Réunions et réunions en ligne
Généralités
XPhone Connect propose un service de numéro d’appel pour des conférences téléphoniques internes et externes. À ce sujet, un numéro de téléphone du plan de numérotation de votre entreprise est utilisé : Aucun numéro de téléphone surtaxé payant n’est requis.
Les réunions peuvent être aisément organisées dans l’agenda de l’interface Groupware (par ex. Microsoft Outlook). Les participants sont informés par courriel de l’heure et des données d’accès. Les utilisateurs XPhone Connect sont directement identifiés grâce à leur numéro de téléphone lorsqu’ils se connectent. Aucun PIN n’est requis.
Les réunions peuvent être facilement gérées via le client et, le cas échéant, complétées par un chat de groupe ou le partage d’écran. Grâce à la fonction Active Speaker, le nom de la personne qui parle est toujours affiché dans le client.
Avantages par rapport à une conférence traditionnelle :
Les participants rejoignent eux-mêmes la réunion, le modérateur ne doit pas tous les appeler.
Chaque utilisateur XPhone reçoit une vue d’ensemble graphique des participants connectés.
Il est également possible de réaliser des réunions en série.
Vous pouvez facilement prévoir / annuler une date de réunion via l’interface Groupware (par ex. Microsoft Outlook).
Astuce
Il est également possible de transmettre au participant la commande à distance de la souris (options dans la réunion active, en haut à droite) dans le partage d’écran à deux. Les options de la réunion ou la combinaison de touches ALT+Pause permet de reprendre la commande de la souris.
Différence entre réunion et chat de groupe
Les réunions se distinguent des simples chats de groupe par les canaux étendus (audio, partage d’écran).
Les réunions peuvent également intégrer des participants externes (réunion en ligne).
Les réunions peuvent être prévues (par ex. à partir d’Outlook) ou crées spontanément dans le client (également à partir d’un chat de groupe ou d’un appel téléphonique en cours).
Réunion en ligne
La réunion en ligne permet aux invités de participer à des réunions XPhone Connect via leur navigateur. Cela comprend les fonctions audio, chat et le partage d’écran, ces fonctions pouvant toutefois être désactivées par l’administrateur ou par ex. limitées à la résolution Full HD. Le lien vers la réunion en ligne est indiqué dans les options de la réunion prévue ou en cours, une invitation à participer peut donc être également envoyée spontanément, par ex. par voie électronique ou SMS.
En cas d’invitation, par ex. via le plugin XPhone Connect Outlook, le participant externe à la réunion en ligne reçoit un courriel avec les données d’accès à cette réunion et un lien vers la réunion en ligne XPhone. Après avoir appelé la réunion dans son navigateur, le participant externe se connecte en entrant ses nom et adresse électronique. Le numéro d’appel et l’ID de la réunion sont affichés sur la page d’accès de la réunion afin que le participant puisse se connecter et que le système associe correctement le participant audio au participant en ligne.
Si la réunion n’a pas encore été démarrée par le modérateur (aucun modérateur ne s’est connecté ou autre canal ouvert), le participant externe voit une page avec toutes les données pertinentes de la réunion. Il sera alors possible de se connecter cinq minutes avant le début de la réunion. Le contact externe peut participer à la réunion en cours par téléphone et au chat dans le navigateur ou voir le partage d’écran - selon les canaux de communication validés par le modérateur dans la réunion.
Indication
Si le présentateur utilise une résolution supérieure à Full HD (1920 x 1080) pour le partage d’écran, il est conseillé de vérifier avec l’administrateur en amont de la réunion en ligne s’il a configuré sur le serveur XPhone Connect une résolution limitée pour le partage d’écran dans des réunions en ligne. Si oui, l’écran ne pourra pas être partagé avec une résolution supérieure, il faudra alors la limiter à Full HD ou annuler la limitation côté serveur. Si la présentation est effectuée avec une résolution supérieure, l’affichage peut être éventuellement de moindre qualité côté participant en raison de la mise à l’échelle nécessaire, cet effet étant évité ou diminué en limitant à Full HD.
