Features

Fax

Hinweise

• PBX und SBCs

  • Beachten Sie unsere Unterstützten Telefonanlagen und Session Border Controller.

• Lizenzen

  • Neben den Benutzerlizenzen (FAX) benötigen Sie IP CHANNEL-Lizenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend dieser Lizenzen verfügen. XCAPI erfordert eine eigene Lizenz, die jedoch von C4B mitvermarktet wird. Ohne gültige XCAPI-Lizenz läuft XCAPI nur mit 2 Kanälen im Demomodus.

• Ressourcen

  • Beachten Sie den Ressourcenbedarf.

• E-Mail-Gateway

  • Konfigurieren Sie ein E-Mail-Gateway.

    Für viele Unified Messaging (UM)-Leistungsmerkmale ist ein solches Gateway erforderlich, beispielsweise für Fax2Mail und weitere Funktionen.

  • Für die Integration eines Microsoft Exchange Servers steht eine entsprechende Anleitung zur Verfügung.

• Outlook-PlugIn

  • Das Microsoft Outlook-PlugIn wird zusammen mit dem XPhone Connect Client installiert. Es bietet viele UM-Funktionen, wie Fax-Versand aus Outlook uvm..

Installation

Für die UM-Dienste wird die XCAPI benötigt, installieren Sie dies über den Installationsassistenten.

Hinweis

Alternativ ist diese Komponente in dem Installationsmedium unter folgendem Pfad abgelegt:

XPhoneConnect-Version_9_0_X\Software\Server\3rdParty\xcapi

Konfiguration

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die persönliche Faxfunktion für Benutzer eingerichtet wird.

1. XCAPI [1]

XCAPI muss konfiguriert werden, damit eine PBX oder ein SBC mit den UC-Diensten arbeiten/kommunizieren kann. Dafür stehen Anleitungen zur Integration von C4B bereit.

Zudem bietet TE-Systems TechNotes an (eine Communityanmeldung wird vorausgesetzt).

Hinweis

Alternativ finden Sie die Technotes von TE-Systems auf dem Installationsmedium unter:

XPhoneConnect-Version_9_0_X\Software\Server\3rdParty\xcapi\XCAPI_Documentation

Testen Sie mit dem XCAPI Test-Tool, ob Anrufe über den Trunk generell funktionieren:

• Beenden Sie die UM Dienste in der Web-Administration unter:

  Systemeinstellungen > UM > Dienste

• Öffnen Sie die XPhone Connect Server Manager.

• Navigieren Sie zu XCAPI > Test….

• Prüfen Sie in- und outbound Anrufe.

2. Wahlparameter [1]

Die Wahlparameter dienen zur Umwandlung von internen in externe Rufnummern und umgekehrt. Sie sind notwendig für die korrekte Zuordnung zwischen Rufnummern und Benutzern.

• Navigieren Sie in der Web-Administration zu:

  Systemeinstellungen > UM > Gateway

• Tragen Sie im Abschnitt Wahlparameter die Rufnummer des Gateways (PBX oder SBC) ein, das den Zugang zum Telefonprovider herstellt.

  Geben Sie die Maximale Länge der Durchwahlnummern (Fax oder Voicemail) an (inklusive Präfix oder allgemeines Umleitungsziel). Wenn Ihre Faxdurchwahlen z.B. 5-stellig sind und die Voicemail-Nummern 2-stellig, tragen Sie hier 5 ein.

• Immer wenn Sie eine Änderung im Bereich Systemeinstellungen > UM vornehmen, müssen Sie hier abschließend alle UM-Dienste neustarten:

  Systemeinstellungen > UM > Dienste

Hinweis

Im Gegensatz zu den SIP- und CTI-Wahlparametern gibt es für UM nur einen einzigen Wahlparameter. Falls jedoch mehrere Wahlparameter benötigt werden, beispielsweise für ein Multistandort-Szenario, wenden Sie sich an Ihren zertifizierten Partner oder den C4B-Produktsupport.

Lesen Sie hierfür auch unseren KB-Artikel: UM Mehrstandortbetrieb.

