visualizzare le informazioni di presenza in Microsoft Office

  Indica lo stato di presenza di XPhone Connect ad es. anche in Microsoft Outlook.

Attenzione

Osservare per favore che le impostazioni di configurazione indicate qui di seguito possono essere limitate dal Vostro amministratore. L’amministratore ha la possibilità di effettuare la configurazione dei modelli di profili disponibili agli utenti nonché della sincronizzazione del calendario, affinché l’utente potrà trarre le impostazioni automaticamente dall’XPhone Connect Server. In questo punto possono essere disattivate le regole d’uso individuali.

Deviazione a controllo di presenza

XPhone Connect offre diverse opzioni di ottimizzare la raggiungibilità:

• Profili di presenza possono essere concatenati con deviazioni di chiamate

• I profili di presenza possono essere attivati automaticamente indipendenza di un determinato comportamento dell’utente

• I profili di presenza sono gestiti tramite gli appuntamenti del calendario di Microsoft Outlook o del calendario HCL Notes.

Suggerimento

L’amministratore ha la possibilità di limitare le funzioni descritte come ad es. la sincronizzazione del calendario o la modifica dei profili di presenza da parte dell’utente.

Commento rispetto a AnyDevice / Softphone

Osservare che anche la funzione Follow-Me di un AnyDevice (anche Softphone) rappresenta infine una deviazione. Se Follow-Me risulta attivo e se avviene ad es. una deviazione a controllo del profilo alla casella vocale, allora nel client è indicato Follow-Me disinserito. Se termina la deviazione del profilo di presenza, si riattiva anche il Follow-Me dell’AnyDevice selezionato. A questo scopo però nel profilo Presente deve anche essere settata l’opzione Non modificare la deviazione! Deviazione disinserita risulterebbe anche in Follow-Me disinserito e le chiamate in arrivo non verrebbero più inoltrate all’AnyDevice.

Associare profili di presenza a deviazioni di chiamate

In alcuni casi è utile associare determinati profili di presenza a una deviazione di chiamata.

Esempio: Per evitare di essere disturbati è possibile impostare un’opzione che consente a un collega di accettare le telefonate al posto del chiamato. In questo caso occorre collegare il profilo Non disturbare con una deviazione di chiamata sul telefono del collega.

1. Aprire il dialogo Extra > Configurazione > Profili di presenza.

2. Nel dialogo Profili di presenza, selezionare i profilo Non disturbare.

3. Configurare la Deviazione inserita presso Modifica profilo.

   Suggerimento

   La voce Non modificare la deviazione lascia invariata un’altra deviazione (settata manualmente o automaticamente)! Se desiderate terminare deviazioni in modo mirato (ad es. nel profilo presente), settate l’opzione di deviazione Deviazione disinserita.

4. Se necessario potete inoltre configurare un Testo info relativo alla presenza, che è sempre visualizzato per i vostri colleghi, quando non volete essere disturbati.

5. Confermare di seguito con OK.

Attivare automaticamente profili di presenza

Un’altra possibilità ancora più semplice è impostare l’avvio automatico dei profili di presenza in determinate circostanze e l’attivazione contemporanea di una deviazione di chiamata.

Esempio: Si supponga di aver impostato la deviazione di chiamata sulla casella vocale quando si spegne il computer e si lascia l’ufficio. Il mattino seguente si entra in ufficio e si riaccende il computer: a questo punto è necessario che la deviazione di chiamata venga automaticamente disattivata. La deviazione di chiamata sulla casella vocale può essere impostata anche quando ci si allontana temporaneamente dalla propria postazione di lavoro.

1. Aprire il dialogo Extra > Configurazione > Profili di presenza.

2. Cliccare su Attiva automaticamente i profili > Opzioni.

3. Per l’avvio, la fine o l’inattività del programma, impostare il profilo desiderato per il quale è già stato configurato l’inoltro delle chiamate, ad es. alla casella vocale (vedi sopra).

   Suggerimento

   Lo stato Inattività viene settato dopo il tempo qui impostato senza movimento del mouse o input da tastiera sul computer o, se lo si desidera, direttamente con il blocco dello schermo.

