Einrichtung

Konfiguration für Administratoren

Der XPhone Connect Server Dienst wird nach der Installation nicht automatisch gestartet, da z.B. eventuell gewünschte Änderungen an der Datenbankanbindung (atlas.xml) oder das Ändern des Dienstkontos ohnehin nicht im laufenden Betrieb durchgeführt werden können und der Dienst dafür gestoppt werden muss. Der erste Start muss daher manuell erfolgen.

Hinweis

Nach jedem Neustart des Betriebssystems wird der XPhone Connect Server-Dienst automatisch gestartet.

Wenn Sie keine Einstellungen am Dienstkonto vornehmen wollen, so klicken Sie auf Starten.

Nachdem der Dienst vollständig gestartet wurde, können Sie mit der Konfiguration beginnen. Klicken Sie dazu unter Administration auf XPhone Connect Directory.

Melden Sie sich beim ersten Aufruf mit den Standard-Anmeldedaten an:

• Benutzer: admin

• Kennwort: admin

Achtung

Bitte ändern Sie das Passwort direkt bei der ersten Konfiguration des Servers. Dieses kann in den Einstellungen des Directorys konfiguriert werden (siehe Einstellungen).

Nach dem Klick auf Verbinden können Sie die Sprache auswählen. Es öffnet sich die Administrationsoberfläche des XPhone Connect Directorys. Eine Beschreibung zu den einzelnen Schaltflächen finden Sie im Kapitel Administrationsoberfläche des XPhone Connnect Administrator Handbuches.

Hinweis

Solange keine gültige Lizenz (siehe Einstellungen) eingespielt wurde, befindet sich das Directory im Demo Modus. Im Demo Modus werden Suchtreffer u.U. nicht vollständig angezeigt. Zudem können bestimmte Datenquellen nicht eingerichtet werden und die Vergabe von Berechtigungen auf Datenquellen ist eingeschränkt.

Cloud Verbindung

Die Anbindung zentraler Funktionen an die Contacts by XPhone Cloud-Dienste wird über den Menüpunkt Cloud Verbindung eingerichtet.

Tenant-Registrierung

Damit das Produkt und insbesondere die Microsoft Teams-App die von Ihnen betriebene Directory-Instanz finden kann, muss als erstes die sogenannte Tenant-Registrierung durchgeführt werden.

Die Registrierung verbindet einen Microsoft-Tenant mit einem Contacts by XPhone-Tenant oder dem entsprechenden Verzeichnisserver.

Dabei gilt die Beziehung:

• 1 Microsoft-Tenant zu 1 Contacts by XPhone-Tenant zu 1 Directory-Server

Um den Registrierungsvorgang durchzuführen, müssen Sie die Anmeldedaten für einen Team-Administrator eingeben. Durch eine erneute Registrierung wird eine bestehende Registrierung (ggf. auch für eine andere Directory-Instanz) gelöscht. Bei Fehlfunktionen prüfen Sie daher zunächst, ob die Registrierung noch gültig ist (siehe Statusmeldung in der folgenden Maske).

Folgende Microsoft 365 Rollen werden vorausgesetzt:

Rolle
Global Administrator
Teams Administrator
SharePoint Administrator
User Administrator
Exchange Administrator

Hinweis

Die Rechte werden nur aus Sicherheitsgründen benötigt, damit sich nicht jeder beliebige Benutzer mit dem Microsoft Tenant verbinden kann.

Die Eingabe Ihrer administrativen Daten dient der Identifikation im Contacts by XPhone-Tenant, solange noch keine gültige Lizenzierung vorliegt. Ohne gültige Daten ist weder ein Testbetrieb noch eine reguläre Lizenzierung möglich.

Lizenzierung

Nach erfolgter Tenant-Registrierung sehen Sie in den Einstellungen unter Lizenzierung eine Zusammenfassung Ihrer Lizenzierungsdaten. Hier ist auch ersichtlich, für welchen Microsoft Tenant die Registrierung erfolgt ist.

Die Lizenzierung von Contacts by XPhone erfolgt online. D.h. bei der Installation von Contacts by XPhone über das spezielle Setup (erkennbar am Dateinamen ContactsByXPhone…) werden keine Lizenzcodes benötigt. Für den kombinierten Betrieb mit XPhone Connect im Betriebsmodus als UC Server muss der XPhone Server weiterhin über einen XPhone Lizenz-Abrufcode freigeschaltet werden. Gleiches gilt für den Einsatz von XPhone Connect im Betriebsmodus als Directory (reines OnPremise-Directory), das nicht mit einer Microsoft Teams Datenquelle betrieben werden kann.