3. Sonstiges [1]

• Navigieren Sie in der Web-Administration zu:

  Systemeinstellungen > UM > Allgemein

• Nehmen Sie hier die Sicherheitseinstellungen vor:

  • UM-Dienste akzeptieren alle Nachrichten.

  • UM-Dienste akzeptieren nur Nachrichten dieser E-Mail-Server.

    Geben Sie hier die IP-Adressen oder die Hostnamen der E-Mail-Server ein, deren Nachrichten durch die UM-Dienste akzeptiert werden sollen. Klicken Sie dann auf Hinzufügen, sowie auf Speichern.

• Erweiterte Einstellungen

  Ändern Sie diese Einstellungen nur in Absprache mit dem Produktsupport.

• Navigieren Sie in der Web-Administration zu:

  Systemeinstellungen > UM > Gateway

• Erweiterte Wahlparameter

  In der Regel werden die Erweiterten Wahlparameter automatisch richtig ermittelt. Sie müssen hier nur etwas konfigurieren, wenn interne Rufnummern und von außen erreichbare Rufnummern verschieden lang sind. Gesamtlänge der Nummer ohne Ortsvorwahl ist die Summe aus längster Durchwahlnummer und Hauptrufnummer. Für den Fall, dass Ihr PBX-System als Rufnummerntyp unbekannt übermittelt, müssen Sie angeben, ob die signalisierten Rufnummern die Ziffern für die Amtsvorwahl enthalten oder nicht.

• Kanäle

  Geben Sie an, wie viele Kanäle ein Dienst maximal belegen darf. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die angegebene Anzahl exklusiv für diesen Dienst reserviert ist.

• Erweiterte Einstellungen

  Ändern Sie diese Einstellungen nur in Absprache mit dem Produktsupport.

4. Faxnummer

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu den Benutzern:

  Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Benutzer

• Tragen Sie im Feld Fax Firma der Stammdaten die Faxnummer des persönlichen Fax-Postfachs ein.

  Verwenden Sie, wenn möglich, die vollständige Nummer inklusive Landeskennzahl, Vorwahl, Hauptrufnummer und Durchwahl.

• Scrollen Sie zum Abschnitt Fax. Hier kann die tatsächlich zu verwendende Faxnummer konfiguriert werden.

  Standardmäßig ist das Feld auf Stammdaten Fax Firma gesetzt, d. h. die zuvor eingetragene Faxnummer wird übernommen. Falls erforderlich, können Sie die Einstellung auf Andere Rufnummer ändern und eine beliebige, andere Faxnummer eingeben. Diese wird dann von den UM-Diensten verwendet.

  Die Faxnummer aus den Stammdaten dient in diesem Fall nur noch zur Anzeige auf der Kontaktkarte des Benutzers. So kann eine Faxnummer angezeigt, aber eine andere tatsächlich genutzt werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn sich mehrere Benutzer eine gemeinsame Faxnummer teilen.

Tipp

Die Verwendung eines Konnektors spart nicht nur erheblich Zeit, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Automatisierung durch Anbindung an Text- oder Active-Directory-Datenquellen. Dadurch werden Benutzer automatisch erstellt und sämtliche Rufnummern übernommen.

5. Einstellungen

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

  Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe]

• Wechseln Sie zum Reiter Einstellungen.

• Klicken Sie auf Fax.

• Aktivieren Sie den Radiobutton Diese Funktion verwenden.

• Wählen Sie im Abschnitt Integration in welchen Clients die Faxfunktion verwendet werden soll:

  • Funktion im XPhone Connect Client verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich im XPhone Connect Client. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Connect Client angezeigt.

  • Funktion in Groupware-Clients verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich in Outlook. Das Faxjournal wird nicht im XPhone Connect Server geführt, sondern im E-Mail-Postfach des Groupware-Clients, und es wird nicht im XPhone Connect angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook. Bitte stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

  • Funktion im XPhone Connect Client und in Groupware-Clients verwenden

    Sowohl im XPhone Connect Client als auch in Outlook können Faxe versendet, empfangen und angezeigt werden. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Connect Client angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook. Bitte stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

• Wählen Sie im Abschnitt Faxerzeugung ob die Faxe auf dem Server oder Client gerendert werden sollen. Wenn Sie das Rendern auf dem Server wünschen, lesen Sie auch das Kapitel: Server-Side-Rendering.