4. Per confermare ambedue le finestre di dialogo cliccare su OK.

Attivare profili di presenza controllati a tempo tramite la sincronizzazione del calendario

I profili di presenza possono essere attivati automaticamente anche dagli appuntamenti nel vostro calendario groupware (Outlook, Note). Questa sincronizzazione avviene o localmente (sincronizzazione dal lato client ad es. tra Outlook e XPhone Connect) o centralmente tra i server (sincronizzazione lato del server ad es. tra Microsoft Exchange e XPhone Connect) - a seconda della configurazione sull’XPhone Connect Server.

Esempio: Volete che gli appuntamenti prenotati in Outlook siano reindirizzati alla vostra casella vocale.

1. Aprire il dialogo Extra > Configurazione > Profili di presenza.

2. Cliccare su Attiva automaticamente i profili > Opzioni calendario.

3. Attivare la sincronizzazione automatica con il calendario di Outlook.

4. Scegliete se solo gli appuntamenti presi da Outlook che forniscono un modello di profilo XPhone Connect attraverso la loro categoria (ad es. @Non disturbare) - o se anche altri appuntamenti che non sono evidenziati come Libero o Altra postazione di lavoro (ad es. Stato Prenotato, Assente o Con riserva). Selezionare un profilo di presenza che viene utilizzato di default per gli appuntamenti sincronizzati. Per questo profilo si configura anche la deviazione di chiamata associata alla casella vocale (vedi sopra).

5. Definite come devono essere gestiti gli inviti alle riunioni, cioè se il profilo di presenza predefinito deve essere attivato anche per gli appuntamenti che non avete creato voi stessi.

6. Specificare se gli assistenti o i colleghi del team possono vedere anche il testo dell’oggetto dell’appuntamento o solo lo stato di presenza. Gli appuntamenti inseriti in Outlook come privati appaiono sempre senza soggetto.

7. Per confermare ambedue le finestre di dialogo cliccare su OK.

Suggerimento

In caso di profili di presenza sovrapposti (ad es. Formazione, tutto il giorno e Pranzo 12:15-13:00*), verranno attivate la presenza valida e la deviazione di chiamata configurata (ad es. durante la formazione, inoltro di chiamata ad un collega, durante la pausa pranzo alla messaggeria vocale e poi di nuovo al collega).

Visualizzare e aggiornare l’elenco degli appuntamenti sincronizzati

L’elenco degli appuntamenti ricevuti per il periodo di confronto (ad es. 30 giorni) insieme ai profili di presenza assegnati è visibile sotto Extra > Configurazione > Profili di presenza > Elenco appuntamenti. Le presenze impostate manualmente non hanno un creatore registrato, le voci corrispondenti contengono la fonte, ad esempio Outlook.

Cliccare su Avvia sincronizzazione calendario, per avviare una sincronizzazione manuale con il calendario groupware.

Sincronizzazione con Microsoft Teams

Questa funzione vi consente la sincronizzazione dello stato telefonico di Microsoft Teams e XPhone Connect. A questo scopo lo stato telefonico è sincronizzato in ambedue le direzioni. Se telefonate in Microsoft Teams il relativo stato telefonico è modificato in XPhone Connect Client e vice versa. Riguardo a ciò non importa de utilizzate Microsoft Teams e XPhone Connect sul desktop o nella versione mobile.

Attivare la sincronizzazione

Per attivare la sincronizzazione aprire la configurazione e selezionare l’opzione Opzioni di sincronizzazione nella sezione Presenza presso Avanzato.

In Microsoft Teams selezionare quindi Sincronizzazione dello stato telefonico e di presenza e confermare.

Si apre una finestra con il log-in di Teams. La sincronizzazione è attiva dopo l’accesso. Per far sì che non ci si deve registrare ad ogni avvio di XPhone Connect può essere selezionata l’opzione Memorizza dati di accesso. La registrazione in Microsoft Teams quindi avviene automaticamente nel background.

Modifica delle impostazioni nel profilo di presenza automatico

Se il vostro amministratore ha attivato la sincronizzazione MS Teams, in caso di chiamate o chiamate video in Microsoft Teams, nell’XPhone Connect Client è attivato il profilo MS Teams e con questo anche le preimpostazioni per la Deviazione e Teamdesk che sono state configurate dall’amministratore. Per poter modificare le preimpostazioni del profilo necessitate le relative autorizzazioni dell’amministratore.

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