Features

Beziehungen

Ein Benutzer steht zu einem anderen Benutzer immer in einer bestimmten Beziehung. Die Beziehung ist unidirektional, d.h. Benutzer A hat eine bestimmte Beziehung zu Benutzer B; Benutzer B kann zu Benutzer A in einer anderen Beziehung stehen. Die Beziehung beschreibt, welche Eigenschaften ein anderer Benutzer sehen und welche Aktionen er ausführen darf.

Benutzer des XPhone Connect Servers können auf unterschiedlichen Wegen zueinander in Beziehung gesetzt werden:

• Serverseitige Einstellung

  • Über die Standort- bzw. Konfigurationsgruppen-Einstellungen

  • Über die Team-Zugehörigkeit (Arbeits- oder Monitoringgruppe)

  • Über die Mitgliedschaft von TeamDesk-Gruppen wird automatisch die Beziehung Teamkollege zu den anderen TeamDesk-Mitgliedern gesetzt.

  Hinweis

  Werden serverseitig auf verschiedenen Wegen unterschiedliche Beziehungen definiert, dann wird jeweils die Beziehung mit den umfassenderen Berechtigungen aktiv.

  Beispiel

  Über die Zuordnung von Benutzer A zur Konfigurationsgruppe Entwicklung München erhalten Benutzer anderer Standorte/Konfigurationsgruppen zu Benutzer A die Beziehung Mitarbeiter. Mitglieder der Arbeitsgruppe Projekt ACME erhalten zu Benutzer A die Beziehung Assistent+. So gilt letztere Beziehungseinstellung auch dann, wenn Mitglieder der Arbeitsgruppe unterschiedlichen Konfigurationsgruppen zugeordnet sind, da diese Beziehung über umfangreichere Berechtigungen verfügt.

• Über die manuelle Beziehungseinstellungen im XPhone Client

  Jeder Benutzer hat die Möglichkeit die Beziehung zu einem anderen Benutzer individuell (siehe Standortkonfiguration) festzusetzen. Damit werden alle anderen Beziehungen außer Kraft gesetzt.

Hinweis

VIP-Benutzer legen ihre Beziehung zu anderen Benutzern prinzipiell nur selbst fest.

Rechteübersicht

Präsenz und Termine

Hinweis

Geblockte Person und Unbekannte Person haben generell keine Berechtigung Präsenz und Termine anderer einzusehen. Geblockte Person kann auch nicht in Arbeits- oder Monitoringgruppe verwendet werden.

Berechtigung	Externe Person	Vermittlungs- Teilnehmer [1]	Vermittler [1]	Mitarbeiter	Teamkollege	Assistent	Assistent+ [2]
Präsenzsymbol	◼	◼	◼	◼	◼	◼	◼
Präsenztext					◼	◼	◼
Notiz für Kollegen					◼	◼	◼
Gültigkeitsdauer			◼	◼	◼	◼	◼
Terminbetreff					◼	◼	◼
Folgetermin					◼	◼	◼
Präsenz setzen						◼	◼

Berechtigung	Bedeutung
Präsenzsymbol
Präsenztext	Präsenztext des Präsenzprofils z.B. Pause, HomeOffice, Krank und Urlaub
Notiz für Kollegen
Gültigkeitsdauer
Terminbetreff
Folgetermin
Präsenz setzen

Telefonie

Hinweis

Geblockte Person, Unbekannte Person und Externe Person haben generell keine Berechtigung Telefonie-Zustände anderer einzusehen, Anrufe zu übernehmen oder Rufumleitungen zu ändern.

Berechtigung	Vermittlungs- Teilnehmer [1]	Vermittler [1]	Mitarbeiter	Teamkollege	Assistent	Assistent+ [2]
Anzeige der Anrufumleitung		◼	◼	◼	◼	◼
Rufnummernanzeige beim Klingeln				◼	◼	◼
Rufnummernanzeige während des Gespräches						◼
Rufumleitung ändern					◼	◼
Anrufe übernehmen				◼	◼	◼
Telefon- Belegtstatus anzeigen	◼	◼	◼	◼	◼	◼

Berechtigung	Bedeutung
Anzeige der Anrufumleitung
Rufnummernanzeige beim Klingeln
Rufnummernanzeige während des Gespräches
Rufumleitung ändern
Anrufe übernehmen
Telefon- Belegtstatus anzeigen

[1] (1,2,3,4)

Diese Beziehungen sind nur über Teams > Monitoringgruppe auswählbar.

[2] (1,2)

Die Beziehung Assistent+ kann nur über die Web-Administration konfiguriert werden, also in Standorten/Konfigurationsgruppen oder in Teams. Der Unterschied zu Assistent besteht darin, dass Assistent+ auch während des Gespräches sehen kann mit wem die Kollegen telefonieren.

