Présence

Profils de présence

Mes profils

• Nouveau

  Crée un nouveau profil après avoir saisi le nom. Veuillez noter que le nom ne peut pas être modifié ultérieurement.

• Effacer

  Dans un premier temps, sélectionnez un profil puis cliquez sur Effacer.

Modifier profil «Présent»

• Activé

  Si cette case est activée, ce profil est disponible pour l’utilisateur dans le client XPhone Connect.

• Statut de présence

  Modifiez ici l’icône. Vous ne pouvez pas modifier le nom ultérieurement.

• Transfert

  Réglez ici le Transfert devant être actif si le profil respectif est sélectionné.

• Statut TeamDesk

  Cette option implique d’être membre dans un groupe TeamDesk configuré.

Activer automatiquement les profils

• Au démarrage du programme, à la fin du programme… - Options

  Les modèles de profil peuvent être activés automatiquement, soit au démarrage ou à la fin du programme et en cas d’inactivité de l’utilisateur (définir inactif après X minutes, en cas de console verrouillée). Vous pouvez attribuer un profil à chaque point.

• Gestion via agenda Outlook ou Notes - Options agenda

  Autres options concernant synchronisation d’agenda Outlook / Notes.

Avancé

• Synchronisation de présence avec d’autres systèmes

  Synchronise le statut de présence de l’utilisateur entre XPhone Connect et Microsoft Teams. Pour de plus amples renseignements, voir Synchronisation de présence.

• Afficher des informations sur la présence dans Microsoft Office

  Affiche également le statut de présence XPhone Connect, par ex. dans Microsoft Outlook.

Attention

Veuillez tenir compte du fait que les paramètres de configuration susnommés peuvent être éventuellement limités par votre administrateur. L’administrateur peut configurer les modèles de profil disponibles pour l’utilisateur et effectuer la synchronisation d’agenda de sorte que les utilisateurs peuvent disposer automatiquement des paramètres du serveur XPhone Connect. Il est également possible de désactiver les paramètres utilisateur individuels.

Transfert géré via présence

XPhone Connect permet d’optimiser la disponibilité :

• Les profils de présence peuvent être associés à des transferts d’appel

• Les profils de présence peuvent être automatiquement activés selon le comportement de l’utilisateur

• Les profils de présence sont gérés via les rendez-vous dans votre agenda Microsoft Outlook ou HCL Notes.

Indication

L’administrateur peut limiter côté serveur les fonctions décrites, telles que la synchronisation d’agenda ou la modification des profils de présence par l’utilisateur.

Remarque sur AnyDevice / Softphone

Veuillez noter que la fonction Follow-Me d’un AnyDevice (également softphone) représente en fait un transfert. Si Follow-Me est actif et que, par ex., un transfert est prévu selon le profil vers la messagerie vocale, Follow-Me désactivé sera affiché dans le client. À la fin du transfert du profil de présence, Follow-Me de l’AnyDevice sélectionné est de nouveau actif à condition toutefois d’avoir activé dans le profil Présent l’option Ne pas modifier le transfert ! Transfert désactivé entraînerait également Follow-Me désactivé et les appels entrants ne seraient plus transférés vers AnyDevice.

Associer des profils de présence au transfert d’appel

Dans certains cas, il est judicieux d’associer certains modèles de profil à un transfert d’appel.

Exemple : si vous ne souhaitez pas être dérangé(e), vos appels seront toujours pris par un collègue spécifique. Veuillez donc associer le profil Ne pas déranger à un transfert d’appel vers son téléphone.

1. Ouvrez la boîte de dialogue via Outils > Configuration > Profils de présence.

2. Sélectionnez désormais dans la boîte de dialogue Profils de présence le profil Ne pas déranger.

3. Définissez sous Modifier profil le Transfert d’appel activé.

   Indication

   L’entrée Ne pas modifier le transfert ne modifie aucun autre transfert (défini manuellement ou automatiquement) ! Si vous souhaitez arrêter les transferts de manière ciblée (par ex. dans le profil Présent), veuillez définir l’option de transfert Transfert d’appel désactivé.

4. Le cas échéant, vous pouvez en outre laisser une Info sur la présence, affichée toujours à vos collègues quand vous ne souhaitez pas être dérangé(e).

5. Confirmez ensuite en cliquant sur OK.

Activer automatiquement les profils de présence

Il est encore plus facile de configurer vos profils de présence de manière qu’ils démarrent automatiquement dans certaines circonstances et activent donc un transfert d’appel.

Exemple : vous souhaitez toujours un transfert d’appel vers votre messagerie vocale si vous arrêtez votre ordinateur et quittez le bureau. Dès que vous arrivez au bureau le matin et que vous redémarrez votre ordinateur, le transfert d’appel sera automatiquement désactivé. Même si vous vous absentez brièvement de votre poste de travail, vous souhaitez un transfert d’appel continu vers votre messagerie vocale.