• Wählen Sie im Abschnitt Format für eingehende Faxe das TIFF- oder das PDF-Format.

• Wählen Sie im Abschnitt Faxpriorisierung mit welcher Wichtigkeit Benutzer Faxe versenden können.

• Vergeben Sie im Abschnitt Kopfzeile einen Text.

  Sie können in die Kopfzeile Text oder auch Variablen eingeben. Variablen werden beim Versand des Faxes durch die im XPhone Connect Server hinterlegten Werte aus den Benutzerdaten ersetzt. Eine Kombination aus Text und Variable in der Kopfzeile ist möglich (z.B. Fax von <<name>>).

  Variablen für die Kopfzeile

  Sie können in die Kopfzeile Text oder auch Variablen eingeben. Variablen werden beim Versand des Fax durch die im XPhone Connect Server hinterlegten Werte aus den Benutzerdaten ersetzt. Eine Kombination aus Text und Variable in der Kopfzeile ist möglich (z.B. Fax von <<name>>).

  Hinweis

  Bei aktivierter Checkbox Benutzer darf die Einstellung ändern kann auch der Absender des Fax im Dialogfeld Kopfzeile Variablen einsetzen.

  Folgende Variablen können verwendet werden:

  Variable	Benutzerdatenfeld
  <<name>>	Nachname
  <<firstname>>	Vorname
  <<company>>	Firma
  <<custom1>>	Benutzerdef1
  <<custom2>>	Benutzerdef2
  <<custom3>>	Benutzerdef3
  <<custom4>>	Benutzerdef4

• Wählen Sie im Abschnitt Stationskennung aus, welche Faxnummer oben auf dem Fax erscheinen soll. Zur Auswahl stehen:

  • Faxnummer

    Die in den Benutzereinstellungen unter Fax eintragene Faxnummer wird verwendet.

  • Stammdaten

    Die in den Benutzereinstellungen unter Allgemein/Fax Dienst eintragene Faxnummer wird verwendet.

  • Andere

    Es kann eine beliebige Faxnummer festgelegt werden.

  Hinweis

  In diesem KB-Artikel erfahren Sie, wie Sie die Faxkopfzeile anders formatieren können.

• Definieren Sie, wie SMS Empfangsbenarichtigungen behandelt werden sollen.

  Hier können Sie festlegen, ob der Benutzer beim Empfang von Faxdokumenten eine Empfangsbenachrichtigung per SMS erhalten soll und ob der Benutzer diese Einstellung selbst ändern darf. Aktivieren Sie die Option Benutzer darf die Einstellung ändern, so kann der User über die XPhone UM Settings sowie über sein Voicemail-Menü die SMS-Benachrichtigung selbst ein- und ausschalten.

• E-Mailbestätigung an zentrales Postfach

  Diese Option dient dem Administrator zur Kontrolle über den Fax-Verkehr. Dabei kann differenziert werden, ob die E-Mail-Bestätigung bei erfolgreichem und/oder fehlgeschlagenem Fax-Versand erfolgen und ob eine Kopie des Faxdokumentes an die Bestätigungs-E-Mail angehängt werden soll. Diese Einstellungen haben keine Auswirkungen auf einzelne Benutzer. Hier wird vielmehr festgelegt, ob eine E-Mail-Bestätigung über versendete Faxdokumente aller User in diesem Standort/Konfigurationsguppe, an eine zentrale E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

• Stellen Sie im Abschnitt E-Mail-Weiterleitung ein, ob eine Kopie, eines empfangenen Faxes, weitergeleitet werden soll. Folgende Optionen haben Sie:

  • Kopie empfangener Faxe weiterleiten

    Tragen Sie hier eine E-Mail-Adresse ein, an die alle empfangenen Faxe (für die Benutzer dieses Standortes/Konfigurationsgruppe) in Kopie zugestellt werden.