Kontaktdaten

Unabhängig vom Beziehungsstatus können innerhalb des XPhone Servers alle Kontaktdaten, einschließlich Kontaktbild, eingesehen werden.

Konfiguration

Standort bzw. Konfigurationsgruppe

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

  Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe] > Einstellungen > Beziehungen

• Legen Sie die Standard-Beziehung fest:

  • Zwischen Personen aus diesem Standort auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe.

  • Zwischen Personen aus anderen Standorten auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe

  • Zwischen Personen außerhalb des XPhone Connect Servers auf Benutzer in dieser Konfigurationsgruppe

    Hierbei handelt es sich um Personen, die über Federation Kontakt zu Benutzern dieser Konfigurationsgruppe herstellen möchten.

• Ändert ein Benutzer seine Einstellungen am eigenen XPhone Connect Client, so gilt immer die clientseitige Einstellung.

• Wählen Sie einen Modus für das Ändern von Beziehungen durch Benutzer aus. Zur Auswahl stehen:

  • Benutzer dürfen Beziehungen nur ausweiten

    Abhängig von der festgelegten Standardbeziehung können Benutzer mit dieser Einstellung nur Beziehungen höheren Rechten vergeben. Die Rechte Externe Person, Unbekannte Person und Geblockt können jedoch immer ausgewählt werden.

  • Benutzer dürfen Beziehungen ausweiten und einschränken

    Jede Standardbeziehung kann im Client ausgewählt werden.

Teams

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

  Systemsteuerung > Teams

Arbeitsgruppe

In einer Arbeitsgruppe haben alle Mitglieder zueinander die gleiche Beziehung.

Als Beispiel möchte das Supportteam gegenseitig Anrufe übernehmen können. Dazu muss die Arbeitsgruppe mit der Beziehung: Teamkollege erstellt werden.

Tipp

• Teams dürfen nur vom Systemadministrator und Team-Administratoren gepflegt werden.

• Die Verwendung des Team-Panels kann für den Standort bzw. die Konfigurationsgruppe freigegeben werden.

Arbeitsgruppe erstellen und Mitglieder hinzufügen

1. Klicken Sie auf Neue Gruppe…

2. Wählen Sie den Typ Arbeitsgruppe.

3. Vergeben Sie einen Namen (Pflichtfeld).

4. Geben Sie eine Beschreibung ein.

5. Aktivieren Sie nach Bedarf Diese Gruppe allen Mitgliedern in XPhone Clients bereitstellen.

   In diesem Fall finden die Mitglieder eine Gruppe in ihrer Kontaktansicht im XPhone Connect Client und im Team-Panel vor. Die Benutzer können dann selbst entscheiden, ob sie diese Gruppe anzeigen oder verstecken möchten.

6. Vergeben Sie die Beziehung, die jedes Gruppenmitglied zueinander haben soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

   • Assistent+

   • Assistent

   • Teamkollege

   • Mitarbeiter

   • Externe Person

   • Unbekannte Person

   Tipp

   Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Beziehungen

7. Fügen Sie Benutzer zur Gruppe hinzu (Pflichtfeld). Klicken Sie dazu auf Hinzufügen.

   • Suchen Sie die Benutzer durch Eingabe des Namens, Standort, Abteilung oder Rufnummer und drücken danach die Enter-Taste bzw. klicken auf die Lupe.

   • Markieren Sie den oder die Benutzer mit einem Klick auf Markierte Einträge merken. Wenn Sie nur ein Mitglied hinzufügen möchten können Sie diesen Punkt überspringen.

   • Klicken Sie auf Auswahl übernehmen bzw. Alle übernehmen.

8. Speichern Sie die Arbeitsgruppe.

Mitglieder aus der Arbeitsgruppe entfernen

1. Markieren Sie die gewünschte Arbeitsgruppe und klicken auf Bearbeiten.

2. Um ein Mitglied zu löschen, markieren Sie es (durch Halten der Strg-Taste ist eine Mehrfachauswahl beim Markieren möglich) und klicken anschließend auf Entfernen.

3. Speichern Sie die Arbeitsgruppe

Hinweis

Mindestens ein Mitglied muss in der Liste verbleiben.

Arbeitsgruppe entfernen

1. Markieren Sie die gewünschte Arbeitsgruppe und klicken auf Löschen.

2. Bestätigen Sie die Frage Möchten Sie das Team wirklich löschen? mit OK.

Monitoringgruppe

Eine Monitoringgruppe besteht aus zwei Teilgruppen, welche zueinander unterschiedliche Beziehungen haben können.

