Microsoft Dynamics CRM

Sie können eine Microsoft Dynamics CRM Datenquelle zu XPhone Connect Directory hinzufügen.

1. Grundeinstellungen

In diesem Schritt können Sie die Grundeinstellungen für die Datenquelle festlegen. Sie können einen Namen und eine Beschreibung vergeben und festlegen, ob die Datenquelle automatisch verbunden werden soll, wenn XPhone Connect Directory gestartet wird.

  1. Name

    • Geben Sie einen Namen zur Identifizierung der Datenquelle ein. Wählen Sie diesen Namen mit Sorgfalt, er ist Teil der Identifizierung von Datensätzen. Wird er geändert, werden persistent gespeicherte Referenzen auf Datensätze ungültig. Dieser Name wird später auf der XPhone Connect Directory Administrationsoberfläche angezeigt.

  2. Eindeutige Kennung [1]

    • Die Datenquellen-Kennung bezeichnet eine Datenquelle eindeutig. Sie wird verwendet, um eine eindeutige und langlebige Referenz auf Kontakteinträge erzeugen zu können.

    • Ändern Sie diese Kennung nur in besonderen Fällen.

    • Dies kann z.B. der Fall sein, wenn eine Datenquelle gelöscht und durch eine neue ersetzt wurde. In diesem Fall kann die Kennung der alten Datenquelle ersetzt werden. Die Kennung einer gelöschten Datenquelle finden Sie in der Löschnachricht im Event-Log oder in den exportieren Einstellungen.

  3. Beschreibung

    • Geben Sie hier optional eine Beschreibung der Datenquelle ein. Hier können Sie eine erweiterte Beschreibung eingeben, die Ihnen weitere Informationen zur Datenquelle liefert.

  4. Bei Start des XPhone Connect Servers automatisch aktivieren

    • Wenn die Datenquelle beim Start des XPhone Connect Servers nicht automatisch verbunden werden soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (Default: aktiv image1). Beim Start des XPhone Connect Servers wird umgehend eine Verbindung zur Datenquelle hergestellt.

2. Verbindung

In diesem Schritt können Sie die Verbindungseinstellungen von XPhone Connect Directory zu Microsoft Dynamics CRM vornehmen.

Achtung

Um die Entitäten aus der Datenbank lesen zu können, benötigt der XPhone Connect Server Zugriff auf die Views FilteredAccount, FilteredContact und FilteredLead. Legen Sie dazu den Dienst-Account des Connect Servers als Benutzer in Microsoft Dynamics CRM an und erteilen Sie diesem die entsprechenden Zugriffsrechte auf die Views.

  • SQL Server Name / IP

    Wählen Sie im Feld SQLSERVER NAME/IP den SQL-Server, auf dem sich die Microsoft Dynamics CRM Datenbank befindet. XPhone Connect Directory sendet eine Abfrage und zeigt alle SQL-Server in einer Liste an, die in Ihrem Netzwerk verfügbar sind. Sollte der gewünschte SQL-Server nicht angezeigt werden, geben Sie den Servernamen oder die IP-Adresse des SQL-Servers manuell ein.

  • MSCRM Version

    Wählen Sie Ihre MSCRM Version (2011 / 2013) aus.

  • Organisation

    Wählen Sie im Feld ORGANISATION die MSCRM Organisationseinheit, zu der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Für jede Organisationseinheit, die Sie in Microsoft Dynamics CRM erstellt haben, wird eine eigene Datenbank im SQL-Server angelegt. Die Organisationseinheiten haben jeweils das Suffix _MSCRM. Microsoft Dynamics CRM 2011/2013 unterstützen mehrere Organisationseinheiten.

  • Unternehmenseinheit

    Wählen Sie hier eine Unternehmenseinheit aus.