  • Benutzer dürfen eine Faxeingangskopie versenden an

    Wenn diese Option aktiviert ist, erhält ein Benutzer im XPhone Client und in den UM Settings die Option alle empfangenen Faxnachrichten an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

• Laden Sie im Abschnitt Deckblätter firmenspezifische Deckblätter auf den Server, die den Benutzern, denen die Vorlage zugewiesen ist, zur Verfügung stehen sollen.

  Deckblätter sind Textdateien im Richtext-Format (Dateiendung .RTF). Verwenden Sie zur Erstellung das Programm Faxdeckblatteditor (zu finden im XPhone Servermanager).

  Hinweis

  Auf dem Installationsmedium finden Sie unter folgendem Pfad Faxdeckblatt-Templates:

  XPhoneConnect-Version_9_0_X\Documents\Templates\FaxCoverPages
  

• Im Abschnitt Standarddeckblatt können Sie definieren, ob und welches Deckblatt als Standarddeckblatt verwendet werden soll. Sie können Benutzern erlauben, alternative Deckblätter zu benutzen.

• Im Abschnitt Übertragungsberichte können Sie einstellen, dass für jedes versendete Fax ein Übertragungsbericht an einem zentralen Drucker ausgegeben wird.

  Der Ausdruck kann auf allen Druckern erfolgen, die auf dem Windows-Server eingerichtet sind, auf dem der XPhone Server installiert ist. Wählen Sie in der Druckerauswahlliste den gewünschten Drucker aus.

6. Optionales

Spartarife und Wahlwiederholung

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren zu:

  Systemeinstellungen > UM > Fax > Allgemein > Spartarife und Wahlwiederholung

• Konfigurieren Sie folgende Einstellungen:

  • Spartarif

    Für den Faxversand kann ein Zeitfenster vergeben werden, in dem ein besonders günstiger Faxversand möglich ist.

  • Wahlwiederholung

    Kann eine Faxnachricht nicht versendet werden (Empfänger z.B. besetzt), wird hier festgelegt, wie oft der Verbindungsversuch automatisch wiederholt wird und in welchem Zeitabstand.

Unerwünschte Faxsendungen

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren zu:

  Systemeinstellungen > UM > Fax > Allgemein > unerwünschte Faxsendungen

  Unerwünschte Faxsendungen (z.B. Werbung) können an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet (z.B. Spam-Box) oder abgewiesen werden. Aus technischen Gründen muss die Nachricht jedoch generell vollständig übertragen werden.

Archivierung von Faxnachrichten

Faxnachrichten können getrennt nach Eingang bzw. Ausgang in den Formaten TIFF oder PDF archiviert werden. Standardmäßig ist die Archivierung eingehender Faxe im PDF-Format aktiviert. Sie können den Speicherort für die archivierten Faxnachrichten festlegen.

IP-Adresse Fax-Dienst

• Navigieren Sie zu:

  Systemeinstellungen > UM > Fax > Allgemein

  Die IP-Adresse Faxienst wird von den XPhone Clients (auch von der Outlook Integration) verwendet um die Fax-Nachrichten direkt an den XPhone Server zu schicken. Standardmäßig arbeitet der Faxdienst auf Port 2533 für alle IP-Adressen des XPhone Servers (Einstellung Automatisch). Normalerweise muss diese Einstellung nicht geändert werden. Falls es dennoch erforderlich wird, können im manuellen Modus IP-Adresse und Port individuell vergeben werden.

[1] (1,2,3)

Diese Schritte umfassen die grundlegenden Einstellungen für die Funktionen Fax, Voicemail und Auto Attendant. Wenn diese bereits vorgenommen wurden, können Sie die entsprechenden Schritte überspringen.

Drucker

Der Faxnachrichteneingang auf bestimmten Faxpostfächern kann automatisch ausgedruckt werden.

Konfiguration

Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren zu:

Systemeinstellungen > UM > Fax > Drucker

Tragen Sie hier ein, für welche Faxdurchwahlen ein automatischer Ausdruck erfolgen soll. Dies können Durchwahlen bereits existierender Faxpostfächer sein oder aber auch Durchwahlnummern, für die kein Postfach existiert (z.B. zentraler Firmen-Faxdrucker).