Zum Beispiel möchte der Vertriebsleiter über den Status seiner Mitarbeiter informiert werden. Dazu muss eine Monitoringgruppe erstellt werden. In die Beobachter-Gruppe muss der Vertriebsleiter hinzugefügt werden und in die Gruppenmitglieder-Liste die Kollegen. Die Beziehungen Vermittler für den Vertriebsleiter und Vermittlungsteilnehmer für die Mitarbeiter sind automatisch vorbelegt.

Monitoringgruppe erstellen und Mitglieder hinzufügen

1. Klicken Sie auf Neue Gruppe…

2. Wählen Sie den Typ Monitoringgruppe.

3. Vergeben Sie einen Namen (Pflichtfeld).

4. Geben Sie eine Beschreibung ein.

5. Aktivieren Sie nach Bedarf Diese Gruppe allen Mitgliedern in XPhone Clients bereitstellen.

   In diesem Fall finden die Mitglieder eine Gruppe in ihrer Kontaktansicht im XPhone Connect Client und im Team-Panel vor. Die Benutzer können dann selbst entscheiden, ob sie diese Gruppe anzeigen oder verstecken möchten

6. Vergeben Sie die Beziehung, die jedes Gruppenmitglied zueinander haben soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

   • Assistent+

   • Assistent

   • Teamkollege

   • Mitarbeiter

   • Vermittler

   • Vermittlungsteilnehmer

   • Externe Person

   • Unbekannte Person

   Tipp

   Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Beziehungen

7. Fügen Sie Benutzer zur Teilgruppe Beobachter hinzu (Pflichtfeld). Klicken Sie dazu auf Hinzufügen.

   • Suchen Sie die Benutzer durch Eingabe des Namens, Standort, Abteilung oder Rufnummer und drücken danach die Enter-Taste bzw. klicken auf die Lupe.

   • Markieren Sie den oder die Benutzer mit einem Klick auf Markierte Einträge merken. Wenn Sie nur ein Mitglied hinzufügen möchten, können Sie diesen Punkt überspringen.

   • Klicken Sie auf Auswahl übernehmen bzw. Alle übernehmen.

8. Fügen Sie Benutzer zur Teilgruppe Gruppenmitglieder hinzu (Pflichtfeld). Klicken Sie dazu auf Hinzufügen.

   • Suchen Sie die Benutzer durch Eingabe des Namens, Standort, Abteilung oder Rufnummer und drücken danach die Enter-Taste bzw. klicken auf die Lupe.

   • Markieren Sie den oder die Benutzer mit einem Klick auf Markierte Einträge merken. Wenn Sie nur ein Mitglied hinzufügen möchten, können Sie diesen Punkt überspringen.

   • Klicken Sie auf Auswahl übernehmen bzw. Alle übernehmen.

9. Speichern Sie die Monitoringgruppe.

Mitglieder aus der Monitoringgruppe entfernen

1. Markieren Sie die gewünschte Monitoringgruppe und klicken auf Bearbeiten.

2. Um ein Mitglied aus einer der beiden Teilgruppen zu löschen, markieren Sie diesen in der entsprechenden Liste (durch Halten der Strg-Taste ist eine Mehrfachauswahl beim Markieren möglich) und klicken anschließend auf Entfernen.

   Sie müssen diesen Vorgang ggf. für die andere Teilgruppe wiederholen, falls Sie Benutzer der Beobachter- und der Gruppenmitglieder-Liste löschen möchten.

3. Speichern Sie die Monitoringgruppe.

Hinweis

Mindestens ein Mitglied muss in der jeweiligen Liste verbleiben.

Monitoringgruppe entfernen

1. Markieren Sie die gewünschte Monitoringgruppe und klicken auf Löschen.

2. Bestätigen Sie die Frage Möchten Sie das Team wirklich löschen? mit OK.

Einschränkungen

• Bei einer zentralen Gruppe kann der Benutzer keine Kontakte hinzufügen oder entfernen, dies kann nur der Administrator.

• Es können sowohl einzelne Benutzer, als auch Standorte / Konfigurationsgruppen hinzugefügt werden.

Wir empfehlen, dass eine Liste nicht mehr als 50 Einträge (Benutzer oder Standorte/Konfigurationsgruppen) enthält.

• Zentrale Gruppen werden regelmäßig aktualisiert, wenn z.B. ein neuer Benutzer zu einem Standort hinzugefügt wurde.

• Nachdem eine zentrale Gruppe bereitgestellt / aktualisiert wurde, kann es, um die Performance zu schonen, eine längere Zeit (je nach Installationsgröße) dauern, bis die einzelnen Benutzer die zentrale Gruppe erhalten.

Nach dem Clientneustart wird die zentrale Gruppe jedoch sofort vom Server synchronisiert.

• Ein Team, welches als zentrale Gruppe in den Clients dargestellt wird, darf maximal 251 Benutzer enthalten.

