Features

Meetings

Leistungsmerkmale

• Einwahl per Telefon (Dial-In):

  Die Teilnehmer können sich über das Festnetz oder Mobilfunk in das Meeting einwählen. Für weitere Funktionen wie z. B. Screensharing, Chat oder Handheben ist ein Browser erforderlich.

• Einwahl über einen Browser

  Verwenden Sie das Headset des Computers und WebRTC/VoIP für Audio.

• Bildschirmfreigabe und Präsentationen

  Moderatoren oder Teilnehmer können ihren Bildschirm teilen.

• Chat-Funktion

  Die textbasierte Kommunikation (inkl. Bildversand) findet parallel zur Audioübertragung statt und eignet sich für Fragen oder Anmerkungen.

• Erweiterte Moderatoren-Funktionen

  Moderatoren können externe Teilnehmer, die sich im Warteraum befinden, hereinlassen. Sie können außerdem einzelne oder alle Teilnehmer stummschalten.

• Unmoderierte Meetings

  Meetings können sowohl moderiert, also mit Anwesenheit eines Moderators, als auch unmoderiert erstellt werden.

Hinweise

• Netzwerkanforderungen

  • Stellen Sie sicher, dass das Netzwerk VoIP-ready ist, um eine optimale Gesprächsqualität zu gewährleisten.

  • Beachten Sie die unterschiedlichen Hosting Varianten.

• Ressourcen

  • Beachten Sie den Ressourcenbedarf.

• PBX und SBCs

  • Beachten Sie unsere Unterstützten Telefonanlagen und Session Border Controller.

  • Detaillierte Anleitungen zur Einrichtung spezifischer Telefonsysteme finden Sie im Kapitel PBX/SBC Integration.

Funktionsprinzip

Einwahl per Telefon (Dial-In)

1. Client 1 initiiert einen AnyDevice Anruf in eine XCC Konferenz.

2. Das AnyDevice 1 wird vom XCC gerufen.

3. Sobald das AnyDevice 1 den Anruf angenommen hat, werden die Medien in den Konferenzraum geroutet.

4. Client 3 initiiert einen Softphone Call in eine XCC Konferenz.

5. Der XCC nimmt den Anruf an und routet die Medien in den Konferenzraum.

6. Ein externer Anrufer initiiert einen Anruf in eine XCC Konferenz.

7. Der XCC nimmt den Anruf an und routet die Medien in den Konferenzraum.

8. Client 1 und 3 bekommen die Konferenz im XPhone-Client signalisiert.

Einwahl über einen Browser

Die Webserver-Anwendung auf dem Microsoft-Webserver (IIS) wird für die Einwahl über den Browser genutzt.

Konfiguration

Einwahlkonferenz

Um die Einwahlkonferenz in Betrieb zu nehmen, sind verschiedene Konfigurationsschritte notwendig. Die folgende Anleitung hilft Ihnen bei der Inbetriebnahme:

1. XPhone Call Controller [1]

   XPhone Call Controller lokal oder auf einem Satelliten verwenden

   • Lokalen XPhone Call Controller verwenden

     • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

       Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Telefonie > SIP > XCC

     • Bearbeiten Sie den XCC und entfernen Sie das Häkchen in der Checkbox Deaktiviert.

     • Konfigurieren Sie die XCC IP-Adresse und die XPhone Server IP-Adresse.

   • Alternativ: XPhone Call Controller auf einem Satelliten betreiben

     • Prüfen Sie die Systemvoraussetzungen des XCCs.

   • Konfigurieren Sie die externen UDP Ports

     • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

       Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Telefonie > SIP > XCC

     • Für Softphone Mobile, Payload Separation und Meetings müssen die Ports unter RTP-Kommunikation angegeben werden. Diese müssen in der Firewall auf den XCC weitergeleitet werden.

       Hinweis

       • Werden die voreingestellten Ports geändert, muss der XCC beendet und neu gestartet werden.

       • Für ein Gespräch werden 4 Ports angenommen.

       • Pro Screensharing-Teilnehmer im Meeting werden drei gerade Ports benötigt (die ungraden werden für RTCP verwendet).