Der Ausdruck kann auf allen Druckern erfolgen, die auf dem Windows-Server eingerichtet sind, auf dem der XPhone Server installiert ist. Wählen Sie in der Druckerauswahlliste den gewünschten Drucker aus.

Server-Side-Rendering

Unter Server-Side-Rendering versteht man die Umwandlung eines Dokuments auf dem Server in ein Format, das per Fax versendet werden kann. Dieses Kapitel beschreibt, wie diese Funktion im Zusammenhang mit XPhone Connect Unified Messaging und Microsoft Office eingerichtet werden kann.

Ist Server-Side-Rendering für Microsoft Office eingerichtet, können Office-Dokumente wie DOC-, XLS- oder PPT-Dateien als E-Mail-Anlagen an den Faxserver übermittelt werden. Dieser wandelt alle angehängten Dokumente in eine Faxnachricht um und versendet diese.

XPhone Connect Unified Messaging unterstützt neben serverseitigem Rendering auch das clientseitige Rendering, das einige Probleme der serverbasierten Variante vermeidet.

Übersicht als Entscheidungshilfe

Kriterium	Server-Side	Client-Side
Vorschau des Dokuments	Nein	Ja
Ressourcenverbrauch	Benötigt Rechenzeit und Speicher auf dem Server	Benötigt Rechenzeit und Speicher auf dem Client
Lizenzkosten für Applikationen	Lizenz(en) für MS Office werden auf dem Server benötigt	Lizenz(en) für MS Office werden auf dem Client benötigt
Zuverlässigkeit bei beliebigen manuell erzeugten Dokumenten	Mittel (prinzipbedingt)	Hoch, da manuelle Kontrolle und Eingreifen möglich

Serverseitiges Rendering ist in folgenden Fällen empfehlenswert:

• Auf dem Client soll (zusätzlich zum E-Mail-Client) keine Software installiert werden (insbesondere kein Fax-Drucker).

• Der verwendete E-Mail-Client wird von XPhone Connect Unified Messaging nicht direkt unterstützt (z.B. Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook Web Access, Eudora, Thunderbird).

• Das Format der zu faxenden Dokumente ist wohlbekannt, da sie immer aus den gleichen (erprobten) Vorlagen stammen. Dies ist z.B. bei automatisch oder halbautomatisch erzeugten Dokumenten der Fall (z.B. Bestellungen / Auftragsbestätigungen aus Warenwirtschaftssystemen).

Die folgende Anleitung beschreibt die Schritte zur Konfiguration des Server-Side-Renderings:

1. Adressraum und SMTP Routing

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren zu:

  Systemeinstellungen > UM > Fax > Allgemein

• Allgemein > Fax-Adressraum

  Beim Versand einer Faxnachricht über den E-Mail-Client, muss im Adressfeld eine Faxnummer mit angehängter SMTP-Domäne angegeben werden (z.B. 12345@fax.firma.com). Es empfiehlt sich, den Domainnamen des Unternehmens zu wählen und das Wort Fax voranzustellen. Im SMTP-Routing des E-Mail-Servers muss diese Einstellung entsprechend eingetragen werden. Die Einstellung bewirkt, dass E-Mails, die an den angegebenen Adressraum adressiert sind, an den IP-Socket des Fax-Dienstes weitergeleitet und als Faxnachrichten interpretiert werden.

• Allgemein > IP-Adresse Faxdienst

  Standardmäßig lauscht der Faxdienst auf Port 2533 auf allen IP-Adressen des XPhone Servers (Einstellung Automatisch). Normalerweise muss diese Einstellung nicht geändert werden. Falls es dennoch erforderlich wird, können im manuellen Modus IP-Adresse und Port individuell vergeben werden.

• Konfigurieren Sie das SMTP-Routing Ihres E-Mail-Servers, damit E-Mails mit Adressen wie @fax.acme.com zu den UM-Diensten des XPhone Servers gelangen.