Szenarien

Assistenz einrichten

Wenn ein Benutzer einem Kollegen ermöglichen möchte, stellvertretend für ihn seinen Präsenzstatus und seine Anrufumleitung zu verändern, Anrufe zu übernehmen und erlauben erweiterte Gesprächsinformationen zu sehen (siehe Rechteübersicht), dann gehen Sie wie folgt vor.

Beziehungen können am jeweils eigenen XPhone Connect Client, für andere Benutzer eingestellt werden. Am eigenen XPhone Connect Client wird also eingestellt, was der andere Benutzer mit den eigenen Daten machen bzw. sehen darf.

1. Der Benutzer A sucht den Benutzer B in seinem XPhone Connect Client.

2. Die Beziehung ändert er unter Kontakte > Kontakt eines XPhone Benutzers > … (Weitere Aktionen) > Beziehung zu Kontakt ändern dort muss er auf Assistent klicken.

3. Benutzer B ist jetzt Assistent für Benutzer A.

4. Benutzer A und C bleiben für alle anderen weiterhin Mitarbeiter .

Assistenz für alle anderen Benutzer einrichten

Wenn ein Benutzer bei allen Kollegen des Standortes/Konfigurationsgruppe Assistent sein möchte, um stellvertretend den Präsenzstatus und Anrufumleitungen zu verändern, Anrufe zu übernehmen und erlauben erweiterte Gesprächsinformationen zu sehen (siehe Rechteübersicht), gibt es die Möglichkeit, wie in Beispiel 1, dass alle Benutzer die Beziehung zu Benutzer B auf Assistent stellen. Es müssten also alle Benutzer tätig werden, dies ist jedoch sehr umständlich.

1. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server erstellt der Administrator unter Teams eine neue Monitoringgruppe, fügt die Benutzer zu den jeweiligen Teilgruppen hinzu und vergibt die Berechtigungen, die die Teilgruppen zueinander haben sollen, beispielsweise Mitarbeiter und Assistent.

2. Benutzer B ist jetzt Assistent für alle anderen Benutzer des Teams.

3. Alle anderen Benutzer bleiben untereinander weiterhin Mitarbeiter.

Einem Benutzer den VIP Status zuweisen

Wenn ein Benutzer möchte, dass nur ausgewählte Benutzer seine Präsenz und andere Informationen (z.B. Rufumleitung) sehen können, muss dieser Benutzer auf VIP umgestellt werden. Damit verwaltet ein VIP alle Beziehungen selbst.

Zunächst werden in diesem Beispiel Beziehungen und am Ende der Status VIP neu vergeben. Sie können dann sehen, wie sich die Beziehungen zueinander verändern.

1. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server konfiguriert der Administrator unter Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe] > Beziehungen (in den sich A und C befinden) die Beziehung Assistent.

2. Benutzer B ist jetzt Assistent für Benutzer A und C:

3. 

4. Benutzer A und C bleiben weiterhin Mitarbeiter .

5. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server aktiviert der Admin unter Benutzerverwaltung > Benutzer > Beziehungen für Benutzer C die Checkbox Dieser Benutzer ist ein VIP. Obwohl der Benutzer B Assistent war, steht die Einstellung VIP über allen anderen client- und serverseitigen Einstellungen. Benutzer C ist für alle anderen Mitarbeiter jetzt Unbekannt :

6. 

Erst wenn Benutzer C selbst auf eine andere Beziehung umstellt, kann derjenige Benutzer auf weitere Informationen zugreifen. Ein VIP verwaltet also alle Beziehungen selbst.

Serverseitige vs. clientseitige Beziehungsänderung

Hier wird das Zusammenspiel bzw. die Abhängigkeiten zwischen Admin- und Benutzereinstellungen verdeutlicht. In diesem Beispiel werden nun clientseitige Einstellungen und serverseitige Einstellungen an den Beziehungen vorgenommen.

1. Clientseitig: Benutzer C stellt am XPhone Connect Client die Beziehung des Benutzers B auf Teamkollege um.

2. Benutzer B ist jetzt Teamkollege für Benutzer C sowie auf Grund der Standardeinstellung Mitarbeiter für Benutzer A.

3. 

4. Serverseitig: Auf dem XPhone Connect Server legt der Administrator ein Team an und definiert hier die Beziehung Assistent.

5. Benutzer B ist jetzt Assistent für Benutzer A, jedoch nicht bei C, hier bleibt die clientseitige Einstellung Teamkollege .

6. Benutzer A und C bleiben weiterhin Mitarbeiter .

7. 

Tipp

Clientseitige Einstellungen stehen immer über den serverseitigen Einstellungen. Ein Benutzer kann also serverseitige Beziehungseinstellungen überschreiben.