  • URL

    Geben Sie im Feld URL die Adresse ein, über die Sie auf Microsoft Dynamics CRM zugreifen können. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Kontakte sollen Link auf MSCRM Webseite erhalten. Durch die Angabe der URL kann bei einer Suche mittels des XPhone Connect Clients die Original MSCRM Maske von Kontakten, Firmen oder Leads geöffnet werden. Der Benutzer muss zum Öffnen der MSCRM Detailmaske über die erforderlichen Rechte in MSCRM verfügen.

3. Entitäten

Legen Sie fest, in welchen Entitäten (Firmen, Kontakte, Leads) XPhone Connect Directory nach Kontakten sucht.

4. Index Zeitplan

Konfigurieren Sie den Index Zeitplan.

5. Datenzugriff

In diesem Abschnitt können Sie festlegen, ob Sie die kurzzeitige Speicherung von Suchergebnissen aktivieren wollen.

  1. Cache aktivieren

    Die kurzzeitige Speicherung von Suchergebnissen (Cache) entlastet die angeschlossene Datenbank und verkürzt die Ausführungszeit einer Suche für den Fall, dass während der Dauer der Speicherung viele Suchanfragen dieselben Treffer ergeben, da für bereits gespeicherte Treffer kein Zugriff auf die angeschlossene Datenbank stattfindet.

    Hinweis

    Die Aktivierung der Kurzspeicherung ist gerade dann sinnvoll, wenn Datenbankeinträge nicht ständig aktualisiert werden. Insbesondere für langsame Datenbanken ist es empfehlenswert, diese Funktion zu nutzen.

  2. Speicherdauer (Minuten)

    Anschliessend kann konfiguriert werden, wie lange die Suchergebnisse gespeichert werden sollen. Die Dauer der Speicherung stellt einen Kompromiss zwischen Aktualität der Treffer, Entlastung der angeschlossenen Datenbank und Beschleunigung der Suchen dar.

6. Rufnummernkonvertierung

In diesem Schritt können Sie einen Wahlparameter pro Datenquelle bzw. Client Interface festlegen, mit dem XPhone Connect Directory Rufnummern bei Bedarf automatisch vervollständigt. XPhone Connect Directory verwendet Wahlparameter, um Rufnummern der Kontakte aus unterschiedlichen Datenquellen zu normieren, d. h., in ein einheitliches Format zu bringen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Benutzer bei einer Suche die richtigen Kontaktdaten finden. Die folgenden Beispiele geben einen Überblick über die Verwendung von Wahlparametern.

  • Ortsvorwahl automatisch ergänzen

    Sie können einen Wahlparameter definieren, mit dem XPhone Connect Directory bei Bedarf automatisch die Ortsvorwahl ergänzt.

    Beispiel:

    Ihre Datenquelle wird in München gepflegt. Die Datenquelle enthält Rufnummern im Format 123456-789 ohne die Ortsvorwahl 089. Definieren Sie einen Wahlparameter München, der die Rufnummern automatisch um die Ländervorwahl und die Ortsvorwahl zu +49 89 123456-789 ergänzt. Wenn Sie von Hamburg aus auf Ihre Datenquelle in München zugreifen und einen Kontakt anrufen wollen, wählt XPhone Connect Directory automatisch die richtig aufbereitete Telefonnummer.

  • Hauptrufnummer für Firmen festlegen

    Sie können einen Wahlparameter für Firmen mit Hauptrufnummern festlegen, mit dem XPhone Connect Directory bei Bedarf die Hauptrufnummer der Firma automatisch ergänzt.

    Beispiel:

    In Ihrer Datenquelle sind bei den Kontakten von Firma ABC nur die internen Rufnummern gespeichert. Definieren Sie einen Wahlparameter Hauptrufnummer, der außer der Ländervorwahl (+49) und der Ortsvorwahl (89) beispielsweise die Hauptrufnummer 987654 von Firma ABC ergänzt. Eine in der Datenquelle als -123 gespeicherte interne Rufnummer wird in XPhone Connect Directory dann automatisch zu +49 89 987654-123 ergänzt.