  Hinweis

  Wie dies im Exchange Server zu konfigurieren ist, erfahren Sie im Kapitel E-Mail Weiterleitung

2. Microsoft Office Installation

Alle Dateien, die von den UM-Diensten zum Rendern als E-Mail-Anhang empfangen werden, müssen mit einem entsprechenden Programm geöffnet und an den Faxdruckertreiber weitergeleitet werden. Für Dateien mit den Erweiterungen .docx, .xls, .ppt (und alle anderen) muss Microsoft Office auf dem XPhone Connect Server installiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Installieren Sie die Anwendungen Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint aus dem Microsoft Office-Paket.

2. Ändern Sie den Dienst XPhone Connect UM Mail2Fax so, dass er unter einem Dienstkonto mit lokalen Administratorrechten ausgeführt wird (über den XPhone Server Manager).

3. Starten Sie alle installierten Anwendungen und überprüfen Sie, ob sie ohne Auftreten von Meldungsfenstern gestartet werden können.

4. Deaktivieren Sie unter Word-Optionen > Allgemein die Option Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen.

3. Standorteinstellung

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu:

  Benutzerverwaltung > Standort [> Konfigurationsgruppe]

• Wechseln Sie zum Reiter Einstellungen.

• Klicken Sie auf Fax.

• Aktivieren Sie den Radiobutton Diese Funktion verwenden.

• Wählen Sie im Abschnitt Integration in welchen Clients die Faxfunktion verwendet werden soll:

  • Funktion im XPhone Connect Client verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich im XPhone Connect Client. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Connect Client angezeigt.

  • Funktion in Groupware-Clients verwenden

    Faxversand, -empfang und -anzeige erfolgen ausschließlich in Outlook. Das Faxjournal wird nicht im XPhone Connect Server geführt, sondern im E-Mail-Postfach des Groupware-Clients, und es wird nicht im XPhone Client angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook. Bitte stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

  • Funktion im XPhone Connect Client und in Groupware-Clients verwenden

    Sowohl im XPhone Connect als auch in Outlook können Faxe versendet, empfangen und angezeigt werden. Das Faxjournal wird auf dem XPhone Connect Server geführt und im XPhone Client angezeigt. Die Verwendung dieser Integration erfordert die Installation der Client-Erweiterungen für Outlook. Bitte stellen Sie sicher, dass in den Stammdaten der Benutzer eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

• Wählen Sie im Abschnitt Faxerzeugung, ob die Faxe auf dem Server oder Client gerendert werden sollen.

  • Die Option Faxdokument auf dem Client rendern mit Faxvorschau (empfohlen) schließt das Server-Side-Rendering nicht aus.

  • Wird jedoch Faxdokument auf dem Server rendern ausgewählt, ist das Client-seitige Rendering nicht mehr möglich.

  Hinweis

  Das Deckblatt wird immer auf dem Server gerendert.

4. Faxnummer

• Öffnen Sie die Web-Administration und navigieren Sie zu den Benutzern:

  Benutzerverwaltung > Standort/Konfigurationsgruppe > Benutzer

• Tragen Sie im Feld Fax Firma der Stammdaten die Faxnummer des persönlichen Fax-Postfachs ein.

  Verwenden Sie, wenn möglich, die vollständige Nummer inklusive Landeskennzahl, Vorwahl, Hauptrufnummer und Durchwahl.

• Scrollen Sie zum Abschnitt Fax. Hier kann die tatsächlich zu verwendende Faxnummer konfiguriert werden.

  Standardmäßig ist das Feld auf Stammdaten Fax Firma gesetzt, d. h. die zuvor eingetragene Faxnummer wird übernommen. Falls erforderlich, können Sie die Einstellung auf Andere Rufnummer ändern und eine beliebige, andere Faxnummer eingeben. Diese wird dann von den UM-Diensten verwendet.

  Die Faxnummer aus den Stammdaten wird in diesem Fall nur noch zur Anzeige auf der Kontaktkarte des Benutzers verwendet. So kann eine Faxnummer angezeigt, aber eine andere tatsächlich genutzt werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn sich mehrere Benutzer eine gemeinsame Faxnummer teilen.