Réunion (modérateur)
Pour créer une réunion dans le client XPhone Connect, cliquez sur l’icône Menu
en haut à droite puis sur Nouvelle réunion spontanée.Entrez éventuellement l’objet de la réunion et cliquez sur Démarrer une réunion.
Sélectionnez le canal avec lequel doit démarrer la réunion (Audioconférence, Chat, Partage d’écran). Vous pourrez ajouter ultérieurement d’autres canaux à la réunion en cours.
Au moment de la connexion à l’audioconférence, vous serez identifié(e) en règle générale identifié automatiquement au moyen de votre numéro de téléphone, dans le cas contraire, demandez à Afficher données d’accès dans les options de la réunion.
Indication
Les participants, n’ayant pas le statut de modérateur, ne rejoindront la réunion que si un modérateur s’est connecté, cette règle s’appliquant également aux participants à une réunion en ligne.
Pour ajouter d’autres participants, cliquez sur
.Indication
Si vous ne pouvez pas participer personnellement à la réunion, il est également possible de (…) nommer modérateur d’autres participants de la liste via les options des participants.
De petites icônes s’affichent à côté de chaque Participant. Si elles sont grises, la connexion est inactive et le participant n’a pas encore rejoint l’audioconférence, le chat ni le partage d’écran.
Un interlocuteur actif est respectivement signalé par cette icône
.
Dans les options des participants (…), le modérateur peut :
Nommer modérateurs différents participants.
Déconnecter des participants de la réunion.
Ouvrir des cartes de contact des participants.
Dans les options de la réunion en cours, le modérateur peut :
Afficher et copier des données d’accès.
Mettre en sourdine/activer des participants.
Bloquer l’accès d’autres participants aux réunions.
Indication
Si le modérateur est déconnecté de la réunion, par exemple parce que son téléphone portable est déchargé, il pourra se reconnecter. Dans ce cas, la réunion est maintenue active pendant 10 minutes (durée par défaut) avant qu’il n’y soit mis fin automatiquement (réglable par l’administrateur).
Le concept de modérateur
Droits dans le concept de modérateur XPhone Connect
Action |
Modérateur |
Participant |
|---|---|---|
Créer une réunion |
◼ |
- |
Démarrer une réunion |
◼ |
- |
Bloquer/débloquer une réunion |
◼ |
- |
Indiquer/modifier un thème |
◼ |
- |
Quitter une réunion |
◼ |
◼ |
Terminer une réunion |
◼ |
- |
Désigner des modérateurs |
◼ |
- |
Retirer le statut de modérateur |
◼ |
- |
Ajouter participant(s) |
◼ |
- |
Retirer participant(s) |
◼ |
- |
Raccrocher participant(s) |
◼ |
- |
Mettre en sourdine participant(s) |
◼ |
- |
Désactiver Mute |
◼ |
- |
Démarrer un chat |
◼ |
◼ |
Partager l’écran |
◼ |
◼ |
Réunion (participant(s))
Chaque participant, invité par un modérateur, reçoit un courriel avec les données d’accès requises (si le modérateur a activé le canal audio).
En ce qui concerne les utilisateurs XPhone Connect Client, selon les Paramètres, un toast relatif à la réunion ou directement une nouvelle conversation (réunion), dont les données d’accès sont affichées dans la partie supérieure sous Options, apparaît.
Selon la configuration du système, plusieurs numéros d’appel sont disponibles, chaque numéro correspondant à une langue. Recherchez la langue adéquate et sélectionnez (ou cliquez sur) le numéro de téléphone affiché.
Votre appareil sélectionné (téléphone, AnyDevice, Softphone Desktop ou Softphone Mobile) établit une communication avec le service de conférence. En règle générale, vous êtes identifié(e) automatiquement au moyen de votre numéro de téléphone. Si on vous demande toutefois un ID de participant, veuillez l’entrer ou cliquer dessus (voir courriel ou conversation XPhone Connect Client) puis conclure avec #.
Indication
Si un participant est déconnecté de la réunion, par exemple parce que son téléphone est déchargé, il pourra se reconnecter.
Si vous fermez la fenêtre de conversation de la réunion, elle est encore active pour vous en arrière-plan - vous continuez de recevoir par ex. des notifications chat et pouvez rejoindre la réunion via le Journal. Vous pouvez quitter la réunion en cours à titre personnel via Options > Quitter définitivement la réunion, vous ne recevrez plus aucun notification concernant cette réunion.