  • Automatische Ergänzung von Rufnummern steuern

    Sie können für die Wahlparameter definieren, aus wie vielen Ziffern eine interne Rufnummer bestehen soll.

    Beispiel:

    Sie verwenden in XPhone Connect Directory einen Wahlparameter Hauptruf_NL_Berlin, der das Format +49 30 998877 hat. Ihre Datenquelle enthält Rufnummern im Format 123456-789. Sie haben in den Einstellungen des Wahlparameters festgelegt, dass eine interne Rufnummer aus maximal drei Ziffern besteht. Obwohl Sie einen Wahlparameter mit einer Hauptrufnummer verwenden, erkennt XPhone Connect Directory, dass die Rufnummer keine interne Rufnummer ist, da sie mehr als drei Ziffern hat und ergänzt deshalb nicht die Hauptrufnummer. Da die Rufnummer nicht mit 0 beginnt, ergänzt XPhone Connect Directory die Ortsvorwahl. Als letztes wird die Ländervorwahl ergänzt.

Wählen Sie eine Rufnummernkonvertierung aus: Wählen Sie aus der Liste einen Wahlparameter, um die Rufnummern aus der Datenquelle in das gewünschte Format zu vervollständigen. XPhone Connect Directory zeigt eine Vorschau des Rufnummernformats.

7. Berechtigung

In diesem Schritt können Sie festlegen, welche Benutzer und Benutzergruppen auf die Datenquellen zugreifen dürfen. Weitere Informationen über das Berechtigungskonzept in XPhone Connect Directory finden Sie unter Berechtigungen und Authentifizierung. Sie können festlegen, wie der Zugriff auf die Datenquellen geregelt sein soll:

  • Zugriff über Standardzugriffstypen (Jeder, Authentifiziert, Anonym, Auto Attendants)

    Gestatten Sie den Zugriff jedem Benutzer, nur authentifizierten Benutzern oder anonymen Benutzern.

  • Zugriff über Benutzer und Benutzergruppen

    Gestatten Sie den Zugriff Benutzern und Gruppen aus dem Active Directory oder Benutzern, Organisationseinheiten und / oder Auto Attendants des XPhone Connect Servers.

  • Zugriff über zuvor angelegte Client Interfaces

    Gestatten Sie den Zugriff auf Ihre Daten nur über ausgewählte Client Interfaces. Sie müssen die Client Interfaces zuvor angelegt haben.

Standardzugriff hinzufügen

  1. add_button_green Hinzufügen

    Klicken Sie Hinzufügen.

  2. Name image2

    Wählen Sie in der Spalte Name aus der Liste einen Standardzugriffstyp.

Zugriff für Benutzer oder Gruppe hinzufügen

  1. add_button_green Hinzufügen

    Klicken Sie Hinzufügen.

  2. Benutzer/Gruppe auswählen… image4

    Wählen Sie aus der Liste den Zugriffstyp Benutzer/Gruppe auswählen.

  3. Es öffnet sich der Suche User / Group -Dialog

    Geben Sie im Fenster Suche User / Group den Namen des Benutzers oder der Gruppe ein und klicken Sie Suchen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste angezeigt.

  4. image5 Suche in

    Um die Suche einzuschränken, klicken Sie auf Suche in und deaktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen image6 vor Active Directory oder vor XPhone Connect Server.

  5. Markieren & Auswählen

    Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus der Liste, den Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie Auswählen.

Zugriff für Client Interface hinzufügen

  1. add_button_green Hinzufügen

    Klicken Sie Hinzufügen.

  2. Client Interface auswählen… image8

    Wählen Sie aus der Liste den Zugriffstyp Client Interface auswählen.

  3. Es öffnet sich der Suche Client Interface - Dialog

    Geben Sie im Fenster Suche Client Interface den Namen des Client Interface ein und klicken Sie Suchen. Die Suchergebnisse werden in einer Liste angezeigt.