2. Wahlparameter [1]

   Wahlparameter erstellen

   • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

     Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Telefonie > Wahlparameter

   • Klicken Sie im Menü auf Neuer Wahlparameter.

   • Es öffnet sich das Dialogfenster Neuen Wahlparameter erstellen.

   • Hinterlegen Sie die erforderlichen Daten des Wahlparameters.

   • Speichern Sie die Einstellungen.

   Hinweis

   Erstellen Sie für jedes CTI- oder SIP-Gateway immer jeweils einen eigenen Wahlparameter.

3. SIP-Trunk [1]

   SIP-Trunk einrichten

   • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

     Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Telefonie > SIP

   • Klicken Sie in der Menüleiste auf Neuer SIP-Trunk.

   • Es öffnet sich das Dialogfenster Neuen SIP-Trunk erstellen.

   • Konfigurieren Sie die erforderlichen Daten des Telefonie-Gateways für den SIP-Trunk und den zuvor erstellten Wahlparameter.

     • Detaillierte Anleitungen zur Einrichtung spezifischer Telefonsysteme finden Sie im Kapitel PBX/SBC Integration.

     • Sollte Ihr System nicht dabei sein, können Sie den XCC über einen Native SIP Trunk anbinden.

   • Wenn Sie planen Softphone Desktop oder Softphone Mobile zu verwenden, müssen Sie die SIP-Verbindung XCC <-> XPhone Connect Server aktivieren und die IP-Adressen konfigurieren.

     Tipp

     • Bei der Verwendung des lokalen XCCs sind auch Loopback-Adressen erlaubt.​

     • Die Ports dürfen nicht mit denen anderer SIP-Trunks kollidieren.​

     • Die hier eingetragenen Ports müssen im Netzwerk verfügbar sein.

     • Sie können im XCC-Objekt Standard-IP-Adressen für den XCC- und den XPhone-Server definieren. Diese können Sie hier mit der Checkbox Standard-IP-Adresse verwenden nutzen.

     • In der Liste der SIP-Gateways befindet sich ein Eintrag mit dem Namen Internal gateway. Dieses Gateway wird für die Audio- und Screensharing-Verbindung in Meetings benötigt. Eine Konfiguration ist nicht erforderlich. Es muss jedoch grün sein, damit die Audio- und Screensharing-Funktionen genutzt werden können.

   • Wenn Sie planen AnyDevice, Softphone Desktop oder Softphone Mobile in Kombination mit Ihrem Bürotelefon zu verwenden, sollten Sie eine der beiden Umleitungsvarianten konfigurieren:

     • Einheitliche Rufnummer für die Umleitung.

     • Umleitung mit Rufnummernpräfix.

4. Einstellungen

   Aktivieren Sie Meetings/Konferenzen

   • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

     Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Meetings

   • Die Checkbox Meetings verwenden muss aktiviert sein. Standardmäßig ist dies bereits der Fall.

   • Konfigurieren Sie nach Bedarf auch die Einstellungen im Abschnitt Sicherheit und Meeting-Optionen.

   • Navigieren Sie zu den Standorten/Konfigurationsgruppen:

     Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe]

   • Wechseln Sie zum Reiter Einstellungen.

   • Klicken Sie auf Telefonie.

   • Aktivieren Sie die Checkbox Konferenzdienst verwenden.

   • Konfigurieren Sie den SIP-Trunk für den Konferenzdienst und optional alternative Einwahlnummern.

5. Benutzer

   E-Mail-Adresse konfigurieren

   Die E-Mail-Adresse ist erforderlich, wenn ein Benutzer ein Meeting aus dem Outlook Add-In starten möchte.

   • Diese können Sie manuell im Benutzer konfigurieren:

     • Navigieren Sie in der Web-Administration zu:

       Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Benutzer

     • Wählen Sie einen Benutzer über die Checkbox links neben dem Benutzernamen aus und klicken auf Bearbeiten. Alternativ können Sie auch den Namen anklicken:

     • Es öffnet sich das Dialogfenster Benutzer bearbeiten.

     • Konfigurieren Sie in den Stammdaten im Abschnitt Allgemein das Feld E-Mail.