Tipp

Die Verwendung eines Konnektors spart nicht nur erheblich Zeit, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Automatisierung durch Anbindung an Text- oder Active-Directory-Datenquellen. Dadurch werden Benutzer automatisch erstellt und sämtliche Rufnummern übernommen.

5. Verwendung

Verwenden Sie einen beliebigen E-Mail-Client (z.B. Outlook Web-Access) und senden Sie eine E-Mail mit Dateianhang (z.B. fax.docx) an die folgende Adresse:

<Faxnummer>@fax.training.com

Für den Faxempfang nutzen Sie den Client, den Sie in den Fax Standorteinstellungen angegeben haben.

Warteschlange

Es kann vorkommen, dass sich bei einem Faxversand Fehler einschleichen, wie z.B. Ein Anwender schickt ein Fax an eine falsche Nummer. Eventuell ist es eine (private) Voicemail-Nummer. Der Faxserver arbeitet seine Retries ab und ruft diese Nummer mehrere Male an. Der Angerufene wird dadurch über einen längeren Zeitraum belästigt. In der Webadministration des XPhone Connect Servers wurde unter Systemeinstellungen > UM > Fax > Warteschlange ein Menü zum Bearbeiten der Fax-Queue bereitgestellt. Alle Faxaufträge werden in einer Liste angezeigt.

Diese Liste beinhaltet

1. Aktive Faxaufträge (= Faxe, die gerade versendet werden)

   Es kann maximal so viele aktive Faxaufträge geben, wie der Kunde Fax-Kanäle zur Verfügung hat.

2. Wartende Faxaufträge

3. Anzahl der Faxaufträge in der Queue

Eigenschaften der Liste

• Faxe, die gerade versendet werden, werden am Anfang der Liste angezeigt.

• Jeder wartende Faxauftrag hat eine Position in der Warteschlange, die in der Tabelle angezeigt wird. Diese Position ergibt sich aus der Priorität, Sendezeit und der aktuellen Zeit und muss für jedes Fax berechnet werden.

• Zu jedem Faxauftrag können Details angezeigt werden, wie z.B.

  • Benutzer

  • Anzahl Seiten

  • Sendezeit

  • Priorität

  • Wiederholung

  • Faxnummer

  • etc.

• Einzelne/mehrere Faxe können gelöscht oder sofort versendet werden.

  • (Aktion Sofort senden ist nur aktiv, wenn mindestens ein selektiertes Fax noch nicht gesendet wird).

• Es wird die Aktion Alle Faxe löschen angeboten, falls der Administrator alle Faxe mit einem Klick löschen möchte.

• Der komplette Faxversand kann angehalten und wieder fortgesetzt werden, damit der Administrator die Liste editieren kann.

  • Der Faxversand wird nur für eine bestimmte Zeit angehalten, nicht dauerhaft, falls der Administrator vergisst auf Fortsetzen zu klicken.

• Faxe, die gerade über (X)CAPI versendet werden, kann man nicht mehr anhalten.

• Um die Status zu überprüfen, kann die Liste aktualisiert werden.

  • Sie aktualisiert sich nicht automatisch, nur nach jedem Ausführen einer Aktion z.B. Fax-Versand anhalten.

• Die Liste kann nach den Spalten Status, Position in Warteschlange, Sendezeitpunkt, Absender, Empfänger, Faxnummer und Anzahl Seiten sortiert und durchsucht werden.

• Im Tabellen-Footer kann durch die Liste geblättert und eingestellt werden, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.

• Unter der Tabelle steht die Information, wie viele Faxe sich in der Warteschlange befinden bzw. gerade versendet werden.

• Die Visualisierung der Faxaufträge ist nur dann möglich, wenn der Mail2Fax-Dienst läuft.

Hinweis

Die Fax-Jobs werden erst dann in der Queue sichtbar, wenn die Fax-Mail am Mail2Fax-Dienst angekommen ist, vollständig und fehlerfrei gelesen und Attachements gerendert wurden.