  4. Markieren & Auswählen

    Wählen Sie das gewünschte Client Interface und klicken Sie Auswählen.

Zugriff bearbeiten

  1. Markieren

    Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  2. ________________ image9

    Wählen Sie in der Spalte Name aus der Liste den neuen Zugriffstyp.

Zugriff löschen

  1. Markieren

    Markieren Sie den gewünschten Eintrag.

  2. delete Entfernen

    Klicken Sie Entfernen.

8. Priorität

In diesem Schritt können Sie festlegen, welche Priorität die Treffer dieser Datenquelle haben sollen.

Hinweis

Möglichst viele Datenquellen mit gleicher Priorität erhöhen die Such-Performance.

  • Priorität

    Es sind Werte zwischen 1 und 999 zulässig (die größte Zahl enstpricht der höchsten Priorität). Bei mehreren Datenquellen wird die Reihenfolge anhand der aktuellen Priorität angezeigt. Sobald die Priorität verändert wird, aktualisiert sich auch die Anzeige der Reihenfolge.

Sortierung von Treffern

Die Sortierung der Treffer wird durch den XPhone Connect Client vorgenommen und ist zweistufig:

  1. Die Treffer der Datenquelle mit der höchsten Priorität (größte Zahl) werden an den Anfang der Liste gestellt.

  2. Alle anderen Treffer werden danach aufgelistet, dabei ist diese Reihenfolge unabhängig von der Priorität.

9. Näherungssuche

Die Näherungssuche versucht eine Firmennummer zu ermitteln, wenn keine passende Durchwahl gefunden werden kann. Ein Kontakt muss folgende Voraussetzungen erfüllen um als Näherungstreffer herangezogen zu werden:

  • Zentralen müssen entweder einen Wert in „Firma“ und keine Werte in „Name“ und „Vorname“,

  • oder einen Wert in „Name“ und keinen Wert in „Firma“ und „Vorname“,

  • oder einen Wert in „Name“ und den gleichen Wert in „Firma“ und keinen Wert in „Vorname“ haben.

  • Anruferidentifizierung

    Wird das Kontrollkästchen aktiviert, so wird bei unbekannter Durchwahl die Nummer der Zentrale angezeigt. Erforderliches Rufnummernformat im Adressbuch, z. B.: +49(89)12345-0

10. Übersicht

In diesem Schritt können Sie die Einstellungen überprüfen, die Sie für die Datenquelle vorgenommen haben.

  • Übersicht

    Vergewissern Sie sich, dass alle getätigten Einstellungen korrekt sind.

So beenden Sie die Konfiguration:

  1. Speichern

    Klicken Sie Speichern, um die Konfiguration abzuschließen und die Datenquelle zu XPhone Connect Directory hinzuzufügen.

  2. Abbrechen

    Klicken Sie Abbrechen, um die Konfiguration zu verwerfen.

  3. Datenquellen-Felder dem XPhone Directory Schemata zuordnen.

    image10 Klicken Sie Datenquellen-Felder zum XPhone Connect Directory zuweisen, um die Zuordnung der Felder aus der Datenquelle zu den Feldern des XPhone Connect Directory Zuordnungsschemas anzupassen. Wenn Sie eine neue Konfiguration angelegt haben, werden Sie aufgefordert, die Konfiguration zuerst zu speichern. Wenn Sie eine bestehende Konfiguration geöffnet haben, können Sie mit der Zuordnung fortfahren.

XPhone Connect Directory versucht beim Speichern, eine Verbindung zur Datenquelle herzustellen. Im Erfolgsfall wird das Informationszeichen info_green, zwischen Datenquelle und Mapping, grün dargestellt. Kann keine Verbindung zur Datenquelle hergestellt werden, erscheint das Informationszeichen rot info_red. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Informationszeichen image11 um den Tooltip mit weiteren Informationen darstellen zu lassen. Kann keine Verbindung zur Datenquelle hergestellt werden, erscheint das Symbol Nicht verbunden warning.

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