     • Speichern Sie Ihre Einstellungen.

   • Alternativ: Sollte der Benutzer von einem Konnektor verwaltet werden, pflegen Sie bitte das entsprechende Feld in der CSV-Datei oder im Active Directory.

6. Optionale Konfiguration

   Chat aktivieren

   • Öffnen Sie die Web-Administration und konfigurieren Sie optional Chat unter:

     Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe] > Instant Messaging

     Mit dieser Funktion können XPhone-Benutzer generell die Chat-Funktion nutzen. Für Meetings ist es sinnvoll, diese Funktion zu aktivieren, damit XPhone Benutzer Chat-Nachrichten an alle Konferenzteilnehmer senden können.

[1] (1,2,3)

Diese Schritte sind für AnyDevice, Softphone Desktop, Softphone Mobile, TeamDesk und Meeting erforderlich. Falls bereits erledigt, ist keine erneute Durchführung nötig.

Webserver-Anwendung

Wichtig

Konfigurieren Sie zuerst die Einwahlkonferenz im SIP-Trunk unter Systemeinstellungen > Telefonie & Meetings > Telefonie > SIP > SIP-Trunk Objekt > Meeting-Dienst.

1. Hosting-Variante

   Meeting lokal oder auf einem separaten Rechner verwenden

   • Installieren Sie die Webserver-Anwendung über das Setup des XPhone Servers.

     Wenn Sie diesen Schritt bereits durchgeführt haben, können Sie ihn überspringen. Falls die Installation jedoch noch nicht erfolgt ist, fehlt die in Punkt 2 beschriebene Einstellungsmaske.

   • Alternativ: Installieren Sie die Webserver-Anwendungen auf einem separatem Rechner.

     Dieser Betriebsmodus ermöglicht es, die Webserver-Anwendungen Meeting, Mobile und Analytics auf einen Rechner in der DMZ auszulagern.

2. Einstellungen

   Aktivieren und URL einstellen

   • Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

     Systemeinstellungen > Allgemein > Meeting

   • Konfigurieren Sie die URL für den Zugriff auf XPhone Meetings. Nutzen Sie dieses Format

     https://<domain>[:<port>]/xphoneconnect/webmeeting
     

     Hinweis

     • Diese URL und dieser Port müssen sowohl von externen Meeting-Teilnehmern als auch von XPhone-Benutzern erreichbar sein.

     • Meetings unterstützt ausschließlich HTTPS-verschlüsselte Verbindungen.

   • Navigieren Sie zu den Standorten/Konfigurationsgruppen:

     Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe] > Collaboration

   • Aktivieren Sie im Abschnitt Meeting die Checkbox Meetings verwenden.

Datenschutzerklärung

Die auf der Anmeldeseite für Meetings angezeigte Datenschutzerklärung dient als Vorlage und muss vor dem produktiven Einsatz vom Betreiber des XPhone Connect Servers (also dem Anbieter des Meetings) geprüft und ggf. an die eigenen Datenschutzrichtlinien angepasst werden. Die entsprechenden HTML-Dateien in Deutsch, Englisch und Französisch befinden sich auf dem XPhone Connect Server im Verzeichnis:

C:\Program Files\C4B\XPhone Connect Server\WebMeeting\assets\data-privacy

In den Dateien ist der Platzhalter {RetentionTime} enthalten. Dieser wird zur Laufzeit automatisch durch den tatsächlichen Speicherzeitraum für Journal- bzw. Chat-Daten ersetzt.

Der Wert ergibt sich dynamisch aus dem größeren der beiden Parameter IMDeleteAfterDays und JournalDeleteAfterDays in der Konfigurationsdatei atlas.xml.

Passen Sie die folgenden Dateien gemäß Ihrer Datenschutzvorgaben an:

data-privacy-statement-de.html
data-privacy-statement-en.html
data-privacy-statement-fr.html
data-privacy-statement-it.html

Eine Kopie der Originaldateien finden Sie in diesem Verzeichnis (falls Sie versehentlich Änderungen überschreiben oder eine Datei löschen)::

C:\Program Files\C4B\XPhone Connect Server\WebMeeting\assets\data-privacy\install

E-Mail-Einladungsvorlage

Die Einladungsvorlagen des XPhone Connect Servers für geplante Meetings können angepasst werden. (Einschränkung: Nur statische Texte sind änderbar, nicht jedoch die Platzhalter. Änderungen müssen in jeder Sprache vorgenommen werden.)