Produkt	XPhone Connect als UC Server	XPhone Connect als Directory Service	Contacts by XPhone
Setup-Dateiname	XPhoneConnect…	XPhoneConnect…	ContactsByXPhone…
Lizenz „Server“	Lizenzdatei	Lizenzdatei	Online
Lizenz „Datenquellen“	Lizenzdatei	Lizenzdatei	Online
Lizenz „Microsoft Teams Benutzer“	Online	Nicht möglich	Online

Über den Lizenzierungsdialog erhalten Sie Zugang zum Admin-Portal, in dem Ihr Lizenzstatus angezeigt wird und über das Sie auch eine Trial-Lizenz aktivieren können:

Microsoft 365

Die Konfiguration auf der Registerkarte Microsoft 365 ist nur erforderlich, wenn Sie eine Berechtigungsprüfung für Datenquellen einrichten möchten, die über Microsoft 365-Gruppenmitgliedschaften gesteuert werden. Diese Art der Berechtigungsprüfung ist für alle Arten von Datenquellen möglich (Ausnahme: Datenquellen, die personenbezogene Daten enthalten) und unabhängig davon, ob die Kontaktdaten selbst aus Microsoft 365 stammen. Voraussetzung ist allerdings die Verwendung der Contacts by XPhone-App in Microsoft-Teams, da nur über diese der Benutzer zuverlässig und sicher identifiziert werden kann. Für andere Clientschnittstellen (wie z.B. LDAP) ist diese Prüfung nicht verfügbar.

Die Überprüfung der Gruppenzugehörigkeit eines Nutzers erfolgt über eine sogenannte registrierte Azure App. Diese kann direkt über die Konfigurationsoberfläche erstellt und gelöscht werden. Sie erhält auch automatisch die notwendigen Rechte.

Zur Authentifizierung öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sich als berechtigter Microsoft Entra Benutzer anmelden müssen. Danach erscheint folgendes Fenster, das mit der Schaltfläche Akzeptieren zu bestätigen ist. Die Checkbox Consent on behalf of your organization wird nicht ausgewertet. D.h. es spielt keine Rolle, ob diese Checkbox gesetzt ist oder nicht.

Wenn Sie die oben genannte App generiert und registriert haben, steht Ihnen in den Client Interfaces eine weitere Authentifizierungsmethode über die Microsoft 365 Gruppen zur Verfügung.

Im Microsoft Entra admin center lässt sich das Vorhandensein und die Berechtigungen (siehe API permissions) der Azure App kontrollieren.

Einstellungen

Bemerkung

Die folgenden Einstellungen sind nur für die Contacts by XPhone Installation verfügbar, nicht jedoch für XPhone Connect im Betriebsmodus als Directory Service.

In der Administrationsoberfläche von XPhone Connect Directory können Sie unter Einstellungen noch diverse Anpassungen vornehmen. Klicken Sie auf Einstellungen und nehmen Sie die Konfiguration vor.

1. Wahlparameter

   

   Der Wahlparameter muss ausgefüllt werden, da sonst die Rufnummernsuche nicht korrekt funktioniert. Es kommt vor, dass in Datenquellen Rufnummern z.B. nur im internen Format oder in verschiedenen Formaten gespeichert sind. Mit Hilfe des Wahlparameters ist das Directory in der Lage, solche Rufnummern (auch datenquellenübergreifend) in ein einheitliches Format zu bringen.

2. Anmeldung

   

   Unter dem Punkt Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, ein neues Passwort festzulegen.

   Achtung

   Setzen Sie ein sicheres Passwort mit ausreichender Komplexität. Zusätzlich wird empfohlen, den Zugang zur Konsole zu sichern (Windows-Logon/RDP-Zugang).

3. Sprache

Hier können Sie die Sprache des Verzeichnisses einstellen. Zur Zeit werden Deutsch und Englisch angeboten.

4. Logging

Die Logging-Einstellungen werden relevant, wenn etwas nicht funktioniert. Hier haben Sie die Möglichkeit, den sogenannten Log Level für verschiedene Kategorien zu erhöhen oder zu deaktivieren. Die Log-Einträge werden in den Anwendungsteil des Windows-Ereignisprotokolls geschrieben.