1. Ouvrez la boîte de dialogue via Outils > Configuration > Profils de présence.

2. Cliquez sur Activer automatiquement les profils > Options.

3. Configurez le profil respectivement souhaité pour Démarrage du programme, Fin du programme et/ou Inactivité, profil pour lequel le transfert, par ex. vers la messagerie vocale, a d’ores et déjà été configuré (voir ci-dessus).

   Indication

   Le statut Inactivité est activé selon le temps défini sans mouvement de souris ni saisie au clavier de l’ordinateur ou, sur demande, également directement avec le verrouillage de l’écran.

4. Confirmez ensuite les deux boîtes de dialogue en cliquant sur OK.

Activer les profils de présence via la synchronisation d’agenda en fonction du planning

Il est également possible d’activer automatiquement les profils de présence via les rendez-vous dans votre agenda Groupware (Outlook, Notes), cette synchronisation étant locale (synchronisation côté client par ex. entre Outlook et XPhone Connect) ou centralisée entre les serveurs (synchronisation côté serveur par ex. entre Microsoft Exchange et XPhone Connect), selon la configuration sur le serveur XPhone Connect.

Exemple : vous souhaitez un transfert d’appel vers votre messagerie vocale pour tous les rendez-vous réservés dans Outlook.

1. Ouvrez la boîte de dialogue via Outils > Configuration > Profils de présence.

2. Cliquez sur Activer automatiquement les profils > Options agenda.

3. Activez la Synchronisation automatique avec l’agenda Outlook.

4. Choisissez si seuls les rendez-vous Outlook, qui fournissent un modèle de profil XPhone Connect (par ex. @Ne pas déranger) via leur Catégorie, ou si d’autres rendez-vous, qui ne sont pas marqués comme étant Libre ou Actif ailleurs (par ex. statut Réservé, Absent ou Sous réserve), doivent être synchronisés. Sélectionnez un profil de présence, utilisé par défaut pour les rendez-vous synchronisés. Pour ce profil, vous configurez également le transfert inhérent vers la messagerie vocale (voir ci-dessus).

5. Définissez la manière dont les Invitations à une réunion doivent être traitées, c’est-à-dire si le profil de présence standard doit être également activé pour les rendez-vous que vous n’avez pas créés vous-même.

6. Définissez si vos assistants ou vos collègues peuvent également voir l’Objet du rendez-vous ou encore uniquement le statut de présence. Les rendez-vous privés Outlook sont toujours affichés sans objet.

7. Confirmez ensuite les deux boîtes de dialogue en cliquant sur OK.

Indication

Si plusieurs profils de présence se chevauchent (par ex. Formation, toute la journée et Déjeuner de 12h15 à 13h00), la présence respectivement valable sera active avec le transfert configuré spécialement (par ex. transfert vers un collègue pendant la formation, ensuite vers la messagerie pendant le déjeuner et, enfin, vers ce collègue).

Consulter et actualiser la liste des rendez-vous synchronisés

Vous pouvez consulter une liste des rendez-vous prévus pour la période de synchronisation (par ex. 30 jour) avec tous les profils de présence associés sous Outils > Configuration > Profils de présence > Liste des rendez-vous. En ce qui concerne les présences définies manuellement, leur auteur n’est pas saisi, les entrées synchronisées indiquent la source, par ex. Outlook.

Cliquez sur Lancer synchronisation d’agenda pour initier une synchronisation manuelle avec l’agenda Groupware.

Synchronisation avec Microsoft Teams

Cette fonction permet de synchroniser le statut de téléphonie entre Microsoft Teams et XPhone Connect, ce statut étant synchronisé dans les deux sens. Si vous téléphonez dans Microsoft Teams, le statut de téléphonie sera modifié dans le client XPhone Connect Client et vice-versa, que vous utilisiez Microsoft Teams et XPhone Connect sur Desktop ou votre téléphone portable.

Activer la synchronisation

Pour activer la synchronisation, ouvrez la configuration et sélectionnez l’option Options synchronisation dans le menu Présence, Avancé.

Sous Microsoft Teams, sélectionnez ensuite Synchronisation des statuts de téléphonie et de présence et confirmez.

Une fenêtre s’ouvre invitant à se connecter à Microsoft Teams. La synchronisation est ensuite active. Afin de ne pas avoir à se connecter à chaque démarrage de XPhone Connect, il est possible de sélectionner la fonction Enregistrer les données de connexion. La connexion à Microsoft Teams s’effectue ainsi automatiquement en arrière-plan.

Modifier les paramètres dans le profil de présence automatique

Si votre administrateur a activé la synchronisation MS Teams, le profil MS Teams sera activé dans le client XPhone Connect en cas d’appels ou d’appels vidéo dans Microsoft Teams, ainsi que les réglages par défaut du Transfert et Teamdesk, configurés par l’administrateur. Pour modifier le profil standard, il vous faut les droits correspondants de l’administrateur.

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