Prévoir une réunion dans Outlook
Vous pouvez prévoir une réunion comme un rendez-vous courant dans Outlook, cette fonction est également disponible directement depuis le client XPhone Connect (Icône Menu > Prévoir une réunion dans Outlook).
Indication
Votre administrateur peut également configurer l’utilisation d’Office 365. Dans ce cas, le bouton s’appelle Prévoir une réunion dans Office 365. Autres paramètres, voir Outlook.
Le plugin inhérent XPhone Connect vous propose dans Outlook le bouton 
Nouvelle réunion.
Cliquez sur
Nouvelle réunion.La fenêtre Rendez-vous s’affiche avec un nouvel ID de réunion.
Entrez le/les destinataire(s), l’objet, la date, la durée et, le cas échéant, un texte.
Le bouton Options de réunion vous permet de nommer modérateurs les participants de la liste d’invitation enregistrée au préalable, par ex. au cas où l’hôte ne pourrait pas participer personnellement à la réunion. Pour être modérateur, le participant doit être un utilisateur XPhone Connect.
Indication
En ce qui concerne les rendez-vous en série, les modérateurs ne peuvent être désignés à l’avance que pour toute la série de rendez-vous mais pas pour un rendez-vous de la série.
Cliquez sur Envoyer pour prévoir la réunion et envoyer les invitations.
Si vous souhaitez annuler une réunion, ouvrez l’agenda Outlook, recherchez l’entrée de la réunion et envoyez simplement une annulation.
Indication
Veuillez noter qu’il est impossible actuellement d’interrompre des réunions en cours et de les poursuivre ultérieurement. Si une réunion doit être interrompue, il faut prévoir une toute nouvelle réunion pour la date ultérieure et réinviter tous les participants (toutefois, vous pouvez reprendre les participants de la réunion interrompue pour une nouvelle réunion imprévue via l’entrée Réunion dans le journal.) Il est également impossible de repousser simplement un rendez-vous d’une réunion déjà terminée car il faut créer pour chaque réunion de nouvelles données d’accès, par ex. ID.
Indication
Pour créer des réunions en tant que suppléant, il faut qu’il ait le droit De publier (droit Outlook) pour pouvoir créer la réunion dans un agenda étranger. L’auteur et le propriétaire doivent être tous deux utilisateurs XPhone. Le suppléant est toujours propriétaire (Owner) et modérateur de la réunion, d’autres participants peuvent être également nommés modérateurs.
Prévoir une réunion dans Notes
Vous pouvez prévoir une réunion comme un rendez-vous courant dans Notes.
Via l’action Nouvelle > Réunion et Prévoir une réunion dans les contacts Notes et dans la base de données des courriels Notes.
Cliquez sur Nouvelle > Réunion ou sur
Prévoir une réunion.Un formulaire de discussion s’affiche avec un nouvel ID de réunion.
Entrez le/les destinataire(s), l’objet, la date, la durée et, le cas échéant, un texte.
Cliquez sur Envoyer pour prévoir la réunion.
Si vous souhaitez annuler une réunion, ouvrez votre agenda Notes, recherchez l’entrée de la réunion, cliquez sur Refuser et envoyez une annulation.
Indication
Veuillez noter qu’il est impossible actuellement d’interrompre des réunions en cours et de les poursuivre ultérieurement. Si une réunion doit être interrompue, il faut prévoir une toute nouvelle réunion pour la date ultérieure et réinviter tous les participants (toutefois, vous pouvez reprendre les participants de la réunion interrompue pour une nouvelle réunion imprévue via l’entrée Réunion dans le journal.) Il est également impossible de repousser simplement un rendez-vous d’une réunion déjà terminée car il faut créer pour chaque réunion de nouvelles données d’accès, par ex. ID.
Indication
Les réunions en série ne sont possibles que si la Synchronisation d’agenda automatique est activée (elle démarre alors automatiquement toutes les 1 à 2 minute(s)).
Indication
Il est possible de créer des groupes de contacts dans Notes. Ici aussi, il est possible de prévoir des réunions pour tout un groupe.
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