Microsoft Outlook

Das Plugin für Outlook wird gemeinsam mit dem XPhone Connect Client installiert, wenn ein bereits installiertes Outlook auf dem Rechner gefunden wird.

Hinweis

In Outlook 2016 und Outlook 2019 werden Rufnummern ab einem gewissen Versionsstand von Outlook nicht mehr als Hyperlink angezeigt. Als Workaround kann mit Rechtsklick auf den Kontakt die Rufnummer ausgewählt werden, oder mit Hotkeys gearbeitet werden.

E-Mail für Meeting-Einladungen anpassen

Einladungen zu in Outlook geplanten Meetings werden E-Mail an die Teilnehmer versendet. Die XML-Vorlagen für diese Einladungen werden mit der Outlook-Integration des XPhone Connect Clients installiert:

C:\Program Files (x86)\C4B\XPhone Connect Client\MailTemplates\System\XphoneOutlookMeetingTemplate_<Sprache>.xml

Die Vorlage steht in vier Sprachen zur Verfügung, es lassen sich jedoch auch mehrere Sprachen in einer einzigen Vorlage verwenden, indem die entsprechenden Text-Blöcke aus der einen Datei in die andere kopiert werden.

Die XML-Dateien müssen zur individuellen Anpassung aus dem Verzeichnis heraus kopiert und eine Ebene höher eingefügt werden nach:

C:\Program Files (x86)\C4B\XPhone Connect Client\MailTemplates\

Diese Kopien können bearbeitet werden und werden dann vom Server beim Versand der Erinnerungen verwendet.

Die Vorlagen für Einladungen zu geplante Meetings aus Outlook heraus lassen sich anpassen (Änderungen müssen in jeder Sprache vorgenommen werden.):

  • Ort des Meetings

  • Reihenfolge der Einwahldaten

  • Inhalt der Einladung

  • Anpassung für verschiedene Sprachen

Folgende Variablen werden bei der Generierung der Einladung ersetzt und können auch in den eigenen Vorlagen verwendet werden:

- ``%webmeetingurl%`` (URL zur Teilnahme Webmeeting)
- ``%meetingid%`` (Meeting ID)
- ``%premeetingactivation%`` (Vorlaufzeit zur Aktivierung des Meetings vor Meetingbeginn)
- ``%dialin_de%`` (Einwahlnummer Deutsch)
- ``%dialin_en%`` (Einwahlnummer Englisch)
- ``%dialin_fr%`` (Einwahlnummer Französisch)
- ``%dialin_it%`` (Einwahlnummer Italienisch)

AddIn ohne Meetings

Sollen Meetings auf Ad-Hoc-Meetings beschränkt werden und Meeting-Einladungen an Externe verhindert werden, navigieren Sie zu XPhone Connect Server > Benutzerverwaltung > Standort > Connect Client > Erweiterte Einstellungen.

Fügen Sie hier den Eintrag OutlookAddinMeeting.Disable mit den Werten 1=aktiviert und 0=deaktiviert hinzu.

Wenn der Wert auf 1 gesetzt wird, zeigt das Outlook AddIn keine Meetings an, obwohl Meetings konfiguriert sind. Ad-Hoc-Meetings sind damit möglich, geplante Meetings via Outlook nicht mehr.

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