Geändert oder hinzugefügt werden können diese Elemente:

• Firmenname

• Logo

• Betreff der E-Mail

• Absenderkennung änderbar unter:

  Systemeinstellungen > E-Mail Gateway > Absenderkennung Meetings

• Überschriften und Inhalt

• Formatierungen

• Reihenfolge der Einwahldaten

• Anpassung für verschiedene Sprachen (2 Sprachen in einer E-Mail möglich)

• Die Vorlagen sind auf dem XPhone Connect Server gespeichert unter:

  C:\Program Files\C4B\XPhone Connect Server\MailTemplates\System\
  

• Folgende E-Mail-Vorlagen liegen in diesem Verzeichnis:

  ConferenceInfoAdHocOwnerMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoAdHocParticipantMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoOwnerMailConfig[Sprache].xml
  ConferenceInfoParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocOwnerMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoAdHocParticipantWithoutAudioMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoOwnerMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingConferenceInfoParticipantMailConfig[Sprache].xml
  WebMeetingGoodbyeText[Sprache].xml
  WebMeetingWelcomeText[Sprache].xml
  

Neue Sprache hinzufügen

Die Vorlagen stehen in vier Sprachen zur Verfügung. Es lassen sich jedoch auch mehrere Sprachen in einer einzigen Vorlage verwenden, indem die entsprechenden Text-Blöcke aus der einen Datei in die andere kopiert werden.

Die XML-Dateien müssen zur individuellen Anpassung aus dem Verzeichnis heraus kopiert und eine Ebene höher eingefügt werden nach:

C:\Program Files\C4B\XPhone Connect Server\MailTemplates\

Diese Kopien können bearbeitet werden und werden dann vom Server beim Versand der Erinnerungen verwendet.

Die Vorlagen für Einladungen zu geplante Meetings aus Outlook heraus lassen sich anpassen (Änderungen müssen in jeder Sprache vorgenommen werden):

• Ort des Meetings

• Reihenfolge der Einwahldaten

• Inhalt der Einladung

• Anpassung für verschiedene Sprachen

Folgende Variablen werden bei der Generierung der Einladung ersetzt und können auch in den eigenen Vorlagen verwendet werden:

- ``%webmeetingurl%`` (URL zur Teilnahme Meeting)
- ``%meetingid%`` (Meeting ID)
- ``%premeetingactivation%`` (Vorlaufzeit zur Aktivierung des Meetings vor Meetingbeginn)
- ``%dialin_de%`` (Einwahlnummer Deutsch)
- ``%dialin_en%`` (Einwahlnummer Englisch)
- ``%dialin_fr%`` (Einwahlnummer Französisch)
- ``%dialin_it%`` (Einwahlnummer Italienisch)

Logo/Grafik

Eine Grafik muss über HTML eingebettet werden, z.B. mit

• <img src="http://www.mycompany.com/images/logos/mylogo.gif" alt="Logo" />.

Das Bild erscheint in der E-Mail z.B. in Outlook, wenn der Empfänger den Absender als sicheren Absender eingetragen hat, andernfalls wird der Empfänger aus Sicherheitsgründen üblicherweise durch Outlook zum manuellen Nachladen der Datei aufgefordert.

AddIn ohne Meetings

Sollen Meetings auf Ad-Hoc-Meetings beschränkt werden und Meeting-Einladungen an Externe verhindert werden, navigieren Sie zu:

Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe] > Connect Client > Erweiterte Einstellungen

Fügen Sie hier den Eintrag OutlookAddinMeeting.Disable mit dem Wert 1=aktiviert (0=deaktiviert) hinzu.

Wenn der Wert auf 1 gesetzt wird, zeigt die Outlook-Integration keine Meetings an, obwohl Meetings konfiguriert sind. Ad-Hoc-Meetings sind damit möglich, geplante Meetings via Outlook nicht mehr.