Microsoft 365 Shared Mailbox Kontakte

Freigegebene Postfächer (shared mailboxes) eignen sich, um Daten zwischen Benutzern zu teilen und dabei Berechtigungen auf Benutzer oder Benutzergruppen zu vergeben.

Wie in anderen Mailboxen können auch hier Kontakte abgelegt werden. Das XPhone Connect Directory bietet die Möglichkeit, solche Kontaktordner anzubinden und in den angeschlossenen Client-Anwendungen/Interfaces zur Verfügung zu stellen.

Neben den speziell in Microsoft 365 vorhandenen freigegebenen Postfächern können auch Benutzerpostfächer wie hier beschrieben freigegeben und angebunden werden.

Voraussetzungen

Das XPhone Connect Directory muss für diese Datenquelle Zugriff auf das Internet haben.

Einrichtung

Jedes Postfach benötigt eine entsprechende Microsoft 365 Lizenz.

1. Grundeinstellungen

Konfigurieren Sie als erstes die Grundeinstellungen.

2 Microsoft 365

XPhone Connect Directory greift über eine Schnittstelle namens Graph API auf die Kontaktdaten zu. Dazu muss eine Azure App mit den nötigen Rechten erstellt werden. Diese App wird automatisch durch den Einrichtungsassistenten erstellt:

Die Generierung und die Berechtigungen der Anwendung können über das Microsoft Entra Admin Center kontrolliert werden (durch Klicken auf den Link im App Generierungs-Kasten):

Unter API permissions werden die gewährten Rechte angezeigt:

Achtung

Dadurch erhält die Datenquelle zunächst uneingeschränkten Zugriff auf alle Kontaktdaten in diesem Postfach. Schränken Sie die Rechte nach Bedarf ein.

3. M365 shared folder

Geben Sie den Namen des Postfachs (E-Mail-Adresse) ein und lassen Sie sich die vorhandenen Ordner anzeigen. Wählen Sie den gewünschten Ordner. Über „Einträge anzeigen“ kann der Inhalt des Ordners kontrolliert werden:

4. Rufnummernkonvertierung

Konfigurieren Sie die Rufnummernkonvertierung.

5. Berechtigung

Schränken Sie unter Berechtigungen den Zugriff auf die Datenquelle nach Ihren Bedürfnissen ein. Da Sie die Plattform Microsoft 365 verwenden, empfiehlt es sich, die Berechtigungen auch über Microsoft 365-Gruppen zu steuern. Es können Microsoft 365-Gruppen, Teams-Gruppen und Sicherheitsgruppen verwendet werden. Beachten Sie, dass Sie dazu die Konfiguration unter Cloud Verbindung/Microsoft 365 vornehmen müssen.

Alle weiteren Informationen zu den Berechtigungen finden Sie hier Berechtigung.

Hinweis

• Für die Zugriffssteuerung bieten sich insbesondere die sogenannten MailEnabledSecurityGroups an, da diese auch den Zugriff auf das freigegebene Postfach in Microsoft 365 regeln. Damit sind die Berechtigungen sowohl in Microsoft 365 als auch in den Directory Clients immer konsistent.

• Beachten Sie, dass Benutzer, die Zugriff auf die Datenquelle haben sollen, Members der Gruppe sein müssen. Die Rolle Owner reicht nicht aus.

• Beachten Sie beim Testen und Ändern der Gruppenkonfiguration, dass Änderungen der Gruppenzugehörigkeit erst wirksam werden, wenn das Entra ID Access Token des Benutzers ungültig wird und erneuert werden muss. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Melden Sie den Benutzer von allen Anwendungen im Teams-Client ab, damit das Access Token ungültig wird und die Änderungen sofort wirksam werden. Das Beenden der Teams-Anwendung hat darauf keinen Einfluss.

6. Priorität

Konfigurieren Sie die Priorität.

7. Näherungssuche

Konfigurieren Sie die Näherungssuche.

8. Übersicht

Schließen Sie die Konfiguration der Datenquelle mit Übersicht ab.

Funktionsweise

Nach dem Einrichten der Datenquelle werden die Kontaktdaten in den internen Index des Directories eingelesen. Dies kann je nach Anzahl der Datensätze mehrere Stunden dauern, da die Anzahl der Zugriffe über die API auf die Microsoft 365 Anwendungen begrenzt ist. Bilder verlängern die Dauer des initialen Abgleichs zusätzlich. Der Tooltip im -Symbol der Datenquelle zeigt den Status an. Nach dem vollständigen Einlesen werden nur noch Änderungen an den Kontaktdaten abgefragt.

Technotes

Freigegebenes Postfach im Exchange admin center einrichten

Microsoft-Clients für den Zugriff auf Kontakte in freigegebenen Postfächern

Der Zugriff ist über die Desktop-Anwendung von Outlook möglich. Die Web-App (einschließlich der PWA-Variante) bietet keinen Zugriff auf diese Kontaktordner.

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