5. Info

Auf der Info-Seite finden Sie die Version Ihres Servers. Diese ist auch in der Statuszeile des Server Managers ersichtlich.

Konfiguration Client Interface

Wenn Sie die Contacts by XPhone Installation wie beschrieben durchgeführt haben (oder XPhone Connect in der Betriebsart als Verzeichnisdienst installiert haben), ist das Client Interface Microsoft Teams (via Contacts by XPhone) bereits standardmäßig angelegt. Dann können Sie diese Kapitel überspringen.

Wenn Sie einen anderen XPhone Connect Modus gewählt haben, müssen Sie das Client Interface manuell hinzufügen. Dies wird im Folgenden erklärt:

Wählen Sie im nächsten Fenster den Typ Microsoft Teams (via Contacts by XPhone) aus, welcher unter der Kategorie Telekommunikationsplattformen zu finden ist.

Ist das Client Interface angelegt aber noch nicht oder nicht richtig konfiguriert, zeigt es ein rotes Informationssymbol.

Weitere Hinweise zur Fehlersituation finden Sie im Popup-Fenster, wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen.

Achtung

In der Client-Oberfläche sollten Sie allenfalls die Alternative Identität ändern, wenn Sie z.B. Zugriff auf private Outlook-Kontakte gewähren möchten. Bitte belassen Sie alle anderen Einstellungen der Microsoft-Teams-Client-Interfaces auf den Standardeinstellungen und ändern Sie diese nur auf Anweisung des technischen Produkt-Supports.

Konfiguration Datenquellen

Als Basis für die Client Interfaces müssen Datenquellen konfiguriert werden, aus denen das Directory die Kontaktdaten beziehen kann.

Folgende Datenquellen werden von unserem Directory unterstützt:

• Microsoft 365 Shared Mailbox Kontakte

• Active Directory

• CSV-Datei

• Das Telefonbuch Deutschland - TVG Webservice

• DATEV SDD

• LDAP-Verzeichnis

• Microsoft Dynamics 365 Sales

• ODBC: Microsoft Dynamics CRM

• ODBC: Microsoft Dynamics NAV

• Microsoft Exchange - öffentlicher Outlook Kontaktordner

• Microsoft Exchange - privater Outlook Kontaktordner

• Microsoft Exchange - freigegebener Outlook Kontaktordner

• Notes: Zentrale Kontaktdatenbank

• Notes - Private Datenbank

• ODBC

• Swisscom Directories - ETV Webservice

• Salesforce

• Beispieldaten

Wie genau die jeweiligen Datenquellen zu konfigurieren sind und was dabei beachtet werden muss, wird hier beschrieben: Datenquellen.

Installation für Benutzer

Um das Produkt als Endanwender benutzen zu können benötigen Sie einen installierten Teams-Client mit der entsprechenden Lizenz und einem Benutzerkonto. Informationen zur Contacts by XPhone-App finden Sie im Microsoft App-Store unter: https://appsource.microsoft.com/de-de/product/office/wa200006733?tab=overview

Über diesen direkten Link lässt sich die App direkt aus dem Teams-AppStore installieren, sofern Microsoft-Teams installiert ist: https://teams.microsoft.com/l/app/ce5945d5-8ecc-4fdc-a1fe-e75e63c252ce

Installation direkt aus der Teams-Anwendung

Öffnen Sie Teams und klicken Sie auf Apps. Geben Sie in der Suche Contacts by XPhone ein und installieren Sie die Applikation durch einen Klick auf Hinzufügen. Sie werden anschließend direkt auf eine Übersicht geleitet, in der erklärt wird, wie die App verwendet wird.

Durch Rechtsklick auf das App-Icon kann die App in der Tableiste gepinned und anschießend per Drag&Drop platziert werden.

Hinweis

Ist Contacts by XPhone noch nicht serverseitig eingerichtet, startet die App im Demomodus. Der Benutzer kann den Umfang der Anwendung mit Demodaten testen, auch ohne eingerichteten Directory-Server.

Beachten Sie, dass Ihr Administrator die Installation von 3rd-Party-Apps möglicherweise verhindert hat. Wenn Sie die Contacts by XPhone-App nicht im Store finden, kann dies die Ursache sein.

Bereitstellung der App durch den Administrator

Die Contacts by XPhone-App kann vom Administrator über das Microsoft-Teams-Admin-Center für die Organisation oder Benutzergruppen zentral bereitgestellt werden:

Konsultieren Sie hierzu die entsprechende Microsoft-Dokumentation.

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